ERP e BI: descubra já porque precisa de ambos

Índice

1. ERP (Enterprise Resource Planning) e BI (Business Intelligence): Porque são ambos necessários para uma empresa
2. O que é um software ERP?
3. O que é BI?
4. Quais são as principais diferenças entre ERP e BI?
5. Qual o QI do negócio (nível de BI)?
6. Como o BI pode ajudar uma empresa?
7. Tecnologias complementares
8. São necessárias ambas as ferramentas para gerir uma empresa?
9. Sistema OLAP vs. OLTP = melhores juntos
10. Agilidade vs. Eficiência
11. Evolução do ERP e BI
12. Integração de BI e ERP

1. ERP (Enterprise Resource Planning) e BI (Business Intelligence): Porque são ambos necessários para uma empresa

Desde a sua conceção em 1997, o Business Intelligence (BI) tem sido comparado a uma série de ferramentas analíticas, desde folhas de cálculo até ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) e software ERP (Enterprise Resource Planning). Ao comparar algumas ferramentas analíticas, o BI é significativamente mais efetivo, especialmente quando comparado com folhas de cálculo.

A coletividade de dados muitas vezes inunda o quotidiano da gestão com informações e embora essas informações sejam muitas vezes úteis, se não forem adotadas estratégias, táticas e inteligência à gestão processual, pode levar ao afogamento no meio de tantos dados, e assim tornar as decisões diárias num trabalho de análise complexa, lento, pouco efetivo e, consequentemente, mais dispendioso. Nesta realidade, é essencial ter à disposição ferramentas de apoio à gestão empresarial para que preocupações desnecessárias não ocupem o dia-a-dia dos gestores e assim fazer com que as decisões possam ser tomadas de maneira mais assertiva, inteligente e no tempo devido.

O ERP é uma tecnologia essencial para empresas que desejam reunir, analisar e partilhar perspetivas entre vários departamentos como recursos humanos, contabilidade, produção, vendas, entre outras, a partir da mesma base de dados. Embora os softwares ERP sejam ótimos para ligar os pontos entre vários processos e departamentos da empresa para encontrar melhorias na eficiência e rentabilidade, hoje em dia, permanecer competitivo exige mais ainda. Como análise de dados em tempo real e perspetivas que dão suporte às empresas para tomar decisões mais inteligentes e mais rentáveis em tempo real.

É para isso que serve o BI que, quando combinado com o ERP, aumenta a agilidade de processos e informações das empresas e ajudam os administradores na supervisão, abrem caminho para o sucesso e maior rentabilidade da empresa.

Neste sentido, os softwares ERP e as ferramentas BI são auxiliares estratégicos para as empresas que procuram uma gestão com agilidade e segurança, e assim aumentar a sua competitividade.

2. O que é um software ERP?

Os softwares ERP são ferramentas modulares de gestão empresarial que integram o fluxo de processos organizados no mesmo ambiente de trabalho. Assim, os softwares ERP conseguem organizar todas as informações relevantes geradas constantemente pela empresa e produzir relatórios pontuais bastante práticos para o quotidiano da gestão. Através do ERP é possível padronizar e centralizar os dados da empresa, o que torna o controlo e registo de informações muito mais fácil e automatizado.

Um ERP moderno baseia-se numa base de dados central que recolhe a entrada de dados dos diversos departamentos como, faturação, produção, marketing, contabilidade, recursos humanos, entre outros. Graças à base de dados central e através de permissões de utilização, todos os dados necessários são apresentados aos departamentos ou utilizadores devidos, de forma a obter perspetivas entre departamentos que podem ser utilizados para analisar vários cenários, como planeamento ou análise financeira, e introduzir melhorias nos processos.

Assim estes dados podem ser traduzidos em grandes ganhos de eficiência, economia de custos e maior produtividade à medida que as pessoas gastam menos tempo à procura de dados ou trabalhos necessários. Este é o valor chave que um software ERP acrescenta a qualquer empresa, a capacidade de otimizar e automatizar processos operacionais essenciais e assim libertar tempo e recursos para novos empreendimentos estratégicos.

A tecnológica Gartner declara: “As ferramentas de ERP compartilham um processo e modelo de dados comuns, que abrange processos operacionais amplos e profundos de ponta a ponta, como os encontrados em finanças, recursos humanos, produção, serviços e cadeias de distribuição”.

Cada departamento dentro de uma empresa normalmente tem o seu próprio sistema informático, otimizado para se adequar ao modo como o departamento funciona. O ERP basicamente combina vários sistemas num único programa de software integrado o que é então dividido em módulos de software que são réplicas das suas partes independentes mais antigas.

