Descubra já tudo o que precisa saber sobre ERP

Índice

1. O que é um ERP?
2. História do ERP
3. Para que serve um ERP?
4. Qual é o objetivo de um ERP?
5. Que tipos de ERP existem?
6. Soluções ERP, o significado da capacidade modelar de um ERP
7. ERP para Micro, PME e Grande Empresas
8. Como comprar um ERP?
9. 7 motivos/benefícios da utilização de um ERP
10. 8 sinais de alerta para adquirir um ERP
11. Satisfação das empresas que utilizam ERP
12. ERP, tendências globais e em Portugal

1. O que é um ERP?

A forma mais comum de denominar um software de gestão que integra todas as necessidades de uma empresa é, ERP. Esta é uma sigla inglesa que significa, Enterprise Resource Plannining. Em português a sigla é SIGE e significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

ERP é uma aplicação de software modular de continuo desenvolvimento, que acompanha o crescimento empresarial e todas as necessidades administrativas e operacionais de qualquer empresa e dimensão, de forma a maximizar a capacidade do negócio e auxiliar na tomada de decisão para o futuro. Basicamente, é uma aplicação que ajuda não só na gestão e execução dos processos empresariais diários, como também oferece as ferramentas e dados necessários que garantam a sustentabilidade e o melhor desenvolvimento para o futuro das empresas que o utilizam.

Portanto, um ERP é um sistema modular escalável, que à medida do crescimento das empresas, “cresce” em conjunto, de acordo com novas as necessidades da expansão e evolução das empresas. O ERP gere e integra todas as necessidades das empresas, desde atividades financeiras, fornecimento, operacionais, comércio, relatórios, fabrico e recursos humanos de qualquer empresa. A maior parte das empresas possuem um sistema financeiro e um sistema operacional não integrados, mas a maior parte destes softwares não vai mais além dos processos de negócio diários, não sendo capaz de sustentar o crescimento futuro do negócio. Para garantir a competitividade, as empresas precisam de acompanhar a tendência das novas tecnologias e os seus sistemas devem acompanhar e alavancar esse crescimento.

No entanto, os sistemas ERP atuais são tudo menos básicos e retêm poucas semelhanças com os ERPs de há alguns anos atrás. Agora, para além de estarem disponíveis com base de dados locais, também podem usufruir de base de dados na cloud ou até híbridos (local + cloud), de forma a dotar o sistema com a melhor solução para as necessidades dos clientes e utilizadores, já que, estes novos tipos de bases de dados dão muita versatilidade na operação de ERP. Atualmente estão a ser incutidos de outras tecnologias mais recentes, como IA e Machine Learning, para fornecer automação inteligente, maior eficiência e apreciações instantâneas de toda a empresa. O software ERP moderno também integra operações internas a parceiros de negócios e redes em todo o mundo, proporcionando às empresas a colaboração, agilidade e velocidade necessárias para serem competitivas hoje.

2. História do ERP

Os sistemas informáticos empresariais surgiram no mundo da contabilidade e das finanças na década de 1960 e eram executados em computadores mainframe. A utilização destes sistemas pioneiros era mais rápida e precisa do que a realização dos respetivos processos manuais, mas a sua aquisição era muito cara, eram limitados em termos de funcionalidade e ainda assim lentos. Em pouco tempo, deram origem ao desenvolvimento de soluções independentes dedicadas, como processamento de pedidos de venda e planeamento de necessidades de produção (MRP). Em meados da década de 1980, a concorrência no setor da indústria explodia e exigia novas ferramentas. O novo software MRP II integrava contabilidade e finanças, vendas, compras, stocks e também planeamento e programação da produção, oferecendo às empresas um sistema integrado. Perto do final da década de 1990, foi introduzido o ERP. Transformou o setor da tecnologia ao responder a uma ampla gama de setores e combinar diversas áreas, como MRP II, recursos humanos, contabilidade e criação de relatórios para o utilizador final. Ainda assim, os softwares ERP eram conjuntos de programas monolíticos que funcionavam separadamente e não integravam outros softwares, como software de gestão de documento, débitos diretos, E-Fatura, entre outros. Cada software exigia uma programação dispendiosa, complexa e personalizada para satisfazer os requisitos empresariais únicos, que abrandavam ou impediam a adoção de novas tecnologias ou a otimização de processos. Um ERP deve ser um software empresarial que tem como principal finalidade servir de suporte para que as empresas possam ter total controlo das suas informações e operações, integrado no mesmo framework.

Atualmente, os modernos sistemas ERP integram cada vez mais softwares e funcionalidades e tiram partido cada vez mais das novas tecnologias inteligentes, como IA, Machine Learning, RPA (automação de processos robóticos), IoT, NLP (processamento de linguagem natural) e bancos de dados in-memory. Colocando ao alcance das empresas a capacidade de executar processos ainda mais eficientes, aproveitar apreciações atualizadas de dados transacionais e não estruturados e, por último, manter a competitividade numa era de transformação digital empresarial.

