Como escolher os KPIs certos para o seu negócio

Índice

1. Como escolher os KPIs certos para o seu negócio?
2. O que é um KPI?
3. Porque é que os KPIs são importantes para qualquer empresa?
4. Quais são os elementos de um bom KPI?
5. Como um KPI deve ser?
6. Como escolher os KPIs certos?
7. Perguntas frequentes sobre KPIs

1. Como escolher os KPIs certos para o seu negócio

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são métricas de negócios quantificáveis que rastreiam e medem o progresso de uma organização em direção aos seus objetivos estratégicos. Mais do que apenas números, os KPIs mostram o histórico do desempenho de uma empresa. Estes indicadores variam de acordo com o setor, empresa e até departamentos de uma empresa.

2. O que é um KPI?

Um KPI mede o desempenho de uma empresa em relação aos seus principais objetivos de negócios. Os KPIs de alto nível concentram-se no desempenho geral de uma empresa, enquanto que os KPIs de nível inferior se concentram nos processos, produtos e produtividade de um departamento. Uma empresa não deve monitorizar muitos KPIs, não mais que 10 geralmente, para não se distanciar dos seus principais objetivos.

Existem muitos tipos diferentes de KPIs. Alguns concentram-se em métricas de desempenho financeiro, como taxa de crescimento da receita e margem de lucro líquido. Outros concentram-se nos clientes, como a satisfação do cliente ou a rotatividade de clientes. Outros KPIs concentram-se em operações como, tempo de lançamento no mercado e retorno do investimento, enquanto outros se concentram em métricas de gestão de funcionários ou talentos, como retenção de força de trabalho e rotatividade. Juntos e ao longo do tempo, os KPIs evidenciam tendências e outras perspetivas com base em dados informativos para a tomada de decisão.

3. Porque é que os KPIs são importantes para qualquer empresa?

Os KPIs rastreiam as métricas mais importantes para alcançar os objetivos estratégicos determinados pela empresa. Eles são particularmente significativos quando analisados em contexto e integrados com outros KPIs. Geralmente num painel que apresenta uma visão abrangente de resultados de diferentes aspetos da empresa. Os KPIs fornecem uma variedade de perspetivas como:

• Monitorizar a integridade da empresa: os KPIs podem ser agrupados de várias maneiras, organizacional ou operacional, líder ou atrasado, por cliente, finanças, crescimento ou processo. Numa análise conjunta, revelam o desempenho de uma organização.
• Medir o progresso: os KPIs, por definição própria, medem o desenvolvimento dos principais objetivos de negócios de uma empresa. Se uma das metas da empresa é aumentar as vendas anuais em 20%, os KPIs como o crescimento mensal das vendas e as reservas mensais de vendas, podem ajudar a avaliar o progresso e tomar medidas preventivas para garantir que atinge a meta pretendida.
• Ajustar metas e mais metas: antes de poder tomar uma decisão na escolha dos KPIs, uma empresa primeiro deve estabelecer os seus objetivos, pois as circunstâncias podem mudar. Ao monitorizar os KPIs com frequência, mesmo diariamente, a empresa pode perceber que um objetivo não é realista ou que não está mais de acordo com a fase de crescimento da empresa. Esta perspetiva dá às partes interessadas a chance de rever os planos e para trabalhar melhor a organização para obtenção de resultados realistas.
• Identificar problemas a serem resolvidos: a análise de KPI pode revelar um problema que, de uma ou outra forma, poderia passar despercebido. Por exemplo, KPIs de marketing relacionados com o site da empresa, como uma alta taxa de rejeição ou uma queda no uso ativo diário, podem sinalizar que as páginas estão a carregar muito lentamente ou que contêm links partidos.
• Analisar padrões: quando os KPIs são medidos ao longo do tempo, como mês a mês, geralmente surgem padrões e tendências que podem sustentar a tomada de decisões. Se as vendas de um determinado produto não estão a crescer, talvez deva ser realizada uma campanha de marketing. Ou se a taxa de devolução do produto aumentou ao longo de um período de seis meses, pode indicar um problema com a produção.
• Eficiência do Processo: quando os KPIs são aplicados aos processos de negócios, as empresas podem identificar funis com mais facilidade e tomar decisões de recursos para melhorar a eficiência. Por exemplo, se demorar 5 dias úteis para que o stock recebido fique disponível para venda, a empresa pode querer considerar investimentos adicionais em recursos humanos ou tecnológicos para reduzir o tempo de reposição e assim ter mais stock disponível para venda diariamente.