Além de tornar a gestão de processos mais controlada e organizada, os softwares ERP geram informações importantes para o quotidiano da gestão que podem auxiliar e agilizar a assertividade na gestão e tomada de decisão das empresas. Todavia, ainda que tais informações estejam à disposição dos gestores nos ERP mais modernos de forma contínua, nem sempre é fácil (ou rápido) analisar todos os dados da melhor forma, é nesta parte que é mais relevante a parceria entre ERP e BI.

3. O que é BI?

Assim como os sistemas ERP, o BI oferece às empresas perspectivas abrangentes sobre as suas operações, o que permite aos administradores basearem as decisões de negócios em dados reais. O BI também desempenha um papel central tanto na estratégia de alto nível quanto nas respostas táticas à procura do mercado, ajuda a operação com maior eficiência, com foco nas vantagens competitivas e consequentemente, aumentar a rentabilidade.

Na prática, a partir das informações fornecidas, o BI gera painéis, relatórios e sistemas de TI direcionados para o cliente e fontes externas, de forma a fornecer uma visão detalhada e transparente da situação atual da empresa, extraindo dados de uma base de dados centralizada. Produz relatórios abrangentes e detalhados que ajudam os usuários a melhorar as operações tanto no front como no back office. Por exemplo, se um lojista estiver a enfrentar problemas na cadeia de distribuição, a análise do BI pode identificar funis operacionais e elaborar um plano para redirecionar as remessas por uma rota mais confiável.

4. Quais são as principais diferenças entre ERP e BI?

BI e ERP são muitas vezes confundidos e não é de estranhar, uma vez que funcionam em conjunto. As suas definições principais indicam um certo grau de sobreposição mas na verdade são significativamente diferentes.

O ERP relaciona os dados empresariais enquanto que o BI analisa os dados empresariais, utiliza painéis e outras interfaces para apresentar esses dados de maneira que a que os torne facilmente compreendidos e ajude a identificar mais facilmente oportunidades de investimento / evolução do negócio.

O software ERP certo torna qualquer negócio mais organizado e agiliza radicalmente as respetivas funções administrativas e operacionais. A correta aplicação das ferramentas de BI a estes dados provenientes do ERP, resulta na automação da análise de dados, tendências e previsões, o que torna esta combinação inestimável para a tomada de decisão de qualquer negócio.

As ferramentas de BI são normalmente aproveitadas pelos analistas para discussões de alto nível que envolvem decisões estratégicas. Uma ferramenta de BI acede a todos os dados da base de dados da empresa, tanto estratégicos (financeiros; receita, lucro e crescimento) como operacionais (desempenho diário de vendas). As ferramentas de BI permitem conduzir análises detalhadas para gerar informações abrangentes que podem fornecer perspetivas de alto nível. Essencialmente, o BI é um passo em direção a uma estratégia de informações de toda a empresa.

Por outro lado, o ERP é um sistema operacional repleto de dados operacionais e transacionais, que fornece uma visão exata da empresa de uma perspetiva operacional, sendo que não foi desenvolvido para realizar análises de tendências ou fornecer visões gerais de alto nível. É uma ferramenta centrada em fornecer perspetivas operacionais.

ERP e BI relacionam-se de várias maneiras, mas têm pontos fortes bastante distintos. Um sistema ERP serve principalmente como um software de gestão de processos que gere e integra processos importantes da empresa, como produção, gestão de stock, finanças, cadeias de distribuição, etc. Como um sistema de processos unificado, os dados centralizados evitam falhas de informação e promovem uma maior eficiência de toda a empresa. O BI leva estes dados a um nível ainda mais alto, ao permitir que as empresas organizem, analisem e contextualizem informações de toda a empresa para gerar perspetivas acionáveis.

ERP e BI estão capacitados de níveis diferentes para a tomada de decisão. Os ERP agregam mais valor a nível operacional, ao devolver às empresas uma visão precisa do desempenho de cada uma de suas funções em tempo real. O BI analisa esses e outros dados, o que capacita as empresas a mergulhar mais profundamente nas suas métricas de desempenho e descobrir tendências que, por sua vez, podem ser usadas para ajustar e aperfeiçoar estratégias.

5. Qual o QI do negócio (nível de BI)?

Desde a sua criação no final da década de 1990, BI tornou-se uma espécie de palavra da moda. Mas o que é exatamente e onde ele é que se encaixam os sistemas ERP?

