O módulo de recursos humanos está subdividido por categorias que permitem ao utilizador gerir, criar e apurar os custos relacionados com o pessoal.

1 – Iniciar Recursos Humanos

2 – Pessoal

3 – Processamento

4 – Opções Diversas:

4.1 – Penhoras

4.2 – Adiantamentos

4.3 – Banco de Horas

4.4 – Ajudas de Custo e Despesas

                         4.5 - Outros Registos

4.6 – Pagamentos

5 – Declarações e Mapas:

5.1 – DMR AT e SS

                         5.2 - Relatório Único

5.3 – Ficheiro do Seguro

6 – Listagens:

6.1 – Ficha Vazia

6.2 – Recibos

6.3 – Movimentos por Abonos/Faltas/Descontos

6.4 – Sindicato

6.5 – Declaração IRS

                         6.6 - Rendimentos

                         6.7 - Registo Pessoal

                         6.8 - Valores IES

7 – Tabelas

 

 

1 – Iniciar Módulo de Recursos Humanos

Antes de iniciar a utilização deste módulo é importante que ao criar uma empresa no Octa Gest, se faça as configurações necessárias.

Após atualizar as tabelas comece por clicar no ícone “Opções” (Livro) -> “Administração” -> “Configurações” -> “Configurações”

É aberta uma nova janela “Configuração da Empresa”, selecione a aba “Contabilidade” -> “Diversos”, indique a periodicidade da numeração dos diários a utilizar, se não definir por defeito será mensal (Esta função é importante caso pretenda integrar os processamentos diretamente na contabilidade). De seguida selecione a Repartição de finanças da empresa e indique o NIF do representante legal e do contabilista certificado. Os restantes campos podem ser preenchidos consoante as necessidades do utilizador, no entanto se adquiriu o módulo de contabilidade terá que preencher toda esta informação.

Na aba dos “Logins Estado”, coloque a pass da empresa do portal das finanças, na aba AT e na aba da SS o NISS e a senha da empresa do portal da segurança social. -> “Gravar”

Para iniciar o módulo, na barra principal RH, em tabelas, selecione o ícone Atualizar. Todas as tabelas comuns relativas aos recursos humanos serão preenchidas para todas as empresas com os dados disponibilizados pela base de dados. No entanto no inicio de todos os anos, deve voltar a utilizar o ícone para atualizar as tabelas que poderão sofrer alterações anuais, como o caso das tabelas de IRS.

 

As restantes tabelas devem ser preenchidas pelo utilizador com informação que ache relevante para a empresa.

Após definir as configurações necessárias ao preenchimento dos ficheiros relativos às obrigações fiscais, passe para as configurações relativas ao processamento salarial da empresa.

Configuração de valores

No módulo RH, selecione o ícone “Configurações” -> “Configuração de valores”.

É aberta uma nova janela “Configuração de valores” que permite ao utilizador definir a informação utilizada por defeito pela empresa relativa ao processamento salarial dos funcionários.

É importante referir que as configurações indicadas na aba “Valores Funcionário” podem ser alteradas na ficha individual dos funcionários, em "Outros Valores".

Na aba “Valores Funcionário”, indique o número de horas semanais praticadas pela a empresa e o respetivo número de dias semanais. Selecione a opção respetiva aos pagamentos do subsídio de Férias e Natal. Em relação ao subsidio de alimentação indique o valor a pagar por dia ou o valor fixo por mês. De seguida indique a modalidade, se é pago junto ao valor a receber que consta no recibo de vencimento ou por um cartão de refeição à parte. Se for pago em cartão indique a entidade do mesmo, criada em “Tabelas“.

Caso a empresa pague diuturnidades indique o valor unitário por diuturnidade. Se houver pagamento de turnos na empresa, indique a percentagem. Selecione a companhia de seguros associada por defeito aos funcionários e o Banco da empresa de onde serão pagos os vencimentos, ambos definidos em “Tabelas“. Por fim, se a empresa pagar trabalho suplementar selecione a modalidade de cálculo e indique os valores ou a percentagem a utilizar.