3. Para que serve um ERP?

O ERP capacita o utilizador para gerir e integrar dados, recursos e processos no mesmo sistema, que conferem à respectiva empresa uma maior assertividade na tomada de decisão e alavancar o sucesso dos seus negócios. A integração de todos os dados melhoraram as apreciações que auxiliam a otimizar os processos e a rentabilidade de qualquer negócio. Além disso, um ERP moderno oferece opções de implementação flexíveis, melhor segurança e privacidade, sustentabilidade e personalização com pouca programação. Oferece ainda a continuidade e resiliência que qualquer negócio precisa através de apreciações que o ajudam a inovar a um ritmo rápido, enquanto prepara o seu negócio para o futuro, possibilitando um crescimento sustentado. Este sistema foi pensado para tornar os processos operacionais de uma empresa mais simples, com uma melhor comunicação e sem duplicação de dados ou trabalho. É capaz de agregar inteligência, segurança e qualidade de informações, integrando diferentes departamentos, melhorando a comunicação entre si e interação das diferentes especialidades, garantindo o sucesso multidisciplinar. Deste modo, a partir de determinada necessidade, é possível poupar tempo, já que o ERP é dotado de automatização destas atividades.

O que torna o ERP atual diferente do antigo, é o facto de integrar todos os diferentes processos e softwares no mesmo ambiente de trabalho, num sistema único e fluido, centralizando todas as informações e operações. Não só oferece conectividade de dados como também nas suas ferramentas de produtividade, e-commerce, soluções de interação com os clientes e muito mais. Com o avanço das tecnologias, surgiram novos tipos de gestão, que tiveram de se adaptar a um novo cenário. Atualmente existem diversos tipos de ERP disponíveis no mercado, não só de produtores diferentes mas também com implementações diferentes, que dependem da sua base de dados e tipo de licenciamento.

4. Qual é o objetivo de um ERP?

O ERP tem como objetivo organizar todo o trabalho de uma empresa. Um ERP regista e automatiza informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamento, impostos, entre outras. A forma como estes registos comunicam faz parte do desenvolvimento de processos do ERP, neste momento o ERP tem a função de ser um integrador de processos com base nas regras de negócios e definições / configurações parametrizadas pela empresa.

O ERP faz muito mais pelas empresas, o registo de dados centralizados permite trabalhar informações mais abrangentes e refinadas, como: “Qual nosso produto mais vendido; Quem é o melhor cliente da empresa; Qual época do ano mais se vende determinado produto; Qual a margem do meu produto”, o correto registo de dados, possibilita a recolha de todas as informações importantes de qualquer negócio e consequentemente, aumentar a sua competitividade no mercado.

Sendo assim, o ERP organiza o trabalho da empresa ao aplicar as regras de negócios e parâmetros definidos pela administração, para dar a melhor resposta aos processos e tarefas diárias realizadas pelos funcionários das empresas.

Portanto, é de extrema importância conhecer que tipos de ERP existem, para que as empresas saibam qual escolher. Inicialmente é preciso de facto olhar para dentro da instituição e compreender quais são as suas necessidades de maior importância, para que a partir daí, a decisão se torne mais efetiva. Outra parte importante de um ERP, que não costuma ser falada, é o modo como o utilizador se relaciona e opera o ERP diariamente e na tomada de decisão. Em qualquer caso, a melhor forma de decidir qual comprar, é simplesmente experimentar. Grande parte dos produtores de ERP disponibilizam versões de demonstração ou emitem licenças a prazo para esse feito. Na Octa Code disponibilizamos versões demonstração (basta solicitar através do nosso site ou redes sociais) e também disponibilizamos licenças de 1 mês de utilização sem limites, com acesso a suporte para instalação e configuração do Octa Gest, grátis e sem compromisso!

5. Que tipos de ERP existem?

Os ERP modernos podem ser implementados de diversas formas de acordo com a sua base de dados: em nuvem pública ou privada (cloud), servidor local (on premises ou computador) e em diversas integrações híbridas que combinam bases de dados diferentes. O tipo de implementação do ERP tem vantagens para o tipo de negócio e deverá servir de ajuda para identificar a opção de ERP a utilizar, de forma a obter o máximo de acesso às vantagens mais significativa para o tipo de empresa em questão. Ao implementar uma ferramenta de gestão, este é o primeiro ponto que todas as empresas deve ter em mente: base de dados cloud, local ou híbrida?