A primeira definição amplamente aceite de BI foi intitulada por Howard Dresner, que a descreveu como sendo “conceitos e métodos para melhorar a tomada de decisão dos negócios utilizando sistemas de suporte com base em fatos”. Em termos simples, BI refere-se à análise de informações do negócio às informações que ela fornece, a avaliação e compreensão de dados empresariais com o objetivo de gerar informações de operações e estratégias, identificando as principais tendências, pontos fortes e fracos.

Hoje em dia, BI é sinónimo de recolha, armazenamento e análise de dados de negócios, sendo que também é conhecido como “gestão do conhecimento”. As tecnologias de BI são projetadas para trabalhar conjuntos de dados com o objetivo de descobrir oportunidades que de outra forma não seriam aparentes.

6. Como o BI pode ajudar uma empresa?

Essencialmente o BI transforma dados brutos em informação útil, pronta a ser aplicada. Permite que uma empresa entenda os seus mercados e clientes a um nível muito mais profundo, o que fornece novas métricas significativas, como ROI para gastos com marketing.

E assim, de forma eficiente, facilita a criação de ofertas personalizadas de produtos ou serviços, levando a uma maior fidelidade da marca com clientes mais fidelizados. As informações recolhidas com a aplicação de BI desenvolvem melhores processos de negócios, como gestão aprimorada da cadeia de distribuição e estratégias de marketing mais eficientes. Concluindo, o BI impulsiona a eficácia de uma gestão comercial aprimorada.

7. Tecnologias complementares

Portanto, ERP e BI não são a mesma coisa mas sim, sistemas que se complementam. Trabalham em conjunto para converter dados em informações e conhecimento, de todas as operações e organização da empresa, a utilização deste mecanismo transforma o seu crescimento que será baseado em dados reais de aplicação prática. O software ERP organiza os dados do negócio, as tecnologias de BI processam esses dados e apresenta-os em formatos facilmente percetíveis e acionáveis pelo utilizador. O ERP e o BI têm uma relação simbiótica – o BI requer um ERP para funcionar, enquanto o valor do software ERP é significativamente aumentado quando combinado com o BI, integrando todos os dados processados pelo BI na mesma base de dados, acessível por todos os utilizadores do ERP, em tempo real.

Os sistemas ERP podem melhorar a operação e desenvolvimento de qualquer negócio hoje; mas com a funcionalidade adicional do BI, juntos podem preparar qualquer empresa para o futuro, ao fornecer as informações necessárias para isso. De maneira bem resumida, pode-se dizer que os ERPs trabalham com a arquitetura de dados da empresa, de maneira a automatizar e simplificar a adição, alteração e eliminação de informações no fluxo de processos. Ao mesmo tempo, os ERP previnem que aconteçam erros na aplicação das informações.

Por exemplo, um funcionário insere um novo produto no sistema e sem querer adiciona o preço do produto de forma negativa, o ERP não vai deixar esta informação ser adicionada, uma vez que não existe preço negativo. O que também se aplica à legislação em vigor no país de operação. Por outro lado, as ferramentas de BI trabalham com análise de dados, relacionam as informações geradas pelo ERP e fazem as associações necessárias para que a tomada de decisão possa ser realizada tendo por base dados de forma analítica: o que facilita as perceções sobre as informações.

8. São necessárias ambas as ferramentas para gerir uma empresa?

A aquisição ou não de ferramentas deve ser ponderada com base na tática de negócio adotada pela empresa. Todavia, é necessário ter em mente que, com o crescimento empresarial, torna-se inviável abdicar do apoio tecnológico para gerir uma empresa, de forma a aumentar a competitividade e rentabilidade. No caso dos ERPs, é muito importante adotar esta ferramenta para que o controlo e organização de processos seja garantido independentemente da dimensão da empresa. Isso tem menos a ver com tamanho das empresas e mais com a complexidade dos negócios. Por exemplo uma loja virtual, existem alguns “processos mínimos” que a loja precisa gerir no fluxo de trabalho como, plataforma de e-commerce, distribuidora, comunicação com consumidor e faturação.

Com e-commerce a loja está a trabalhar 24h por dia e 7 dias por semana, o que gera uma grande quantidade de dados diários, sem adicionar as vendas em marketplace ou o uso de mais de uma distribuidora. Mesmo que seja uma loja pequena, o fluxo de informações gerado e que precisam de ser processados é bastante alto. Quando são utilizados somente livros de excel, aumenta bastante a possibilidade de acontecerem erros.