Na aba “Ajudas de Custo” indique os valores pagos por dia pela empresa relativamente às despesas de deslocação, quilómetros (Km) e caso seja uma empresa de transportes o valor das ajudas de custo aos motoristas.

Na aba “Recibos” indique a forma de pagamento dos vencimentos praticada pela empresa e caso desejar acrescentar um texto informativo ao recibo dos funcionários. Após as configurações -> “Gravar”.

Na aba "IRS Jovem", indique o ano de início de aproveitamento e os respetivos limites.

Movimentos Fixos

No módulo RH, selecione o ícone “Configurações” -> “Movimentos Fixos”.

É aberta uma janela “Configuração de Movimentos Fixos” que permite ao utilizador definir os códigos de abonos e descontos fixos praticados por defeito pela empresa relativa aos processamento salarial dos funcionários. No entanto, como explicado no ponto “Funcionários“, o utilizador ao selecionar um funcionário pode alterar os movimentos fixos apenas do mesmo.

2 – Pessoal

No painel da função “Pessoal”, o Octa Gest apresenta os funcionários por estado: “Ativos”, “Inativos” (Demitidos) e “Todos”.

Nas Opções

• Novo: Esta função permite adicionar os funcionários através do preenchimento da sua ficha;

Comece por preencher os dados fiscais do funcionário, indicando o NIF, o NISS, e o número do documento de identificação do funcionário. Selecione o tipo de sujeito, o tipo de funcionário e o número de dependentes, a taxa contributiva e a residência fiscal.

Na aba “Morada” indique a morada e o contacto do funcionário.

Na aba “Remuneração” selecione a data de admissão do funcionário, a data de início de contrato e se for a termo, a data de fim. No campo do vencimento indique o salário base do funcionário e no caso de ter diuturnidades, o número das mesmas. No campo da profissão pode selecionar uma profissão já existente adicionada em “Tabelas da Empresa“, criar uma no momento. Nos restantes campos, selecione a opção que criou anteriormente em “Tabelas“.

Na aba "Pagamento", selecione o banco através do qual irá efetuar o pagamento, este pode ser criado em "Tabelas da empresa" > "Entidades", pode também indicar o IBAN  e BicSwift do funcionário, bem como o IBAN e BicSwift do cartão de refeição, se for o caso.

Na aba “RU” selecione a informação relativa ao preenchimento do relatório único.

Na aba “Outros Valores” estará preenchida com os dados que o utilizador indicou em “Configuração de Valores“, relativos à empresa, no entanto, pode alterar essas configurações especificamente para o funcionário em questão neste campo.

Na aba "Opcionais" poderá indicar dados como o telemóvel da empresa ou o horário de trabalho, que deverá ser criado em  "Tabelas" > "Horários". Poderá também preencher os dados relativos à medicina no trabalho e carta de condução.

A aba “Observações” permite ao utilizador inserir observações/notas relativas ao funcionário. Estas observações irão constar na Listagem "Registo pessoal".

• Editar: Esta função permite editar a ficha do funcionário que estiver selecionado;
• Apagar: Permite apagar um funcionário selecionado, que não tenha movimentos processados associados.

Em Seg. Social:

• Comunicar Vínculo: Esta opção estará preenchida com os dados preenchidos na "ficha do funcionário", e permite a submissão direta à SS e FCT.
• Cessar Vínculo: Permite comunicar diretamente à SS e FCT a cessação do vínculo contratual.
• Período de Rendimento: Permite ao utilizador comunicar à SS as alterações efetuadas nos salários base, diuturnidades e subsídio de alimentação no período mensal indicado.

Em Movimentos:

• Movimentos Fixos: Ao selecionar um funcionário, esta função permite consultar os movimentos fixos definidos em “Configuração – movimentos fixos” usados pela empresa. No entanto pode adicionar outros abonos e descontos que sejam fixos, ou seja de carácter regular apenas do funcionário selecionado para serem posteriormente processados.

