As melhores estratégias de implementação de ERP

Índice

1. Estratégias chave de implementação de ERP
2. Etapas de Implementação de ERP
3. 4 estratégias de implementação de ERP
4. Como selecionar uma estratégia de implementação de ERP
5. Dicas de implementação de ERP
6. Pros e Contras na implementação de ERP
7. Possíveis contrapartidas de um software ERP
8. Escolher um software ERP

1. Estratégias chaves de implementação de ERP

A transição para um novo sistema ERP é uma tarefa importante para qualquer empresa. Estudos de caso de uma ampla gama de empresas mostram que, como em qualquer projeto importante, a escolha da estratégia de implementação correta aumentará muito as chances de sucesso.

Um sistema ERP é um conjunto de funcionalidades, módulos, softwares, integrados num único software que alcança todos os departamentos, desde da contabilidade à produção, stock, distribuição e vendas. Precisamente porque o sistema afeta muitas partes do negócio, é vital planear cuidadosamente a sua implantação, que abrange etapas desde a análise inicial e design até a implantação e suporte. Quando se trata do estágio crítico de implantação, existem várias estratégias possíveis, que oferecem diferentes vantagens e riscos potenciais.

2. Etapas de implementação de ERP

Uma implementação de ERP normalmente é dividida em seis etapas principais, ou fases, distribuídos ao longo de meses – ou, em alguns casos, anos. O processo precisa começar bem antes de tomar uma decisão sobre qual produto comprar e continua após o lançamento inicial do sistema escolhido. Essas fases podem se sobrepor e variar um pouco dependendo da empresa. Mas, em geral, as empresas seguem o seguinte caminho:

1. Descoberta e planeamento: a empresa reúne uma equipa de projeto multi-funcional, que reúne informações sobre os requisitos de diferentes grupos de negócios e os problemas que o sistema ERP precisa resolver. A equipa tem a tarefa de fazer uma pequena lista de fornecedores, emitir solicitações de propostas, escolher o sistema ERP, gerir a implementação, garantir que responde às necessidades dos diferentes grupos e que esteja totalmente adotado. Um plano sólido de implementação de ERP é talvez um dos fatores de sucesso mais importantes, portanto é essencial não abdicar da sua preparação.
2. Projeto: aqui, a equipa analisa os fluxos de trabalho existentes e determina como pode mudar com o novo sistema. A flexibilidade é fundamental, pois os administradores e proprietários de processos de negócios responsáveis por operações diárias precisam estar abertos para ajustar a forma como executam as suas tarefas. Usando este fluxo de trabalho, a equipa determina exatamente que recursos do ERP são críticos para a empresa, como pode ser necessário personalizar o software ou adicionar módulos, de forma a responder da melhor forma às necessidades de cada grupo de negócios e quais dados importar para o novo sistema.
3. Desenvolvimento: o fornecedor ou parceiro de integração trabalha com a equipa para configurar o software de forma a dar resposta aos requisitos do negócio e realizar outras atividades para preparar a implantação, como preparar materiais de formação e outros documentos e começar a importar esses dados. Quando comparado um sistema ERP local a um ERP SaaS na nuvem, será necessário decidir como lidar com hardware, conectividade, distribuição de clientes, manutenção e segurança a longo prazo. Um sistema ERP híbrido requer as mesmas considerações.
4. Testes: é essencial que antes de iniciar todas as operações empresariais, testar todo o funcionamento do novo sistema. Deve incluir avaliações abrangentes que cubram todas as formas de utilização por parte dos vários funcionários que utilizarão o sistema. Poderão ser necessários ajustes para corrigir problemas revelados durante os testes, o que irá evitar em grande escala, a eventualidade de surgirem complicações quando iniciar a sua utilização total.
5. Implantação: depois de concluir a configuração, a importação de dados e os testes, está preparado para iniciar a operação. Para obter o total retorno do investimento é necessário que todos os membros da equipa utilizem o sistema integralmente em todos os trabalhos diários. Inicialmente a formação é a principal prioridade e é aconselhável selecionar especialistas em cada departamento. Utilizadores avançados são recursos inestimáveis para otimização da operação.
6. Suporte: a equipa do projeto garante que os utilizadores têm o suporte que precisam e que continua ativamente a atualizar o sistema, corrigindo problemas conforme necessário. No caso de um sistema ERP local, serão necessários recursos de TI dedicados a problemas de segurança, aplicação de patches, manutenção e solução de problemas.