ERP na Nuvem

O ERP na nuvem fica hospedado na nuvem e é disponibilizado por meio da Internet. Em geral, o fornecedor do software ERP tem uma licença de utilização dos servidores de uma empresa de armazenamento de ciberdados, onde em conjunto, tratam da manutenção, atualizações e segurança. Atualmente, o ERP na nuvem é o método de implementação mais popular devido à facilidade de instalação e acesso facilitado em mobilidade mas também porque é relativamente recente e é vista como uma nova tecnologia, ainda com bastante margem para melhorias. Por consequente exige o acesso constante à internet, falhas de internet podem levar à perda de trabalho.

ERP Local

Este é o tipo de implementação de software tradicional, no qual o utilizador controla tudo e a empresa fornecedora do ERP tem capacidade de dar um suporte muito mais aprofundado. O software ERP é instalado no seu data center, sistema de servidores ou no próprio computador para empresas de menor dimensão. A instalação e a manutenção do hardware e do software são responsabilidade da empresa fornecedora ou do seu Parceiro Revendedor, sempre com acesso a suporte da empresa fornecedora do ERP.

ERP Híbrido

Para empresas que desejam um misto dos dois como resposta às exigências dos seus negócios, existe também o ERP híbrido. Nesta implementação algumas funcionalidades e dados ERP serão armazenados na nuvem e outros localmente. Também pode ser denominado por ERP de duas camadas.

A principal diferença entre eles é que, as soluções de base de dados locais são limitadas na sua utilização ao dispositivo em que for instalada, enquanto que na Nuvem o acesso ao software é possível em qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet. Por outro lado, ao hospedar um software na nuvem, é preciso saber que as informações serão armazenadas nos servidores em nuvem do provedor e não nos da empresa. Para escolher entre as duas modalidades, é importante a empresa saber se tem a necessidade de aceder ao ERP em qualquer lugar e se a segurança das informações é uma prioridade. E esse for o caso, o ideal para a empresa é um ERP na Nuvem. No entanto, se for uma prioridade ter maior controlo e acesso aos dados, o ideal seria um ERP Local.

Outra diferença que normalmente não é abordada, é a velocidade de utilização (loads do ERP) do software na cloud vs software local. A nuvem é limitada pela capacidade do acesso local à internet e, caso falhe, pode perder trabalho (não tem gravação automática durante execução). Portanto o tipo de implementação pode trazer vantagens de acordo com o tipo de negócio. Por exemplo, um gabinete de contabilidade para realizar a sua atividade diária através de um ERP precisa constantemente de processar informação, o que torna uma implementação local muito mais vantajosa em relação a um implementação em cloud, pois a velocidade de execução de tarefas ainda é superior. No entanto, tanto as clouds como o acesso à internet, continuam em evolução e a previsão é que, no futuro, esta diferença de velocidade de execução não seja relevante.

Precisamente por isso, o Octa Gest é implementado localmente. Para permitir mobilidade o Octa Gest permite a realização de seguranças para a cloud e está estruturalmente preparado para no futuro também ser implementado em cloud.

6. Soluções ERP, o significado da capacidade modelar de um ERP

O ERP é um sistema autónomo que pode ser combinado com outros sistemas para formar um todo, através de permissões de utilização por licença e/ou utilizador. Na sua maioria o software ERP é dividido/composto por diversos Módulos. As licenças de utilização de um ERP podem ser divididas em soluções por sector e segmento empresarial.

Soluções por Sector

A empresa seleciona os módulos do ERP que colmatam todas as suas necessidades como, Contabilidade, Bancos, Compras, Faturação, Stock, entre outros. Com esta solução é possível manter os processos de cada departamento dentro do mesmo framework, facilitando a vida dos utilizadores e o controlo sobre eles. Com todas as funcionalidades no mesmo framework, cada utilizador apenas tem acesso às funcionalidades que executa, é possível definir as permissões de acesso para cada tipo de utilizador.

Solução por Segmento

Ao avaliar segmentos empresariais, é possível analisar as necessidades básicas de cada uma das suas particularidades, neste caso, a segmentação responde a especificações gerais e pode ou não ser necessário adicionar módulos para responder a alguma necessidade especifica da empresa em questão.

Módulos ERP comuns para Soluções por Sector

Os ERPs disponíveis no mercado divergem de acordo com a software house que o desenvolve, assim como a Octa Code desenvolve o Octa Gest, outros concorrentes disponibilizam software para os mesmo fins. Normalmente, todos eles têm por base os mesmos módulos, Gestão Comercial, Contabilidade, Ativos, Recursos Humanos, Retail, entre outros e soluções verticais e de desenvolvimento específico.