• Movimentos Planeados: Esta função permite inserir e consultar os movimentos planeados de um funcionário selecionado, para que sejam posteriormente processados.

• Demissão: Com um funcionário selecionado, esta função permite calcular, para efeitos da demissão, a compensação a receber pelo mesmo, se for caso disso. O valor calculado é meramente indicativo. Desta forma, na coluna dos valores a pagar pode indicar os valores a pagar para os abonos indicados que não estejam de acordo com os seus cálculos. Na coluna “código de abono” selecione os códigos de abono para os valores serem processados no processamento do mês. Ao gravar os movimentos irão aparecer automaticamente no processamento indicado do mês da demissão.

Em Outras Operações:

• Cadastro: Ao selecionar um funcionário, esta função permite consultar e inserir notas relativas ao cadastro do funcionários.

• Mapa de Férias: Esta opção permite visualizar, num calendário anual detalhado por meses e dias da semana, os períodos de férias dos funcionários, com filtros por empresa, estabelecimento e colaborador. A funcionalidade permite selecionar e registar férias diretamente no calendário, definir critérios como dias úteis, e acompanhar em tempo real o resumo de férias (ano anterior e corrente, dias gozados, pagos e saldo), incluindo opções de impressão e gestão dos registos.

• Simulação Funcionário: Permite ao utilizador criar diferentes simulações de vencimentos entre datas num mês e posteriormente aplicar a alteração no funcionário a simular. Os códigos de abonos e descontos que adiciona aos movimentos fixos já enunciados na simulação não serão aplicados aquando da utilização da função “Aplica funcionário” ou quando fechar a simulação. É importante também referir que o utilizador a partir de uma simulação de um funcionário já existente pode adicionar um novo funcionário à empresa.

• Simulação Novo: Permite ao utilizador criar diferentes simulações de vencimentos entre datas num mês e posteriormente admitir o novo funcionário a partir da simulação efetuada. Esta função é utilizada para possíveis funcionários que ainda não façam parte da empresa.

• Alterações: Permite ao utilizador alterar simultaneamente vários campos relativos ao vencimento dos funcionários ativos da empresa. Ao selecionar o ícone é aberta a aba “Alterações”

Na aba “Alterações”, pode encontrar um conjunto de funções relativas ao aumento de vencimentos. Para alterar valores de forma automática a todos os funcionários, selecione o ícone “Alterar Valores”, filtre por estabelecimento, departamento, secção, categoria e centro de custo, se for caso disso. De seguida, aumento em % ou em valor os respetivos campos em cima, como o ordenado, o subs. alimentação e as diuturnidades. Após isso, “Confirmar”.

Ao confirmar na aba pode visualizar o salário antes do aumento e o novo salário, no entanto pode alterar manualmente o salário na coluna “Novo Salário”. A função “Guardar Alterações” permite ao utilizador guardar as alterações num ficheiro antes de a aplicar. “Importar alterações” permite importar o ficheiro anteriormente exportado relativo ás alterações.

A função “Aplicar” permite ao utilizador aplicar as alterações enunciadas diretamente no cadastro e na ficha do funcionário.

A função “Previsão Custos” permite ao utilizador prever os custos de forma mensal ou anual a ter com a aplicação das alterações realizadas em valor total. Ao clicar no ícone -> “Calcular”. Pode imprimir a previsão através do ícone “Imprimir”.

Os “Outros Campos” permite ao utilizador aplicar alterações noutros campos relativos a campos definidos pela empresa diretamente na ficha dos funcionários.

• Previsão de Custos: Permite ao utilizador calcular e posteriormente imprimir uma previsão de custos relativos aos funcionários.

Em consultas:

• Recibos: Ao selecionar um funcionário, esta função permite consultar os recibos desse funcionário e ao selecionar um recibo imprimi-lo.

• Histórico: Ao selecionar um funcionário, permite obter o histórico anual de valores processados do funcionário.

• Log RGPD: Permite ao utilizador visualizar o registo de acessos aos dados do funcionário selecionado.