3. 4 estratégias de implementação de ERP

Existem várias estratégias comprovadas de transição para um novo sistema ERP, com diversas vantagens e desvantagens. A implementação de uma solução de ERP relaciona todos os dados dos diversos trabalhos ao respetivo membro da equipa o que direciona todos rumo a um único objetivo: o sucesso do negócio. As quatro abordagens mais comuns são:

1. Grande explosão: também chamada de “método de etapa única”, nesta etapa todos os utilizadores migram para o novo sistema ao mesmo tempo. Será necessário concluir todas as configurações e testes do novo sistema, assim como formação até à data de ativação. Aqui a vantagem é que rapidamente se começa a perceber os benefícios do ERP, como maior produtividade, melhores previsões e custos operacionais mais baixos. No entanto, depois de implantar o sistema, é difícil voltar atrás, por isso é fundamental acertar todo o seu funcionamento e operação. Qualquer erro ou falha, mesmo que relativamente pequena, pode afetar vários funcionários, parceiros de negócios e clientes. Também pode haver uma queda temporária de produtividade à medida que os funcionários se acostumam com o novo sistema.
2. Lançamento em fases: numa abordagem por fases, a implantação de recursos, ferramentas e componentes é realizada em longo prazo, que se pode estender por semanas ou meses. Esta é uma abordagem mais comedida, menos arriscada do que a estratégia da acima. Também permite à empresa que se concentre primeiro em “ganhos rápidos” – tirando máximo partido das funcionalidades que oferecem benefícios mais imediatos – e aplicar as formações e conhecimento recente adquirido nas fases iniciais de implantação para melhorar o todo o processo nas fases seguintes. Mas nem tudo são vantagens, podem surgir desvantagens como: maior prazo para extrair todos os benefícios do novo ERP e investimento da empresa no suporte e pagamento para utilização dos dois sistemas em simultâneo para uma transição gradual e controlada. Existem três abordagens principais: ativar um módulo de ERP, resolver os bugs e problemas de processamento que surgirem e assim sucessivamente para as próximas fases ou módulos, sendo que a maioria das empresas começa com funções centrais e expande a partir daí; outra possibilidade é implantar por unidade de negócios, como RH, finanças ou logística, e depois avançar com base nas necessidades e hierarquias; a terceira abordagem é a fase de implantação por geografia, uma empresa pode testar e aperfeiçoar o sistema num local antes de passar para outros escritórios, fábricas ou instalações.
3. Adoção paralela: com esta estratégia, a organização continua a usar os sistemas em funções em paralelo com o novo ERP, num determinado período de tempo. Geralmente esta é considerada a abordagem menos arriscada porque é possível reverter para o sistema em funções caso surjam problemas. Devido a esta rede de segurança, algumas empresas usam esta estratégia para funções críticas que devem estar em constante operação. Também pode facilitar o ajuste gradual de alguns utilizadores ao novo sistema, a adaptação ao novo ERP pode ser mais morosa para utilizadores com poucas habilitações. No entanto, a adoção paralela pode ser uma abordagem cara porque requer mais tempo e recursos da equipa para manter dois sistemas a funcionar em simultâneo. E a adoção paralela pode criar os seus próprios riscos como duplicação de dados, com a utilização de dois sistemas diferentes duplica a chance de aparecimento de erros. Ainda assim, esta pode ser a melhor aposta para empresas que usam uma arquitetura ERP de duas camadas, uma configuração frequentemente encontrada em empresas que se expandiram, quer organicamente ou por meio de fusões e aquisições.
4. Híbrido: como o nome indica, esta abordagem combina elementos das estratégias acima. Por exemplo, uma organização pode ativar os principais módulos do ERP através de uma estratégia de big-bang e em seguida, implantar outros módulos por fases para locais ou departamentos específicos.

