Tesouraria
Manual Tesouraria
TESOURARIA
1 – Caixa
2 – Planeamento de Despesas
3 – Contas Bancárias
4 – Tabelas
5 – Pagamentos e Recebimentos
A Gestão comercial está subdividida por módulos que permitem ao utilizador gerir o seu negócio. Neste manual é apresentado o módulo de Tesouraria completo, existindo funções opcionais, consoante o licenciamento adquirido.
1 – Caixa
Na aba Caixas:
Para criar um caixa -> “Novo”, abre a janela “Tabela de Caixas”. Comece por na “Conta SNC” selecionar a conta do caixa do código de contas, e automaticamente a descrição é colocada (No caso de não ter o módulo de contabilidade, através do “símbolo mais”, cria uma conta de caixa no SNC). De seguida enuncie um código a utilizar, um valor mínimo e um máximo que o caixa terá. Selecione a conta do banco onde pode depositar o dinheiro do caixa e o diário a utilizar – “Gravar”
É possível “Editar”, “Apagar” e “Atualizar”, os caixas.
O Octa Gest permite através da função “Previsão” tirar uma listagem dos caixas.
Observando o painel Caixas, ele divide-se por dois quadros, “Caixas” e “Folhas de Caixa“.
Independentemente da alteração das abas Caixas ou Movimentos o Octa Gest apresenta sempre o mesmo painel de Caixas.
No quadro “Caixas” é apresentada a lista dos caixas tenha criado.
No quadro “Folhas de Caixa“, é apresentado as folhas de caixa associadas ao caixa selecionado acima.
Na lateral do painel o Octa Gest apresenta um quadro com dois separadores. Um apresenta os valores atuais do caixa selecionado e outro com os movimentos da folha de caixa.
Na aba Movimentos:
Em movimentos apenas pode “Apagar” ou “Editar” se forem movimentos manuais ou de operações.
Para criar um movimento manual -> “Novo Movimento”
Abre uma janela “Caixa – Movimentos Manuais”. Comece por indicar o diário, a data de movimento e a data do documento (por defeito aparece a data atual), selecione o tipo de movimento a lançar e por fim, enuncie uma descrição e o valor a lançar -> “Gravar”
Os Recibos emitidos na funcionalidade “Recebimentos“, apresentam meios de recebimentos que ficaram pendentes nas operações para posteriormente depositar ou lançar no caixa, consoante o caso.
No caso de um recibo emitido em que o modo de recebimento tenha sido um cheque ou em numerário, esse movimento estará pendente na operação “Depositar” para o poder lançar na folha de caixa. Desta forma, para lançar o depósito na folha de caixa e em simultâneo na contabilidade (apenas pode observar esses movimentos na contabilidade se obtiver o módulo de Contabilidade), selecione o cheque, indique a conta a depositar e a data -> “Depositar”
O valor foi depositado na folha de caixa.
No caso dum recibo emitido, em que o modo de recebimento tenha sido através de uma transferência bancária ou em cartão, esse movimento estará pendente na operação “Lançar Tranfs e Cartões” para o poder lançar na folha de caixa. Desta forma, para lançar esses movimentos, seleccione a Transferência, indique a data -> “Lança”;
Após lançar os depósitos e as transferências, e os movimentos manuais a lançar na folha de caixa, pode observar na lateral os movimentos da folha seleccionada.
Se não houver movimentos a adicionar pode fechar a folha de caixa -> “Fechar Caixa”
No fecho de caixa selecione a data de fecho e confirme os valores -> “Confirmar”
A folha de caixa é fechada e automaticamente um nova folha de caixa é aberta, com o saldo inicial igual ao saldo final da folha anterior.
Através da seleção de uma folha de caixa fechada pode anular o fecho da mesma -> “Anula Fecho Caixa”
No separador dos movimentos em listagens, através da função “Folha de Caixa” pode pré-visualizar ou imprimir uma folha de caixa selecionada. “Documento” permite pré-visulizar ou imprimir um movimento de caixa seleccionado em “Movimentos de folha de caixa”.
2 – Planeamento Despesas
O planeamento de despesas é funcionalidade que permite planear e posteriormente lançar as despesas regulares da empresa como gastos.
Para adicionar um planeamento -> “Novo“
Comece por dar uma descrição, no caso de ter fornecedor aberto pode indicá-lo. Seleccione o caixa ou o banco de onde vai sair a despesa, a periocidade da mesma e o dia do pagamento. De seguida, indique a data de inicio e a data de fim da despesa e o dia do último pagamento, automaticamente o Octa Gest calcula a data do próximo pagamento. O mesmo acontece, ao enunciar com quantos dias de aviso é que pretende ser avisado, o Octa Gest calcula a data de aviso. Por fim, adicione o valor da despesa, caso necessário o modo de pagamento e alguma observação que ache relevante. -> “Gravar”
A função “Editar” e “Apagar”, permite ao seleccionar um planeamento, editá-lo ou apagá-lo. A “Listagem” permite pré-visualizar e imprimir a lista de planeamentos criados.