Em Impressão:

• Previsão: Permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir a lista de funcionários do “Estado” em que se encontre.

• Ficha Funcionário: Permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir a ficha dos funcionários preenchida com os dados inseridos no Octa Gest.

• Ficha Vazia: Esta função permite imprimir uma ficha em branco para que seja preenchida manualmente pelo funcionário com os seus dados.

• Registo Presença: Esta função permite imprimir uma folha mensal ou semanal com os horários dos funcionários já pré-definidos para assinarem as presenças, ou para registarem a hora de entrada e de saída de forma diária.

• Absentismo: O mapa de absentismo permite fazer a percentagem de tempo de faltas de uma funcionário. Esta listagem permite analisar o número de horas de trabalho de uma trabalhador e as respetivas horas de falta do mesmo para um determinado período de tempo.

3 – Processamento

Processamento:

• Novo: Esta função permite adicionar (Abrir) um processamento.

• Editar: Apenas pode editar o processamento que se encontre aberto.
• Apagar: Permite apagar um processamento que ainda não tenha sido processado.

• Encerrar: Permite ao utilizador encerrar um processamento já processado de forma manual. O processamento é encerrado de forma automática ao calcular os ficheiros das declarações fiscais. É importante referir que sempre que proceda a um encerramento, de forma manual ou automática o Octa Gest procede automaticamente à integração na contabilidade dos movimentos processados.
• Reabrir: Permite reabrir um processamento que se encontre encerrado.

Processar:

• Funcionário: Efetua o processamento apenas do funcionário selecionado. Pode ver o processamento na aba “movimentos feitos”.

• Anula funcionário: É a função que anula o processamento do funcionário selecionado.

• Processa Todos: Processa todos os funcionários do processamento aberto. Na aba “movimentos feitos”, ao selecionar um funcionário do processamento pode consultar os movimentos processados.
• Anula todos: Anula o processamento de todos os funcionários do processamento aberto.

Movimentos:

• Movimentos Fixos: Ao selecionar a função é aberta uma janela “Lista de movimentos fixos”, onde o utilizador pode consultar, adicionar, editar ou apagar abonos e descontos fixos do funcionário selecionado.

• Movimentos Planeados: Ao selecionar a função é aberto uma janela -> “Lista de movimentos planeados”, onde o utilizador pode consultar, adicionar, editar ou apagar abonos, faltas e descontos planeados do funcionário selecionado.

• Movimentos Mensais: No processamento aberto ao selecionar o ícone é aberta uma janela -> “Lista de movimentos mensais”, onde o utilizador pode consultar, adicionar, editar ou apagar abonos, faltas e descontos relativos ao mês em questão. Estes movimentos podem ser considerados como movimentos adicionais.

• Retroativos: Esta opção abre a "Lista de Retroativos" do mês do processamento que estiver aberto, permitindo calcular diferenças salariais referentes a períodos já processados. O utilizador deve selecionar os funcionários, os abonos a considerar e os períodos de processamento. O sistema calcula automaticamente os valores em falta ou a corrigir. Os retroativos gerados ficam disponíveis para consulta e edição na lista do mês.

• Demissão: Como indicado acima, em “Pessoal“, ao selecionar o funcionário pode através da função demissão calcular o valor a pagar de indemnização, se for caso, e todos os proporcionais a que o funcionário tem direito. Os valores calculados são meramente indicativos e não vinculativos, podendo sempre serem alterados, na coluna “Valor a pagar”.

Consulta:

• Ficha Funcionário: Permite efetuar a consulta da ficha do funcionário selecionado criada em "Pessoal" diretamente no processamento.
• Histórico Funcionário: Esta função permite consultar o histórico anual por mês de um funcionário indicado

• Histórico Global: Esta função permite consultar o histórico global anual da empresa por mês de todos os funcionários.

Listagens:

• Recibos: Esta função permite ao utilizador emitir os recibos para posteriormente enviá-los e/ou imprimi-los.

• Listagem: Permite pré-visualizar e imprimir a listagem de processamento de um ano e mês selecionado.