4. Como selecionar uma estratégia de implementação de ERP

Nenhuma estratégia de implementação de ERP funciona para todas as empresas e todas as situações. A escolha da estratégia de implementação depende de vários fatores, que podem incluir:

• Dimensão empresarial: a estratégia de grande explosão geralmente funciona melhor para micro e pequenas empresas, onde pode ser mais fácil gerir o processo de transição de toda a empresa de uma só vez porque tem menos funcionários, locais e consequentemente menos processos para aprimorar. Empresas maiores, especialmente as que têm estruturas de organização complexas, podem ter sintomas de estrangulamento com esta estratégia devido a problemas que possam surgir ou falta de formação para realizarem as tarefas necessárias num prazo adequado.
• Tolerância de risco: no caso de aparecerem grandes problemas quando os colaboradores iniciarem a utilização do novo sistema ERP, qual seria o impacto no negócio? Uma empresa que depende completamente de sistemas a funcionar 24 horas por dia, 7 dias por semana, está menos preparada para assumir os riscos associados a uma abordagem de grande explosão e talvez deva escolher uma implantação paralela, pelo menos para os módulos mais críticos.
• Ritmo desejado de retorno do investimento (ROI): com uma implementação por fases, permite implantar módulos de ERP que dão resposta a departamentos específicos do negócios e, portanto, geram ROI de forma relativamente mais rápida. A grande explosão completa rapidamente a transição para todo o ERP, com um potencial de ROI ainda maior, porque a empresa começa logo a perceber os benefícios assim que todos começam a utilizar o mesmo sistema integrado.
• Custo: se o custo geral do projeto for uma preocupação primordial, uma estratégia de grande explosão pode ser atraente porque elimina o custo de utilização simultânea de sistemas antigos e novos.

5. Dicas de implementação de ERP

A transição de ERP representa uma mudança significativa na forma como a empresa labora e qualquer mudança induz riscos. Estas dicas podem ajudar a suavizar o caminho para o sucesso empresarial.

• Gestão de expectativas: nenhum projeto deste género decorrerá sem contratempos. É fundamental que os colaboradores tenham expectativas realistas sobre a transição. Para isso é necessário uma boa comunicação de equipa durante todo o processo de implementação.
• Considerar o impacto da personalização: vários departamentos da maioria das empresas normalmente solicitam alguma personalização para dar resposta às funções que desempenham. Por motivos como, o habitual tratamento dos dados para a função desempenhada ou a expansão dessas capacidades. Porém, antes de empilhar pedidos de desenvolvimento adicional, que para além de sobrecarregar o fornecedor ou parceiro também aumenta o custo da implementação, é necessário verificar atentamente se os processos podem ser ajustados e descobrir outras metodologias que até podem ser mais eficientes para a realização da mesma função. Curiosidade e espírito critico são fundamentais e é importante ressalvar que ao adquirir um ERP também está a adquirir o know how de outras empresas, concorrentes ou não, que possuem o mesmo ERP. Podem existir dificuldades na comunicação entre a empresa e o fornecedor do ERP ou parceiro para concretizar as personalizações, portanto, quando encontrar um com quem tenha essa abertura e facilidade de comunicação, não desperdice a oportunidade.
• Utilização de KPIs certos: o ERP pode ajudá-lo a rastrear os principais indicadores de desempenho (KPIs) que permitem à empresa quantificar o progresso e os resultados. É importante concentrar esforços nas métricas que são mais significativas para os objetivos empresariais, como acompanhar o crescimento das vendas ou a eficiência operacional.

6. Pros e contras na implementação de ERP

A pedra angular de uma prática financeira moderna é o acesso fácil a dados, incluindo lógica geral (GL), folha de pagamento e contas a pagar e a receber. Automatizar o maior número possível de processos financeiros e operacionais facilita as auditorias, minimiza o erro humano e a fraude.

Vantagens de um sistema ERP

As empresas mais bem-sucedidas do mundo consideram a tecnologia ERP como essencial. Os sistemas ERP fornecem uma visão geral da realidade financeira praticamente em tempo real, especificamente um sistema ERP moderno.

• Consolida dados entre departamentos, ao identificar as principais métricas, aprimorar a tomada de decisão e agregar pormenores para eficiência operacional.
• Permite que os colaboradores tenham acesso aos dados necessários para exercer as suas funções em qualquer lugar e altura.
• Expansível através módulos opcionais adicionados à solução base, para que o sistema possa crescer e responder da melhor forma a todas as necessidades da empresa que tem o objetivo de estar em constante evolução.
• Automatização de muitas funções e operações de rotina, o que reduz erros e fraudes, aumenta a conformidade e liberta mais tempo para as equipas financeiras tratarem de outras questões.
• Oferece economia para os departamentos de TI em comparação à gestão de diversas tecnologias separadas e não integradas, que exigem que sejam abertos e fechados, impedindo o melhor desempenho do hardware.