Daí a importância estratégica de se adotar um ERP como parceiro de gestão de processos. Devido às atualizações destes softwares nos últimos anos, é possível ter acesso a tais ferramentas de forma bem acessível e flexível, de maneira que se torna contraprodutivo não tirar partido destas ferramentas para gerir uma empresa. O mesmo é válido para as ferramentas de BI, se é possível utilizar a tecnologia a favor do negócio para melhorar a tomada de decisão da empresa, aumentar a competitividade e rentabilidade, porquê correr o risco de errar e obter prejuízos desnecessários?

9. Sistema OLAP vs. OLTP = melhores juntos

O BI é construído como um sistema de processamento analítico online (OLAP), para fornecer recursos analíticos robustos, como acesso de alta velocidade a relatórios, gestão de painéis e desenvolvimento de indicadores balanceados de desempenho. O BI também vem com recursos analíticos avançados que permitem visualizar dados de diferentes fontes numa página e no formato ou perspetiva requerida.

O ERP, por outro lado, é um sistema de Processamento de Transações Online (OLTP), usado para registar transações e como e quando ocorrem. A arquitetura de dados dos software ERP é projetada para o processamento de transações em alta velocidade, mantendo a utilização do espaço de dados no mínimo. OLTP é um sistema de processamento de transações online que processa dados utilizados pelas empresas para registar transações. O ERP é um exemplo de um sistema OLTP. A BI por outro lado, é construída por um sistema de processos analíticos online (OLAP), que oferece recursos analíticos multi-dimensionais.

10. Agilidade vs. Eficiência

Nos últimos anos, houve uma mudança de foco do BI – as empresas estão a mudar de relatórios de histórico para previsão e planeamento futuro. Através destes recursos centrados no futuro, o BI pode tornar as empresas mais ágeis, ao permitir que tomem decisões a nível estratégico que aproveitem as previsões para condições futuras.

O software ERP, por outro lado, é construído para fornecer eficiência às empresas. As melhorias de eficiências podem ser na melhor comunicação entre departamentos, economia de custos de TI e eficiência dos processos de negócios. O Gartner acredita que a implementação adequada do ERP pode melhorar o desempenho geral de qualquer empresa independentemente da sua dimensão.

11. Evolução do ERP e BI

As raízes do ERP brotaram dos sistemas de planeamento de requisitos necessários para a produção (MRP) utilizado pelos fabricantes na década de 1960. Na década de 1980, os sistemas evoluíram para sistemas de planeamento de recursos de produção, o que ajudou a melhorar o planeamento e eficiência da produção. O sistema unificado para gestão de negócios surgiu na década seguinte, o que abriu caminho para um ERP com base de dados local.

Depois surgiram os servidores e mais atualmente as bases de dados em nuvem, e assim consolidar todos os processos da empresa numa única base de dados centralizada e disponibilizar perspetivas a qualquer hora e em qualquer lugar. O BI teve um trajeto semelhante, com raízes nos sistemas de apoio à decisão introduzidos na década de 1960 e desenvolvidos ao longo da década de 1980. O BI começou a brotar como uma solução local no final da década de 1990 porém, somente nos últimos anos os fornecedores começaram a oferecer soluções de BI na nuvem.

12. Integração de BI e ERP

Dados e análises sempre constituíram a base para uma boa tomada de decisões de negócios. Todavia, hoje em dia as grandes quantidades de dados estruturados e não estruturados que as empresas reúnem e integram precisam de um modo de se organizar, armazenar e analisar essas informações em escala. A integração de ERP e BI processa tudo isto, aferindo aos utilizadores a consolidação de milhões de pontos de dados em perspetivas claras e acionáveis em qualquer altura.

Empresas voltadas para o futuro querem mudar de relatórios com históricos para relatórios com modelação preditiva, o que impulsionou a crescente popularidade da integração ERP-BI. A capacidade de identificar tendências e padrões, antecipar mudanças no mercado e ajustar pro-ativamente o planeamento são vantagens competitivas na economia digital de hoje.

Antes escolher as ferramentas, primeiro é necessário determinar os objetivos da empresa. Depois determinados, está apto a identificar a abordagem certa para os alcançar. Quando se tem uma compreensão profunda do desempenho operacional, consultar o BI oferece perspetivas a nível estratégico sobre o seu desempenho. Quando se tem uma melhor compreensão do desempenho operacional e são necessárias melhorias operacionais, o ERP é a ferramenta indicada. Em última análise, ambas as ferramentas são voltadas para a melhoria dos processos empresariais e fornecem resultados significativos para o crescimento empresarial. Por esse motivo, muitos produtores de ERP já têm o BI integrado, pelo menos para alguns departamentos específicos e essenciais.

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