• Doc. Integração: Esta função permite pré-visualizar e imprimir o documento de contabilidade relativo à integração de um processamento encerrado selecionado. Esta função só está disponível para processamentos encerrados.

4 – Opções Diversas

4.1 – Penhoras

“Penhoras” é a função que permite ao utilizador gerir os descontos judiciais associados a um funcionário.

Através da função “Novo” é aberta a janela “Tabela de Penhora”. Comece por indicar um código e uma descrição à penhora. Selecione o funcionário e o respetivo código de desconto, criado em “Tabelas“. Preencha os restantes dados relativos à penhora. O campo de “Valor Acumulado” e de “Saldo Atual” são campos estáticos, o primeiro permite ver o valor que vai sendo descontado à medida dos processamentos e segundo o que falta descontar. Se não preencher o campo do “Valor Mensal”, a penhora vai ser descontada com base na diferença do valor de vencimento e o valor impenhorável. Ao “Confirmar” a penhora é adicionada à lista.

A função “Histórico”, permite ao selecionar uma penhora da lista, ver os processamentos salariais e consultar os recibos em que a penhora foi descontada.

4.2 – Adiantamentos

“Adiantamentos” é a função que permite ao utilizador gerir os adiantamentos efetuados aos funcionários.

Através da função “Novo” é aberta a janela “Tabela de Adiantamento”. Comece por indicar um código e uma descrição ao adiantamento. Selecione o funcionário e o respetivo código de desconto, criado em “Tabelas“. Preencha os restantes dados relativos ao adiantamento. O campo de “Valor Acumulado” e de “Saldo Atual” são campos estáticos, o primeiro permite ver o valor que vai sendo descontado á medida dos processamentos e segundo o que falta descontar. Se não preencher o campo do “Valor Mensal”, o adiantamento vai sendo descontado com base na diferença do valor de vencimento e o valor mínimo a receber. Ao “Confirmar” o adiantamento é adicionado à lista.

A função “Histórico”, permite ao selecionar um adiantamento da lista, ver os processamentos salariais e consultar os recibos em que o adiantamento foi descontado.

4.3 – Banco de Horas

A função do “Banco de Horas” permite ao utilizador gerir as horas extras efetuados pelos funcionários.

Para efetuar um movimento de acréscimo de horas, selecione o ícone “Adicionar”. É aberta a janela para adicionar horas. Comece por selecionar o funcionário, indique o fundamento do acréscimo, a data e número de horas efetuadas nesse dia. Por fim, selecione em que dias foram realizadas as horas extras. Ao confirmar o registo é adicionado na lista do banco de horas.

Para efetuar um movimento de desconto de horas, selecione o ícone “Descontar”. É aberta a janela para descontar horas. Comece por selecionar o funcionário, indique o fundamento do desconto, a data e número de horas a descontar nesse dia. Por fim, selecione em que dias foram descontadas essas horas extras. Ao confirmar o registo é adicionado na lista do banco de horas.

A função “Pagamento” permite proceder ao pagamento das horas extras. Comece por selecionar o funcionário, o fundamento do pagamento e a data. Ao selecionar o funcionário é indicado as horas disponíveis do funcionário selecionado. Em movimentos mensais, indique as horas a pagar correspondente a cada um dos códigos de abono para os mesmos sejam automaticamente adicionados como movimentos mensais no processamento salarial.

A função “Editar” permite ao utilizador editar um movimento selecionado da lista do banco de horas.

A função “Consulta” permite ao utilizador consultar todos os movimentos por funcionário e as respetivas horas atuais do banco de horas.

Em “Listagem” permite ao utilizado, pré-visualizar e imprimir uma listagem do banco de horas por funcionário até à data que indicar.

4.4 – Ajudas de Custo e Despesas

A função “Ajudas Custo e Despesas” permite ao utilizador gerir os despesas efetuadas pelos funcionários. Ao selecionar o ícone é aberta a aba “Ajudas Custo e Despesas”.