Gestão Comercial

Associado à Faturação, este módulo é capaz de muito mais que apenas faturação, desde funcionalidades base a Módulos Opcionais complementares. Por exemplo na Octa Code, um Módulo Gestão Comercial Base é capacitado para realizar Vendas, Compras, Clientes, Contas Correntes, Caixas, Artigos e Serviços e Planeamento de Despesas. E ainda permite adicionar módulos opcionais como Bancos, Débitos Diretos, Encomendas, Avenças, Produtos Compostos, Obras, Gestão de Frotas, Propostas, Consignações, CRM e até Faturação Móvel (App Android). Soluções de gestão de vendas e stocks trazem inegavelmente uma clara visão das ineficiências e oportunidades em todo o ciclo de vendas. Paralelamente são um forte apoio não só na automatização de tarefas como também na mobilidade das equipas comerciais.

Contabilidade

Esta é a solução do ERP que mais agrega informação de todos os outros recursos do ERP, muitos dos dados e trabalho realizado de uma empresa é processado na contabilidade. É por isso essencial para uma visão completa e em tempo real da saúde financeira da empresa e uma correta otimização do ERP para evitar a duplicação de tarefas. Por outro lado, é crucial para cumprimento de obrigações fiscais, pois todos os softwares que incluam faturação têm de ser sujeitos a certificação por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Ativos

Todas as empresas têm ativos, desde uma cadeira até ao próprio edifício. Todos eles têm de ser considerados para a contabilidade e têm de ser geridos para garantir a sua integridade e otimizar a sua utilização em tempo real.

Recursos Humanos

Existem softwares dedicados unicamente à Gestão de Recursos Humanos, porém existem vários benefícios em integrar tudo num ERP, especialmente à contabilidade. Todos os custos, processamentos, gestão de pessoal, assiduidades, despesas em serviço, entre outros envolvidos com estes recursos são integrados automaticamente e em tempo real na contabilidade de uma empresa com ERP.

POS (Retail) para dispositivos

Permite integração com Octa Gest (backoffice). Tal como nos Recursos Humanos, existem software houses que desenvolvem unicamente e exclusivamente software para dispositivos POS. No entanto, pode ser do interesse da empresa ter acesso a um backoffice para uma maior e mais eficiente gestão do seu negócio. Deste modo permite utilizadores em pontos de venda (frontoffice) e utilizadores na gestão e administração do negócio no ERP (em backoffice).

Verticais e Desenvolvimento Específico

Há alguns ERP no mercado nacional que têm ou desenvolvem soluções para setores específicos. Por exemplo, MRP Gestão de Produção é uma solução que não sendo uma oferta de todos os ERP nacionais, é uma das mais importantes para o setor da Indústria. Os sistemas ERP incluem uma ampla gama de módulos diferentes, característica que permite adaptar-se a qualquer negócio. Cada módulo dá suporte a processos empresariais específicos e fornece aos colaboradores de cada departamento, um centro de operações e de dados centralizado que exponencia a capacidade de sucesso dos seus trabalhos. Cada módulo está integrado no ERP, o que resulta numa única fonte para toda a informação e disponibiliza dados precisos e compartilhados entre todos os departamentos.

Integração com ERP

Sistemas ERP atuais oferecem uma enorme gama de funcionalidades empresariais, mas ainda precisam de fazer conexão e sincronização com outras aplicações e outras fontes de dados – como software HCM, plataformas de e-commerce, soluções setoriais específicas e até mesmo outros ERPs. Com a integração do ERP, as empresas conseguem ter uma visão unificada das informações de diferentes sistemas, bem como aumentar a eficiência dos processos de negócios, melhorar as experiências dos clientes e facilitar a colaboração entre equipas e parceiros de negócios.

Os sistemas ERP modernos são abertos e flexíveis

Podem ser facilmente integrados a uma ampla gama de outros softwares através de desenvolvimento e integração personalizados, como APIs (interface de programação de aplicações). Outros métodos de integração com ERP incluem ESB (barramento de serviço corporativo) e iPaaS (integração de plataforma como serviço). O iPaaS, oferece uma abordagem com base na nuvem. As plataformas de iPaaS podem sincronizar rapidamente um ERP on premise ou na nuvem com aplicações SaaS do mesmo fornecedor ou de terceiros. Normalmente, exigem pouca ou nenhuma programação, são flexíveis, relativamente baratos e oferecem uma série de outros usos, como gestão automática de API, integração de dados de machine learning, integração de rede de Internet (IoT), conteúdo pré-incorporado e muito mais.

7. ERP para Micro, PME e Grandes Empresas

Os sistemas ERP não se destinam apenas a empresas de dimensão considerável. As soluções ERP são desenvolvidas para empresas de todas as dimensões – micro, pequenas, médias e grandes. Para qualquer uma, pode ser necessário utilizar funcionalidades específicas para o sector ou para a empresa, de forma a responder a necessidades empresariais únicas. Independentemente do setor e da dimensão da empresa, é necessário elaborar cuidadosamente um projeto de implementação de ERP e adotar as melhores práticas para obter os melhores resultados.