Ao seleccionar uma despesa que eventualmente tenha planeado e sido confirmada -> “Confirmar”. Irá abrir uma nova janela “Confirmação de Despesa”
Nesta janela, comece por confirmar a data do último pagamento, do próximo, o valor e a descrição, caso alguma coisa altere face aquilo que foi planeado é possível editar. Confirme o movimento de pagamento, ou seja, se foi de caixa ou de banco.
Após isso -> “Confirmar”
Caso seja “Movimento Caixa”, ao confirmar abre uma nova janela “Caixa – Movimentos manuais” (como pode ver na imagem a cima), como explicado no ponto 1 – Caixas, este movimento corresponde ao lançamento manual na folha de caixa. Ao “Gravar” o lançamento da despesa é lançado manualmente na folha de caixa do caixa selecionado no planeamento da despesa.
Caso seja “Movimento Banco”, ao confirmar abre uma nova janela, “Lançar Movimento Bancário”(como pode ver na imagem a cima), como explicado no ponto 3 – Contas Bancárias, este movimento corresponde a um lançamento na conta bancária manualmente através da selecção de uma rubrica bancária. Após isso -> “Gravar”
3 – Contas Bancárias
A primeira tarefa a realizar antes de criar as contas bancárias, é definir em tabelas as agências e rubricas bancárias a utilizar.
Na aba Tabelas:
Na lista de agências bancárias -> “Novo”, adicione as agências bancárias das contas bancárias associadas à empresa.
Na tabela de rubricas bancárias, adicione as rubricas a utilizar nos movimentos bancários. Para adicionar uma rubrica -> “Novo”. Comece por adicionar um código para a rubrica, uma descrição e o sinal (Débito ou Crédito) do movimento da conta bancária -> “Gravar”
Na aba Contas bancárias:
Ao seleccionar a opção “Novo”, abre a janela “Tabela de contas bancárias” para adicionar uma conta bancária.
Comece por selecionar o tipo de conta e o Código de conta (SNC). A descrição é preenchida automaticamente com a descrição da conta SNC selecionada. De seguida o nome da agência (Criada em tabelas), o número de conta e o Iban -> “Gravar”
“Movimentos” é a funcionalidade de Tesouraria que permite consultar os movimentos bancários de uma conta bancária.
Ao selecionar a função abre a janela de “Consulta movimentos bancários”, onde é apresentado os movimentos manuais e os movimentos lançados na contabilidade (esta funcionalidade é apenas possível se tiver o módulo de contabilidade).
Para adicionar um movimento manual -> “Novo”. Comece por selecionar a rubrica bancária e a conta a utilizar. A descrição é automaticamente preenchida consoante a descrição mencionada na rubrica selecionada. De seguida indique o número do documento e o valor a lançar -> “Gravar”
A função “Editar” e “Apagar” permite editar e apagar movimentos bancários manuais. Pode selecionar a ordem a observar os saldos. Em listagem, é possível retirar um extrato de conta com os movimentos bancários apresentados.
Os “Saldos”, é a função que permite consultar os saldos das contas bancárias entre datas.
A “Conciliação” é a função que permite conciliar as contas bancárias. Esta funcionalidade trabalha de igual forma à função do módulo de Contabilidade.
Ao entrar na função “Conciliação Contas” -> “Nova Conta”
Comece por selecionar a conta correspondente do código de contas a conciliar. De seguida dê um número ao extrato, seleccione a data da conciliação a efetuar e o saldo final do extrato a utilizar para conciliar -> “Confirmar
Ao confirmar, abre automaticamente no separador “Conciliação de Conta”.
Neste separador é apresentado todos os movimentos que estão na contabilidade por a conciliar, entre a data que enunciou a cima.
Para conciliar extratos bancários, pode fazê-lo através da importação de um ficheiro do banco ou através dum lançamento manual dos movimentos.
Lançamento Manual:
Nos lançamentos manuais os movimentos são lançados manualmente um a um. Comece por inserir a data e o descritivo do movimento. De seguida o número do documento (não é obrigatório), o valor, e enunciar se o valor se encontra a Débito (D) ou a Crédito (C). Após inserir todos os valores a lançar manualmente -> “Terminar”.
Importação de um ficheiro:
Na importação de um ficheiro comece por selecionar o ficheiro a importar. De seguida verifique se o mesmo se encontra definido nas respetivas colunas necessárias à importação: a data, o descritivo, o número de documento (não é obrigatório), o valor, e se o mesmo está a Débito (D) ou a Crédito (C). Após isso -> “Confirmar”. O documento é importado.