Na aba Ajudas de Custo, encontra a lista de ajudas de custo associadas aos respetivos funcionários. Para adicionar um registo de ajudas de custo -> “Novo”

Na janela, indique as datas a que dizem respeito o registo da ajuda de custo a efetuar. De seguida, selecione o funcionário e dê uma descrição ao registo. O código de abono é utilizado se pretender que a ajuda de custo seja refletida no processamento salarial do funcionário (Caso indique o código de abono e não indique o valor dia o Octa Gest, para efeitos de processamento salarial irá multiplicar o número de dias selecionado e o valor dia que indicou nas configurações). Selecione a obra a que diz respeito a ajuda de custo, caso seja por essa razão que originou o pagamento de ajuda de custos ao funcionário. Por fim, indique o valor por dia a pagar referente à ajuda de custo.

Em listagem pode pré-visualizar e imprimir a lista de ajudas de custo e despesas entre datas para todos os funcionários ou para o funcionário indicado.

Ao selecionar o ícone “Pagamentos”, é aberta a janela “Pagamento de Ajudas de Custo e Despesa”. Selecione as despesas a efetuar o pagamento. Pode selecionar por funcionário e por tipo de pagamento a fazer. Ao confirmar os registos a pagar é aberta a janela “Novo Pagamento”.

Comece por confirmar o diário, a data e selecione o tipo de método de pagamento a utilizar. Dê uma descrição ao pagamento. Caso o método escolhido seja por relacionado com o banco indique a conta do SNC do banco, caso seja em numerário a conta do caixa. Por fim selecione se pretende fazer o movimento do pagamento diretamente na contabilidade. A check box “Respeita ficha do funcionário” permite no momento da integração do pagamento o Octa Gest separar os pagamentos feitos aos funcionários e aos órgãos sociais nas respetivas contas.

Ao confirmar o pagamento é adicionado à lista com o número de pagamento associado.

4.5 - Outros Registos

A opção Outros Registos no módulo de RH permite registar informações complementares dos colaboradores que não se enquadram nas categorias principais.
Nesta área, é possível adicionar registos como consultas de medicina do trabalho, formações ou qualificações, organizados por separadores.

Cada registo inclui dados como código e nome do colaborador, data da ocorrência, descrição, entidade associada e data da próxima ocorrência.
Permite acompanhar eventos relevantes ao longo do tempo, como avaliações médicas ou ações de formação.

Inclui funcionalidades de criação, edição, eliminação e atualização de registos.

Facilita o controlo de prazos e obrigações legais, especialmente na medicina do trabalho, contribuindo para manter um histórico organizado e centralizado de informações adicionais dos colaboradores.

4.6 – Pagamentos

A função “Pagamentos” permite ao utilizador gerir os pagamentos aos funcionários. Ao selecionar o ícone é aberta a aba “Pagamentos a Funcionários”.

Na lista encontra todos os pagamentos efetuados aos funcionários. Para proceder ao pagamento de salários, comece por selecionar o ícone “Salários”.

O utilizador pode através da função “Selecionar todos” selecionar todos os recibos que se encontrem por pagar ou selecionar os recibos apenas que quer pagar utilizando o mesmo método de pagamento.

Ao selecionar os recibos a pagar, clique no ícone “Fazer Pagamento”. É aberta a janela “Novo Pagamento”, comece por confirmar o diário, a data e selecione o tipo de método de pagamento a utilizar. Dê uma descrição ao pagamento. Caso o método escolhido seja por relacionado com o banco indique a conta do SNC do banco, caso seja em numerário a conta do caixa. Por fim, selecione se pretende fazer o movimento do pagamento diretamente na contabilidade. A check box “Respeita ficha do funcionário” permite no momento da integração do pagamento, o Octa Gest separar os pagamentos feitos aos funcionários e aos órgãos sociais nas respetivas contas.

Ao confirmar é aberto o quadro “Listagem do documento” de modo a imprimir ou pré-visualizar o documento do pagamento. Este documento também pode ser encontrado na aba “Pagos”.