ERP para microempresas (até 10 colaboradores)

Hoje em dia qualquer empresa deve ponderar a aquisição de um ERP logo nos primeiros anos, de forma a agilizar os seus processos críticos. O software ERP para micro empresas ajuda a acabar com as folhas de cálculo e a ter acesso a uma gestão centralizada mais eficientemente em todos os aspetos da empresa e potenciar o seu crescimento, desde vendas a relação com clientes e até à gestão comercial e operações. O ERP é um poderoso recurso de apoio à gestão, uma vez que pode haver algum desconhecimento ou falta de tempo para uma gestão empresarial equilibrada. Neste caso, o ERP vai atuar como uma ferramenta que vai sensibilizando o gestor para boas práticas empresariais e assim sustentar o futuro do seu negócio. Para estas empresas a documentação, formação e apoio que o ERP disponibiliza é de extrema importância. É essencial que encontre um ERP de fácil utilização, com boa documentação e suporte, caso contrário poderá não tirar total proveito desta poderosa ferramenta.

ERP para PME (entre 10 a 250 colaboradores)

O ERP desenvolvido para empresas em crescimento e subsidiárias aproveita as vantagens de funções analíticas integradas, implementação rápida e melhores práticas para dezenas de processos de negócios diferentes, entre eles Gestão Comercial, Recursos Humanos, Gestão de Fornecedores, entre outros. As ferramentas de ERP para empresas em crescimento auxiliam as empresas a crescer ao ter maior capacidade para competir, mesmo com recursos limitados. Qualquer PME deveria ter um ERP, por mais básico que seja, para centralizar as suas operações e potenciar a evolução do seu negócio. A realidade é que a maioria das PME já necessitam de um sistema ERP com mais recursos, soluções e integrações e no futuro esta necessidade só vai aumentar para as empresas que visam manter a competitividade e o seu crescimento sustentável. Para este tipo de empresa importa também considerar um ERP que ofereça soluções de mobilidade, controlo, gestão e de melhoria de processos. Em todos os negócios (em Portugal principalmente devido a questões fiscais) existe a necessidade de investir para expandir. Adquirir um ERP pode ser isso mesmo, ou seja, numa fase inicial pode não existir a necessidade de utilização de todas as funcionalidades que o ERP disponibiliza mas é importante ter noção e acesso a todas elas. Os ERP são sistemas de eficácia comprovada, utilizados por uma variedade de empresas de diversas dimensões. Se um negócio utiliza funcionalidades (tirando total partido do ERP) que outros negócios similares ainda não necessitam, significa que ao prestar atenção e planear a utilização destas funcionalidades, pode proporcionar um grande avanço para o seu negócio. Portanto, os ERP também oferecem uma visão mais abrangente de expansão empresarial, é necessário tirar partido dessas funções e do know how de outras empresas (concorrentes ou não). Porque essas funções para serem criadas, foram solicitadas por alguém. Tudo isto é oferecido pelas software houses e é uma grande mais valia que pode ser retirada do ERP.

ERP para grandes empresas (mais de 250 colaboradores)

ERP empresarial para empresas de grande porte com operações globais ou subsidiárias que necessitam de um sistema ERP robusto, líder de mercado com IA, Machine Learning e funções analíticas integradas, além de automação inteligente para transformação dos processos. Permitem integração com bases de dados existentes ou, idealmente, ser executados em bases de dados mais novas e poderosas. Se um ERP já é muito importante para as PME’s, para as grandes empresas um ERP é absolutamente essencial. É o mais moderno software capaz de integrar todos os departamentos de uma grande empresa num só sistema. Através da comunicação multidisciplinar , promove a colaboração e otimização temporal, o ERP ainda permite que cada utilizador tenha acesso apenas às suas funcionalidades, módulos e soluções relativos às suas funções e ainda assim ter acesso a dados centralizados fundamentais. Desta forma o ERP adapta-se à função e ao colaborador, ficando salvaguardado o acesso a informação estratégica e financeira, caso o colaborador seja, por exemplo, um operacional.

Todos os ERP estão sujeitos a desenvolvimento e evolução contínua para qualquer tipo de empresa, mas são as grandes empresas as principais impulsionadoras da evolução dos ERP e consequentemente do seu próprio negócio. Como resultado, há um apoio constante na implementação de boas práticas de gestão com o ERP, assente na cooperação e criando uma ligação entre o produtor de software e as empresas utilizadoras. Mais que vender um produto, a aquisição de um ERP é o início de uma nova parceria de elevado interesse mútuo. Assim estas empresas podem recorrer facilmente a desenvolvimento específico para que o ERP se torne o mais adaptado possível à sua realidade, continuar a prosperar e aumentar a competitividade.