Para conciliar tanto de uma forma como de outra seleccione as duas linhas a conciliar e clíque no ícone “Concilia” e simultaneamente o Octa Gest coloca o “pico” a verde de como aquele movimento está conciliado e assim consecutivamente.
Assim que terminar todas as correspondências e ficarem valores por reconciliar, estes ficarão pendentes na próxima conciliação. Ao “sair”, entra no separador inicial de conciliação, o “Extrato da Conciliação” permite pré-visualizar ou imprimir o extrato da conciliação que acabou de realizar.
Na imagem a baixo é apresentado um extrato de conciliação bancário:
Uma outra forma de conciliar contas é através da “Conciliação automática” ou “Conciliar por valor”.
Conciliação automática
Para utilizar a função de conciliação automática, previamente terá que utilizar uma das funcionalidades de “importar um ficheiro” ou a de “lançamento manual” (explicadas a cima) para inserir os valores.
Após inserir os valores todos a utilizar para a reconciliação -> “conciliação automática”, o Octa Gest automaticamente concilia os valores entres aqueles que apresenta na conta corrente com a aqueles que acabou de inserir.
Conciliar por valor
A conciliação por valor permite conciliar as contas à medida que insere os valores manualmente que são apresentados no extrato que utiliza para a conciliação dos valores apresentados na conta corrente. Desta forma, comece por indicar o valor e se este está a Débito (D) ou a Crédito (C) e Octa Gest automaticamente vai informando dos documentos por conciliar que apresentam esses valores, pelo sinal contrário, uma vez que está a conciliar. Ao selecionar o documento que lhe é dado automaticamente, clique no ícone “OK” e o documento fica conciliado. Repita para todos os valor que tiver a conciliar.
4 – Tabelas
As tabelas de modos de recebimento e modos de pagamento funcionam do mesmo modo. Desta forma para adicionar um modo de pagamento ou de recebimento na tabela -> “Novo”
Na janela selecione o “Tipo” de modos de recebimento ou pagamento a utilizar. A descrição é dada automaticamente, no entanto pode ser alterada. Em caso de existir conta bancária pode enunciá-la na “Conta Banco” -> “Gravar”
5 – Pagamentos e Recebimentos
5.1 – Pagamentos
A primeira tarefa a realizar antes de emitir uma nota de pagamento, é definir em tabelas as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de pagamentos existentes.
Na aba “Tabelas”:
Na aba “Pagamento a Fornecedores”:
Novo: Permite criar Pagamentos, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Pagamento”
Neste separador é emitido o pagamento, comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o fornecedor a executar o pagamento. Ao seleccionar o fornecedor, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do fornecedor. No “Conteúdo”, são apresentadas todas as faturas em dívida ao fornecedor. Na coluna “valor abater”, pode inserir manualmente o valor abater ou através da tecla Insert do teclado inserir manualmente o valor total a abater da fatura selecionada. Ao inserir o valor e clicar no Enter, o valor será apresentado na tabela dos totais.
Após inserir todos os valores a abater -> “Terminar Documento”
Ao terminar o documento abre a janela “Modos de pagamento”, indique o modo de pagamento. Se o modo de pagamento foi realizado pelo valor total, basta selecionar o modo e “Confirma”. Se o modo a pagar foi feito de forma repartida é necessário inserir o valor na linha do modo de pagamento, e posteriormente “Confirma”.
Ao confirmar o modo de pagamento abre a janela que permite pré-visualizar, imprimir ou enviar diretamente por email o documento. Na aba “Modelos” permite a edição do modelo de recibos (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Pagamentos a Fornecedores”
Consultar: Ao selecionar um documento “Emitido” ou “Anulado” permite consultá-lo;
Impressão: Seleciona um documento e ao clicar abre a janela “Pagamentos” para pré-visualizar, imprimir e obter em PDF o documento selecionado;
Autorização Pagamentos: Permite gerir as autorizações dos pagamentos a serem realizados aos fornecedores. Ao clicar no ícone o Octa Gest abre um novo separador “Autorização Pagamentos”
Neste separador é emitido as autorizações para posteriormente serem emitidas as notas de pagamento. Comece por selecionar o ícone “Seleção de documentos”, onde é aberta a janela “Seleção de documentos a pagar” onde irá encontrar as faturas em divida para todos os fornecedores.