Na aba “Pagos” pode gerar o ficheiro SEPA de um determinado mês para enviar ao banco. No ficheiro só estão incluídos os valores dos recibos que anteriormente indicou que foram pagos por transferência bancária. O ficheiro é gerado por mês, ao selecionar um recibo do mês a exportar selecione o ícone “Gerar SEPA”.

Para proceder ao pagamento de Despesas aos funcionários -> “Despesas”.

É aberta a janela “Pagamento de Ajudas de Custo e Despesa”. Selecione as despesas a efetuar o pagamento. Pode selecionar por funcionário e por tipo de pagamento a fazer. Ao confirmar os registos a pagar é aberta a janela “Novo Pagamento”.

Comece por confirmar o diário, a data e selecione o tipo de método de pagamento a utilizar. Dê uma descrição ao pagamento. Caso o método escolhido seja por relacionado com o banco indique a conta do SNC do banco, caso seja em numerário a conta do caixa. Por fim selecione se pretende fazer o movimento do pagamento diretamente na contabilidade. A check box “Respeita ficha do funcionário” permite no momento da integração do pagamento o octa gest separar os pagamentos feitos aos funcionários e aos órgãos sociais nas respetivas contas.

Ao confirmar o pagamento da despesa é adicionado à lista de pagamentos a funcionários.

Em “Mapa de Pagamentos” pode pré-visualizar e imprimir a lista de pagamentos emitidos aos funcionários entre datas.

5 – Declarações e Mapas

5.1 – DMR AT e SS

A função DMR AT e SS permite ao utilizador calcular simultaneamente ambas as declarações de remunerações. Ao selecionar o ícone é aberto o quadro “Declarações DMR AT e SS”

Os meses vão aparecendo na janela das declarações à medida que os processamentos são abertos. Após processar os salários de um determinado mês, passe para o cálculo das declarações fiscais.

Assim que calcular as declarações do mês, o processamento será encerrado e automaticamente integrado na contabilidade caso tenha o módulo de contabilidade. Na aba “DMR AT” pode consultar os valores a integrar no ficheiro a enviar à Autoridade Tributária e na aba “DMR SS” os valores do ficheiro a enviar à segurança social.

5.2 - Relatório Único

O Relatório Único no Octa Gest ERP é a funcionalidade que permite preparar e cumprir a entrega anual desta obrigação legal. O Relatório Único consiste num conjunto de anexos que agregam informação detalhada sobre a empresa e os seus trabalhadores durante o ano civil, incluindo dados como a identificação da entidade, estabelecimentos, colaboradores ao serviço, tipos de contrato, remunerações, horários de trabalho e outros elementos relevantes para as autoridades competentes. Esta informação pode também ser indicada na ficha do funcionário.

Através desta aba, o utilizador pode definir o ano e a entidade a reportar, preencher e consultar os diferentes anexos (A e B), visualizar os estabelecimentos e os respetivos trabalhadores, bem como editar informação detalhada de cada colaborador, abrangendo dados pessoais, contratuais e profissionais. Adicionalmente, é possível exportar o ficheiro em formato XML, facilitando a submissão nas plataformas oficiais e garantindo uma gestão mais organizada e eficiente de todo o processo.

5.3 – Ficheiro do Seguro

Ao selecionar o ícone “Ficheiro Seguro” é aberto a janela “Ficheiro para Seguro”. Comece por confirmar o mês e o ano, sendo que o Octa Gest apresenta o mês do último ficheiro de segurança social calculado. Se pretender excluir as ajudas de custo do ficheiro coloque um pico na check-box. Por fim, calcule o ficheiro -> “Calcular”.

São calculados ficheiros por companhias de seguro. O utilizador pode consultar o ficheiro através da função “Ver Ficheiro”.

O utilizador pode guardar o ficheiro através da função “Salvar Ficheiro” e posteriormente enviar à seguradora, ou diretamente enviar o ficheiro via email à seguradora.

6 – Listagens

6.1 – Ficha Vazia

Esta função permite imprimir uma ficha em branco para que seja preenchida pelo funcionário com os seus dados.