8. Como comprar um ERP?

O custo do ERP depende principalmente do fornecedor de software e dos módulos selecionados. Após definida a solução a adquirir pela empresa, normalmente a compra do ERP é realizada através de uma licença de utilização do ERP, onde o fornecedor trata da manutenção e cobra ao cliente uma taxa de assinatura anual, mensal, semestral, trimestral, com base no número de utilizadores e, em alguns casos como contabilidade, o número de empresas que podem processar. Ao calcular o retorno sobre o investimento (ROI) e o custo total de propriedade (TCO) de uma nova implementação de ERP, os custos iniciais e contínuos da força de trabalho são tão importantes quanto os custos de seleção e implementação do software. Com opções de nuvem e híbridas, novos fatores devem ser avaliados. Por exemplo, os custos de manutenção de software, instalação, capacidade computacional, tempo de inatividade, recuperação, seguranças, privacidade e equipa de TI são considerações importantes.

Os ERP, independentemente da solução (sector ou segmento), é adquirido através da disponibilização de uma licença por parte dos fornecedores, diretamente ou através de um Parceiro TI. Esse tipo de licenças normalmente são:

Licença por Subscrição

Utilização de licença por subscrição. Opção mais económica, pago semanalmente, mensalmente, trimestral, semestral ou anual pela licença, dependendo do vendedor e fornecedor. Este modo normalmente tem a vantagem de incluir todas as atualizações se vão realizando no programa, sem custos extra.

Licença Tradicional

Compra de licença tradicional. Apesar de um investimento inicial maior, disponibiliza o software com upgrades normalmente durante apenas um ano, sem compra obrigatória de upgrades (você decide quando compra um upgrade ou quando é exigido devido alterações legais) e sem estes serem cumulativos (na renovação compra o software atual sem necessidade de pagar upgrades intermédios).

Licença por Aluguer

Utilização de licença por aluguer diário, semanal, mensal, trimestral, semestral. Criado a pensar em utilizações esporádicas, paga apenas os meses em precisa de utilizar o software.

9. 7 motivos/benefícios da utilização de um ERP

Os ERP têm como objetivo gerir qualquer empresa, de qualquer dimensão, é portanto de esperar que não exista uma solução de software default que seja 100% compatível ou completamente personalizada para todos os processos de uma determinada empresa. Inicialmente é necessário alguma adaptação da empresa e do ERP de forma a otimizar os processos. Apesar da tecnologia ERP estar cada vez melhor a agrupar todos os processos, a sua evolução é continua, afinal em todos os mercados surgem novas necessidades porque também vão evoluindo.

Um ERP centraliza todas as informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamento, impostos entre outras numa base de dados comum que qualquer funcionário pode aceder, conforme as permissões atribuídas. A forma como estes registos são integrados faz parte do desenvolvimento de processos do ERP, é neste momento que o ERP tem a função de ser um integrador de processos com base nas regras do negócios e configurações parametrizadas pela empresa.

O ERP faz muito mais pelas empresas, mantém todos os dados centralizados registados e com base nestes, é possível trabalhar a informação de forma mais abrangente e refinada, e ter acesso a respostas de análise importante, como: “Qual o nosso produto mais vendido; Quem é o melhor cliente da empresa; Qual é a época do ano em que se vende mais determinado produto; Qual a margem do meu produto”, através do correto registo dos dados, o ERP coloca ao nosso dispor informações importantes sobre o negócio, aumentando a capacidade de resposta e previsão da empresa que, consequentemente aumenta a sua competitividade no mercado.

Podemos então afirmar que o ERP, organiza o trabalho da empresa ao aplicar regras de negócios e parâmetros definidos para dar resposta aos processos e tarefas diárias realizadas pelos seus colaboradores, é essencial para promover o melhor desenvolvimento empresarial.

Seguem-se sete motivos como o ERP pode melhorar qualquer negócio:

1. Promover o desempenho ideal: com soluções que integram inteligência artificial (IA), garantem o acesso a apreciações que melhoram a tomada de decisão e revelam formas de melhorar o desempenho operacional para o futuro.
2. Acelera desenvolvimento operacional: ao interligar os processos e os dados, estará a dar maior visibilidade e flexibilidade aos colaboradores para os ajudar a dar respostas rapidamente e a oferecer mais valor e rentabilidade a todo o negócio. As informações ganham assim maior veracidade quando trabalham sob a mesma base de dados, acessível a qualquer colaborador conforme as permissões admitidas pela empresa. Desta forma, as informações são mais exatas e todos os departamentos trabalham numa fonte confiável, o que permite maior agilidade no dia a dia.
3. Assegura a agilidade do negócio: muitas soluções ERP foram concebidas para se adaptarem às necessidades e crescerem em conjunto com as empresas, o que as ajuda a preparar pro ativamente e a responder rapidamente a qualquer perturbação operacional ou mudança do mercado.
4. Integração de todas as funcionalidades e softwares no mesmo framework: a utilização de um ERP permite integrar todos os sistemas necessários e responder a todas as necessidades da empresa. De forma a evitar redundância de dados, reduzir a curva de aprendizagem e diminuir custos com aquisição de diversos softwares para diversas necessidades. Além disso, alguns dos ERP no mercado disponibilizam soluções Web e aplicações móveis que integram diretamente e em tempo real com o ERP.
5. Padronização de processos, informações e documentos definidos pela empresa: a escolha de um ERP em vez de uma solução pré-parametrizada prende-se essencialmente na forma como se trabalha com um ERP. Os processos tornam-se mais simples e sistematizados através do software, indo ao encontro das regras de trabalho da própria empresa, uma vez que o ERP pode ser totalmente adaptado e ajustado ao negócio.
6. Desenvolvimento constante: todos os ERP estão em constante evolução, não só porque se vão adaptando às obrigações legais impostas, como o próprio mercado empresarial assim o exige. A fim de usufruir destas inovações/atualizações as empresas devem ponderar subscrever um serviço de atualização permanente do próprio software (licença por subscrição). Deste modo, está sempre garantido que o ERP está sempre na sua versão mais recente e que cumpre os requisitos legais da Autoridade Tributária e Aduaneira.
7. Automatização é o principal objetivo: por último mas não menos importante, a automatização. Uma das características mais importantes dos software ERP é a automatização, assim é capaz de se tornar a melhor ferramenta de trabalho da empresa, ao agilizar e facilitar a realização de tarefas. Ou seja, quanto mais automático, mais tarefas os colaboradores realizam em menos tempo e assim ganham tempo para desenvolver outro tipo de atividade mais proveitosa para o core business e desenvolvimento do negócio.

10. 8 sinais de alerta para adquirir um ERP

Cada empresa conhecerá melhor as suas necessidades e disponibilidade financeira para adquirir uma solução robusta de software, mas existem alguns indícios a considerar.

1. Aspetos básicos impedem o crescimento do negócio: se o software atual está a limitar a expansão no mercado e a capacidade de crescer a uma escala global, está na altura de ter um sistema ERP melhor que o permita.
2. Utilização de sistemas separados (não integrados): com as mudanças da tecnologia, é imperativo ter todos os seus sistemas integrados para que não aconteça a duplicação de dados e para promover a automatização. Por exemplo, caso o novo software de contabilidade não seja compatível com o software de recursos humanos antigo, não terá forma de integrar os dados para processamento automático dos salários dos colaboradores.
3. Não satisfaz expetativas dos clientes: se colaboradores da empresa não forem capacitados com as ferramentas certas, não vão ser capazes de converter o máximo número de clientes nem novos potenciais clientes. Caso não haja condições de investir na satisfação das necessidades de clientes e não é possível dar aos colaboradores as ferramentas de que estes necessitam para alcançarem o sucesso, simplesmente irá perder para uma empresa concorrente.
4. Tarefas cruciais falham ou tornam-se demasiado complexas para a mão humana: por exemplo, quando se torna difícil de determinar a quantidade de inventário ou quando não possibilita uma boa gestão temporal, porque por exemplo, perde demasiado tempo no processamento de salários.
5. Ausência de controlo total de contas: a ausência de controlo total de contas (proveitos, custos, vendas, compras) também se pode compreender como desconhecimento do negócio que, inevitavelmente, impede o sucesso. Um software ERP é essencial para o controlo total de qualquer negócio.
6. Previsões de valores do negócio não têm uma base sólida para análise: as análises de vendas, de lucros, de custos são importantes para qualquer empresa. São estas análises que permitem gerir investimentos, crescimento, possíveis perdas, entre outros. Previsões não são palpites, para uma decisão informada é imperativo implementar um sistema ERP.
7. Informação demasiado dispersa e de morosa utilização: se os dados já são tantos e tão dispersos, é necessário um sistema ERP que integre todos os dados numa base de dados centralizada, acessível através de permissões, consoante o cargo dos colaboradores.
8. Quando há margem de crescimento da empresa: através da implementação de um sistema ERP e de todos os dados daqui provenientes, no reconhecimento dessas oportunidades e a executá-las para expandir o seu negócio.

11. Satisfação das empresas que utilizam ERP

Como é que os ERP são atualmente utilizados em empresas?