4. Quais são os elementos de um bom KPI?

Escolher os KPIs certos ajuda a empresa a avaliar se está no caminho certo para atingir as metas de negócios propostas. Para isso é necessário considerar os seguintes critérios:

• Delineamento de Objetivos: um bom KPI reflete os objetivos estratégicos da empresa. Se o objetivo é aumentar a receita do e-commerce, uma empresa pode escolher métricas que medem o valor médio do pedido, a taxa de conversão e o abandono de carrinho. Os KPIs também se podem alinhar aos objetivos de diferentes departamentos, equipas e indivíduos. Se o departamento de compras quiser melhorar a gestão de stock, os KPIs mais eficazes podem incluir a taxa de rotatividade de stock e a taxa de pedido perfeito.
• Enquadramento da fase de crescimento: um bom KPI está alinhado com o ciclo de vida de uma empresa. As métricas para uma startup, por exemplo, podem se concentrar no feedback do cliente e na validação do modelo de negócios. Os KPIs para empresas mais estabelecidas podem ser mapa de faturação mensal, retenção de clientes e custo por aquisição.
• Tangibilidade: um bom KPI mede metas reais em vez de metas potenciais. O que significa que os dados necessários para calcular o KPI estão disponíveis, acessíveis e são confiáveis de serem apresentados e prontamente aplicados pelas partes interessadas.
• Substância: o KPI concentra-se no que realmente importa para impulsionar negócios? Ou concentra-se em métricas de superficiais fúteis, como número de downloads ou seguidores de redes sociais, que não são acionáveis? Um bom KPI garante o acréscimo de previsões de valor que aponta para uma tendência ou que informa que etapas se devem cumprir para atingir um objetivo.

5. Como um KPI deve ser?

Um bom KPI deve ser:

• Quantificável e/ou Mensurável: bons KPIs são fáceis de medir, com base em metas claras e rastreáveis. Podem ser expressos como razões, percentagens ou taxas. Ferramentas de análise e relatórios, como painéis, ajudam a centralizar os KPIs para as empresas e os colaboradores possam reconhecer rapidamente onde estão, para onde precisam ir, por que algo aconteceu e se é necessário a implementação de novas estratégias corretivas.
• Acionável: um KPI acionável indica tarefas mensuráveis que conduzem à adoção de estratégias que permitem às empresas seguir em direção aos seus objetivos. Sem uma meta, o KPI é apenas uma métrica e não um indicador. Os KPIs podem informar decisões, assim como ajustar um plano de vendas com base no desempenho de um produto no mercado. Também revelam tendências que têm impacto em estratégias futuras.

6. Como escolher os KPIs certos?

Escolher KPIs relacionados com os objetivos da empresa

Antes de uma empresa poder escolher KPIs, primeiro deve estabelecer metas gerais. As metas variam de acordo com o tipo de empresa, como business-to-business (B2B), modelo de negócios ou como software, como serviço (SaaS). Os KPIs concentram-se em vários aspetos do negócio, como finanças, clientes e funcionários. Também podem concentrar-se em funções específicas, como vendas, compras ou recursos humanos. Após definição das metas, a administração pode selecionar os KPIs e monitorizar o progresso da organização enquanto alvejam atingi-los.

Como escolher KPIs que importam para as empresas

O que torna um indicador chave de desempenho verdadeiramente “chave” para o seu negócio, depende dos objetivos definidos. As melhores práticas também referem que menos é mais. Questões importantes que devem ser consideradas ao selecionar KPIs incluem:

1. Quais são os objetivos da empresa? Os KPIs devem estar alinhados com as metas do negócio, portanto, saber o que pretende alcançar é o ponto de partida obrigatório. Uma regra geral é, não definir mais do que 3-5 metas empresariais num período de 12 meses. Os KPIs monitorizam o quão bem a empresa está rastreando os objetivos durante um período de tempo definido.
2. Como tornar uma meta mensurável? Para que os KPIs acompanhem o progresso, as metas devem ser específicas e quantificáveis. Por exemplo, “menor custo de aquisição de clientes em 15%” é uma meta mensurável, mas “menor custo de aquisição de clientes” nem tanto. Para essa meta, os KPIs podem incluir taxa de conversão e custo de produção de leads por canal.
3. Que métricas de vaidade se devem evitar? As métricas de vaidade parecem lançar o produto ou negócio num caminho bem-sucedido, mas não são acionáveis. Os exemplos incluem um alto número de downloads de uma aplicação gratuita, contas de sites registadas ou seguidores das redes sociais. As métricas de vaidade também podem ser enganadoras. Por exemplo, um grande número de downloads de aplicações pode se dever a uma promoção de marketing recente e não devido à sua utilização ou popularidade. A maioria desses utilizadores também pode não se tornar num cliente comprador.
4. Que métricas que realmente importam? A resposta varia de acordo com a empresa, setor, departamento, região e outros fatores. Os KPIs mais eficazes são quantificáveis, acionáveis e alinhados com os objetivos e fase de crescimento da empresa. As métricas comuns que importam para a maioria das empresas incluem crescimento de receita, margem de lucro, fluxo de caixa, rotatividade de funcionários e custo de angariação de clientes.
5. Quais são seus indicadores principais e secundários? Os principais indicadores preveem o que pode acontecer no futuro. Por exemplo, um aumento na dimensão do negócio ou no número de funcionários pode pressagiar o crescimento da receita. Os indicadores antecedentes oferecem às empresas a oportunidade de se prepararem e, se necessário, ajustar estratégias. Os indicadores secundários refletem os resultados passados e medem as consequências das ações. Receita recorrente mensal e rotatividade de funcionários, por exemplo. Os indicadores secundários podem revelar tendências e ajudar as empresas a avaliar o progresso e influenciar decisões futuras e novas estratégias.
6. Quais tendências? Ao longo do tempo, os KPIs ajudam a transparecer tendências que indicam a integridade das empresas, se estão a atingir as metas pretendidas e se é necessário realizar ajustes de estratégia. Por exemplo, se as vendas de um determinado produto aumentaram nos últimos três trimestres, a empresa pode decidir segmentar compradores com uma campanha de upsell.

Os KPIs monitorizaram o desempenho da empresa e estabelecem previsões que permitem direcionar a empresa a atingir os seus objetivos estratégicos. Os KPIs rastreados em painéis personalizáveis podem informar a tomada de decisões, revelar áreas fortes e áreas que beneficiariam com melhorias. Sejam principais ou secundários, bons KPIs são intuitivos, equilibram as necessidades de curto e longo prazo e podem ser medidos e relatados em tempo útil. Acima de tudo, os KPIs devem estar alinhados com os objetivos da empresa e ser limitados em número para manter um negócio focado nas suas maiores prioridades.

7. Perguntas frequentes sobre KPIs

Como escolher bons KPIs?

R: Existe uma grande variedade de KPIs à disposição. A chave é escolher os que melhor se enquadram aos objetivos estratégicos da empresa. Uma combinação saudável de KPIs que refletem diferentes áreas da empresa auxiliam na perceção da saúde geral de um negócio. Também ajudam as equipas e os funcionários a manter o foco e permitem uma melhor tomada de decisões com base em dados reais.

Como é que os KPIs são definidos ou determinados?

R: Os KPIs são baseados nos objetivos estratégicos de um negócio e devem estar alinhados com a sua fase de crescimento. Por definição própria, os KPIs são quantificáveis e mensuráveis. Devem ser relevantes tanto para impulsionar um negócio, como também para descobrir quaisquer problemas que, de outra forma, passariam despercebidos.

Quais são os principais KPIs?

R: Os KPIs podem ser financeiros, com foco na relação entre lucro líquido e receita ou na relação entre ativos e passivos. Podem ser focados no cliente, podem monitorizar a retenção ou a satisfação do cliente. E também podem esclarecer produtos e processos individuais, bem como funcionários e equipas. Métricas comuns incluem crescimento de receita, margem de lucro, fluxo de caixa e custo de aquisição de clientes.

Como estabelecer KPIs?

R: Uma empresa deve primeiro determinar metas e objetivos antes de poder escolher os KPIs. Caso contrário, surge o risco de perder tempo, dinheiro ou recursos em trabalhos que não se enquadram. Os KPIs devem ser acionáveis, que indiquem tarefas mensuráveis que podem ajudar a empresa a atingir seus objetivos e auxiliar na tomada de decisão.

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