Contabilidade e finanças: Os sistemas ERP apoiam os profissionais de contabilidade e finanças ao:

• Recolher todos os dados relativos às finanças da empresa sob a mesma base de dados.
• Automatizações de operações contabilísticas essenciais, elimina erros humanos e reduz o tempo necessário para executar tarefas financeiras complexas.
• Gestão de tarefas financeiras fundamentais, transforma lógica geral (GL), contas a receber (AR) e contas a pagar (AP) de folhas de cálculo estáticas em ativos dinâmicos que suportam as necessidades da empresa.
• Melhora a precisão financeira, reduz o tempo para encerramento do mês e automatiza os relatórios financeiros.
• Simplificar a conformidade fiscal em diferentes países, estados e unidades de negócios, lidar com impostos locais, vendas internacionais e várias moedas com facilidade.
• Enfrentar desafios contabilísticos avançados, como reconhecimento da receita e gestão de ativos fixos, caixas e pagamentos.
• Identificar e relatar tendências para melhores decisões de negócios e previsões, como lucros e perdas, receita, vendas e muito mais.

Produção: a monitorização das cadeias de fornecimento é fundamental para o seu sucesso, os sistemas ERP permitem:

• Gerir processos de fabricação de ponta a ponta, desde o fornecimento de matéria-prima até ao envio, produção e atendimento de pedidos.
• A integração do módulo CRM capacita os produtores a realizarem a gestão da relação com clientes, pedidos de vendas e os processos de costumer e partner experience.
• Auxilia na gestão de dados sobre produtos, aquisição de recursos, controlo de produção, gestão de stock, gestão de qualidade e planeamento de requisitos de materiais (MRP).

Vendas e marketing: com os módulos certos, os sistemas ERP integram as atividades das equipas de vendas, marketing e atendimento ao cliente, o que produz experiências poderosas e personalizadas para o cliente e permite aprimorar a gestão do relacionamento com o cliente, assim como:

• Proporcionar à equipa de vendas visibilidade em tempo real do funil de clientes, destacar as melhores práticas para fechar negócios, automatizar processos de vendas e gestão de remuneração.
• Ajuda as equipas de marketing a executar campanhas multicanal, alinhar metas de marketing e vendas e encurtar o ciclo de vendas com campanhas mais direcionadas e efetivas.
• Apoiar as equipas de atendimento ao cliente por meio de registos detalhados relacionados com o cliente, rastrear todos os pontos de contacto com o cliente, recomendações de serviços e acompanhamento automatizado de solicitações específicas. Assim torna possível uma maior personalização da oferta, o que consequentemente promove imenso a retenção de clientes porque sentem que são acarinhados e facilmente compreendido nas suas necessidades.

Recursos humanos: Os sistemas ERP expandidos fornecem ao departamento de recursos humanos ferramentas e métodos para apoiar e reter o maior ativo de uma empresa, o pessoal, ao:

• Proporcionar uma melhor experiência aos profissionais de RH e colaboradores por meio de um sistema centralizado que oferece comunicação bidirecional entre liderança e força de trabalho.
• Automatização de processos de RH, como processamento da folha de pagamento para funcionários ou contratados em diferentes cidades, estados ou países.
• Ter lançamentos contabilísticos em tempo real e acesso aos custos da folha de pagamento em relatórios e gráficos.
• Gestão de folhas de horas e solicitações de folga num único sistema. Colaboração em equipa: as plataformas de ERP aumentam a comunicação e a colaboração em todas as facetas de uma empresa, particularmente importante quando os funcionários não estão reunidos num escritório e devem realizar processos, como fechamentos mensais, remotamente.

As principais funções incluem a capacidade de:

• Conectar funcionários e informações entre departamentos, o que evita falhas de informações e aumenta a partilha de conhecimento;
• Padronização de fluxos de trabalho e processos de negócios em todas as unidades;
• Fornecer melhor gestão de projetos e fluxos de trabalho para grandes empreendimentos que envolvem equipas separadas multidisciplinares.