De acordo com estudos realizados pelo Aberdeen Group (empresa americana de consultoria) estima-se que apenas 27,6% de todas as funcionalidades disponíveis no software ERP são realmente utilizadas. É possível afirmar com base nesta pesquisa que 73,4% das funcionalidades de um sistema integrado de gestão não são utilizadas. De notar que estes dados são para todas as empresas que utilizam ERP. Um ERP é uma solução modular adaptável a qualquer empresa e negócio, é normal que empresas com processos mais simples, como retalho, não utilizem todas as funcionalidades do ERP porque de momento não são necessárias mas que, no entanto, já estão providos de ferramentas que proporcionam a sua expansão.

Normalmente o ERP é utilizado de forma simples, muitas funcionalidades e automatismos não são utilizados por desconhecimento ou dificuldade de organização interna das empresas. Na sua generalidade, a maturidade de gestão das empresas através da utilização de um ERP ainda é tímida, com principal foco em processos básicos de organização e mesmo assim, com alto índice de duplicação de trabalho e dados gerados pouco credíveis.

Um dos maiores obstáculos para a utilização de ERP na sua totalidade e com melhores resultados por parte das empresas, é a correta configuração e implementação institucional do ERP nos seus processos básicos como, processos de gestão de dados. Por exemplo, entrada e saída de matéria-prima do stock, com um ERP implementado de forma correta, a precisão das quantidade em stock no momento do inventário seria muito perto dos 100% e com base em informações corretas, para além de poupar tempo na elaboração de inventários também permite ter acesso a informações como, comprar matéria-prima com base na avaliação da média de consumo, calcular a curva ABC da matéria-prima, calcular a quantidade de stock de segurança, entre outros. O que confere a tranquilidade e a assertividade necessárias na tomada de decisões fundamentais para o negócio.

Os principais benefícios de implementações corretamente configuradas de ERP para as empresas são, redução de stock em 32%, redução de pessoal em 27%, aumento de produtividade de 26%, redução no tempo de ciclo de ordens de produção de 20%, redução no tempo e no ciclo de processamento contabilístico-financeiro em 19%, redução nos custos de TI em14%, melhoria nos processos fornecimento de 12%, melhorias na gestão de caixas em 11%, aumento de receitas / lucros em 11%, melhoria em transportes / logística de 9%, melhorias em processos de manutenção de 7 % e aumento de entregas no devido prazo em 6%. Segundo Colangelo Filho (2001, p.53)

12. ERP, tendências globais e em Portugal

Em Portugal e no mundo, a crescente utilização de ERP em pequenas empresas não foge à tendência global. Com a emergente digitalização que a pandemia COVID-19 obrigou e o consequente crescimento dos mercados digitais, o mercado global dos ERP apresenta-se cada vez mais em alta. Em 2024, prevê-se uma subida para perto de 82 biliões de Euros, quando no ano passado (2021) alcançou os 80 biliões. Por outro lado, as exigências crescentes da Autoridade Tributária e Aduaneira como a obrigatoriedade da utilização de software certificado e QR Code nas faturas, por exemplo, também impulsionou o investimento em ERP por empresas de menor dimensão, nomeadamente em Portugal.

Estudos recentes indicam que, atualmente, há cerca de 50% das empresas a adquirir, atualizar ou a ponderar adquirir um ERP. Assim sendo, e considerando que a grande maioria do tecido empresarial português são pequenas empresas, a conclusão é evidente: no futuro os ERP vão estar muito presentes em todas as empresas e não apenas nas médias ou grandes, muito devido à importância que os pequenos empresários atualmente e cada vez mais atribuem a esta ferramenta.

Os software de gestão deixaram de ser um exclusivo de grandes empresas há já alguns anos e salvo raras exceções, quase todos os novos negócios bem sucedidos, independentemente da dimensão, precisam de um software robusto e capaz de tornar a empresa competitiva, ágil e organizada.

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Estatísticas de utilização de ERP (2019 a 2020)

De acordo com o estudo da Panorama Consulting em 2020, os principais setores que utilizam um ERP software: Indústria (33,66%), TI – Tecnologia de Informação (14,86%), Serviços financeiros e similares (13,86%), Distribuição e grossistas (9,90%), setor público e entidades sem fins lucrativos (6,93%).

No site learn.g2.com/erp-statistics podemos concluir que 88% das organizações consideram que a implementação do ERP nas suas empresas foi um contributo para o seu sucesso.

A Gartner | Market Share Analysis: ERP Sofytware, Worldwide, 2019, considera que as soluções de ERP mais procuradas são Gestão Financeira (cresceu 7%) e Gestão de Recursos Humanos (cresceu 10%).

Segundo estudo independente apresentado em twm.com.sg/erp-statistics/, 82% das empresas que implementaram um ERP alcançaram o ROI dentro do prazo esperado.

Em Portugal, mais de 88% das empresas operacionais já recorrem à gestão dos seus negócios através de ERP.

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