Na janela, ao selecionar uma fatura da lista, no quadro ao lado encontra os documentos todos em divida do fornecedor a que pertence o documento selecionado. No grupo “selecionar”, encontra várias formas de selecionar os documentos a pagar. Pode selecionar todas as faturas que se encontram na lista, através do ícone “Seleciona Todos” ou todas do fornecedor do documento selecionado, através do ícone “Todos do fornecedor”. “Seleciona 1 registo”, apenas seleciona o documento indicado. Os documentos selecionados passam a constar no quadro abaixo, passando a estar selecionados para autorização. Após selecionar todos os documentos -> “Aplicar”.
Ao aplicar, os documentos passaram a constar na lista de “Selecionados”, ou seja, pendentes, prontos para serem autorizados ou suspensos. Ao selecionar o ícone “Autorização” é a aberta a janela “Autorização de Pagamentos”.
Na janela consta todos os documentos pendentes que anteriormente foram selecionados para pagamento. Pode selecioná-los todos de uma vez através do ícone “Selecionar Todos” ou selecionar um a um, autorizando ou suspendendo. Se não autorizar, nem suspender o documento irá continuar como pendente na lista de selecionados. Para aplicar as alterações efetuadas -> “Aplicar”. Os documentos serão colocados nas respetivas abas.
Na aba “Autorizadas” encontra os documentos que se encontram autorizados para pagamento, prontos para serem emitidas as respetivas notas de pagamento. Ao selecionar o ícone “Emitir Pagamentos” e aberta a janela “Executar Pagamentos Autorizados”.
Selecione os documentos autorizados, indique a série a utilizar e o modo de pagamento -> “Executa Pagamentos”. É aberta a janela de confirmação. Ao confirmar, o utilizador pode pré-visualizar, imprimir e obter o PDF dos pagamentos emitidos.
Os documentos emitidos podem posteriormente serem consultados no separador “Pagamentos a fornecedores” no estado “Emitidos”.
Relativamente aos pagamentos que se encontrem na aba “Suspensos” podem a qualquer momento serem cancelados, passando a estarem pendentes na lista da aba dos selecionados.
Voltando para o separador “Pagamentos a fornecedor”.
A movimentar:
- Anular: Permite anular uma nota de pagamento já emitida;
- Modo de Pagamento: Permite visualizar ou alterar o modo de pagamento realizado ao fornecedor de uma nota de pagamento “Emitido” selecionado.
- Gerar SEPA: Para gerar o ficheiro SEPA a enviar para o banco, indique as datas dos documentos de pagamento que pretende que constem no ficheiro -> “Procura”. Selecione os documentos -> “Gerar SEPA”. O ficheiro é gerado pelos seus diferentes bancos.
Mapa de Pagamentos: Permite visualizar e imprimir uma listagem de todos os pagamentos emitidos entre datas;
O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os pagamentos diretamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tivermos o módulo de Contabilidade)
A função “Integra” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver Lançamento” observar o lançamento.
5.2 – Recebimentos
A primeira tarefa a executar antes de emitir um recibo é definir nas tabelas a série a utilizar para cada um dos tipos de recibos existentes.
Na aba “Recibos de Clientes”:
Novo: Permite criar Recibos, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Recibo”
Neste separador é emitido o recibo, comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o cliente a fazer o recibo. Ao selecionar o cliente, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação apresentada na criação da ficha do cliente. No “Conteúdo”, são apresentadas todas as faturas em divida desse cliente. Na coluna “valor abater”, pode inserir manualmente o valor abater ou através da tecla Insert do teclado inserir o valor total a abater da fatura selecionada. Ao inserir o valor e clicar no “Enter”, o valor será apresentado na tabela dos totais.
Após inserir todos os valores a abater -> “Terminar Documento”
Ao terminar o documento abre a janela “Modos de pagamento”, indique o modo de pagamento por parte do cliente. Se o modo de pagamento foi realizado pelo valor total, basta selecionar o modo e “Confirma”. Se o valor a receber foi feito de forma repartida é necessário inserir o valor na linha do modo de recebimento, e posteriormente “Confirma”.
Assim que terminar o documento abre a janela “Impressão de Documentos” que permite pré-visualizar, imprimir ou enviar diretamente por email o documento. Na aba “Impressoras” pode selecionar a impressora a imprimir. Na aba “Modelos” permite a edição do modelo de recibos (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Recibos de Clientes”
Consultar: Ao selecionar um documento “Emitido” ou “Anulado” permite consultá-lo;
Impressão: Seleciona um documento e ao clicar abre janela “Impressão de Documentos” para impressão;
Em Movimentar:
- Anular: Permite anular um recibo já emitido;
- Modo Pagamento: Permite visualizar ou alterar o modo de pagamento realizado pelo cliente de um recibo “Emitido” seleccionado.
O “Mapa de Recibos” permite visualizar ou mesmo imprimir uma lista de recibos entre datas.
O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os recibos directamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tiver o módulo de Contabilidade)
A função “Integrar” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver lançamento” observar o lançamento.