7. Possíveis contrapartidas de um software ERP

Existem vários desafios que uma empresa deve superar para obter o retorno total de um sistema ERP.

• Custo: duas objeções substancias para a aquisição ou troca de um ERP são a integração inicial e os custos contínuos de licenciamento associados à tecnologia.
• Dependendo do tamanho da empresa, adquirir, implementar e manter um sistema ERP pode ser caro.
• Para sistemas locais, as empresas também devem ter em consideração o suporte de TI e os custos de infraestrutura, como hardware de servidor.
• A empresa pode precisar adquirir serviços ou softwares adicionais à medida que a empresa evolui e as necessidades operacionais expandem.
• Desafios de implementação: demora tempo, dinheiro e recursos para colocar um sistema ERP em funções, mesmo com um plano de implementação completo.
• As empresas devem alocar recursos internos de funcionários para decidir qual sistema ERP comprar. Pode ser um processo aprofundado que envolve vários departamentos como finanças, produção, TI e, potencialmente, diretores comerciais, marketing e RH.
• Para empresas com folhas de cálculo díspares e até pilhas de arquivos em papel, pode haver um longo processo de importação de dados que até exigam a contratação de um especialista em integração.
• Pode haver resistência interna a novos processos e tecnologias, normalmente os colaboradores não são recetivos a mudanças de rotina, mesmo sabendo que podem tirar muitas vantagens.

Entre as principais contrapartidas, a importação de dados incompleta e a resistência dos funcionários, pode tornar o objetivo de alcançar um retorno positivo sobre o investimento (ROI) muito difícil de alcançar a curto prazo.

8. Escolher um software ERP

Decido o investimento, para selecionar o sistema ERP certo para uma empresa é necessário escolher um software que atenda às suas necessidades no momento e que garanta a escalabilidade por muitos anos, para isso é necessário:

• Considerar os requisitos do sistema: porque a empresa precisa de dar este passo. Identificar os impulsionadores do negócio que são cruciais, como melhorar a contabilidade, o atendimento ao cliente e a produção. Considerar as necessidades específicas do setor antes de iniciar a seleção do produto. e averiguar novas necessidades como personalização, acesso de terceiros ou segurança ou conformidade especializada.
• Prioridade na facilidade e rapidez de utilização: nunca descartar a importância de um interface de utilizador rápido e intuitivo. Uma má experiência de utilizador retarda a implementação e cria resistência interna. Com o acesso a casos de estudo, diálogo com outros colegas sobre experiência de utilizador e a experiência própria de vários ERP em licença de demonstração são ótimos indicadores para perceber quais os ERP mais vantajosos para a empresa em questão.
• Pesquisa de fornecedores: comparar lista de módulos, funcionalidades e serviços oferecidos por diferentes fornecedores de ERP. A pesquisa deve incluir uma avaliação técnica da funcionalidade, benefícios do local versus nuvem para a atividade em questão, reputação e experiência do fornecedor no setor, facilidade de importação de dados e integração necessária com qualquer software crítico em função.
• Avaliação do custo: comparar custo total de propriedade de três a cinco anos das entidades na lista de potenciais fornecedores, talvez um sistema tenha custos iniciais de importação e configuração de dados, mas depois de instalado e uma vez em funcionamento, pode ser mais acessível do que os concorrentes, quer em personalização ou nos custos das atualizações obrigatórias. Certificar da capacidade de gerir e realizar a manutenção contínua é crucial para obter o ROI esperado.
• Suporte e formação: é crucial atribuir formação e suporte para obter todos os benefícios de um sistema ERP. Garantir que a formação disponibilizada pelos fornecedores ou parceiros respondem às necessidades da empresa e dos colaboradores é essencial para o máximo proveito o mais rápido possível. Assim como, caso exista um departamento de TI, garantir que este está equipado para dar suporte ao sistema. Caso contrário, poderá ser relevante ponderar o custo de contratação de um prestador de serviços do fornecedor ou parceiro de ERP;
• Expansibilidade: é crucial garantir que o ERP tem capacidade para crescer juntamente com a empresa, caso contrário não justifica o investimento de tempo e dinheiro.

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