6.2 – Recibos

Esta função permite ao utilizador emitir os recibos dos funcionário já processados para posteriormente enviá-los e/ou imprimi-los. Pode também encontrar esta função em “Processamento”

6.3 – Movimentos por Tabela (Abonos/Faltas/Descontos)

A listagem dos movimentos por Abono, Falta e Desconto permite ao utilizador entre meses pré-visualizar e imprimir a lista dos movimentos por código. Pode filtrar o que quer visualizar na listagem.

6.4 – Sindicato

A listagem dos sindicatos permite entre meses pré-visualizar e imprimir a lista dos descontos realizados para os sindicatos a que os funcionários estão associados.

6.5 – Declaração IRS

A declaração de IRS permite ao utilizador pré-visualizar, imprimir ou enviar diretamente a declaração de rendimentos e deduções aos funcionários relativamente ao ano anterior.

6.6 - Rendimentos

A listagem de rendimentos permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir a lista de rendimentos em determinado período indicado.

6.7 - Registo Pessoal

Permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir, dados pessoais dos colaboradores, como os dados dos "Registos Diversos", as alterações no vencimento, os dias de férias gozados e as faltas.

6.8 - Valores IES

A opção Valores IES, permite apurar e consultar automaticamente os dados necessários para o preenchimento da mesma. Esta funcionalidade reúne informação estatística relacionada com os recursos humanos da empresa, como o número médio de pessoas ao serviço, trabalhadores remunerados e não remunerados, distribuição por tipo de horário (tempo completo e parcial) e por sexo, bem como o número de horas trabalhadas. Através desta opção, o utilizador pode selecionar o ano a reportar e visualizar os valores calculados com base nos dados registados no sistema, garantindo maior rigor e consistência na informação a declarar. Adicionalmente, é possível visualizar ou imprimir estes dados, facilitando o preenchimento e validação da IES junto das entidades oficiais.

7 – Tabelas

Descontos

Na tabela de descontos adicione, edite e apague diferentes tipos de descontos a utilizar para efeitos de processamento salarial.

Abonos

A tabela de abonos permite adicionar, editar e apagar códigos de abonos. Ao seleccionar o ícone “Novo” é aberta a janela para adicionar um abono. Comece por dar um código e seleccionar o tipo de abono a criar, dê uma descrição à sua escolha. No campo do IRS seleccione a opção relativa ao abono, o mesmo para o campo da Segurança Social. De seguida seleccione a unidade do abono e se for o caso a percentagem de incidência. Para cada um dos tipos de abono seleccionado, são disponibilizadas as ckeck box de incidência relacionadas. Por fim, seleccione os códigos correspondentes ao abono para efeitos das declarações fiscais (DMR e Seg Social).

Faltas

Na tabela de falta pode adicionar, editar e apagar código de faltas. Para adicionar uma falta, comece por dar um código à falta , seleccionar o tipo de falta e dar uma descrição à sua escolha. Para seleccionar os abonos afectar a uma falta, seleccione a falta já criada e seleccione o ícone “Selecção Abonos” e seleccione os abonos.

Lay off

Na tabela de Lay off pode adicionar, editar e apagar os diferentes lay-off que a empresa pode ter. Para adicionar um lay off -> “Novo”. Comece por selecionar o tipo de lay off. Dê uma descrição e indique a data de inicio e de fim. Selecione o código de abono e falta a aplicar relacionados com o lay off. Relembro que os abonos e faltas são criados na tabela de abonos e faltas. De seguida, selecione ou indique a forma do lay off a aplicar ao funcionários, se por redução do horário de trabalho ou por suspensão do contrato de trabalho. Por fim, selecione o motivo das horas não trabalhadas e não remuneradas. -> “Confirmar”

Na lista de lay off ao selecionar um lay off, passe à seleção de funcionários a aplicar o lay off. Ao selecionar o ícone “Seleção de Funcionários” é aberto o quadro de seleção de funcionários, selecione os funcionários e selecione “Selecionados” -> “Aplicar”.

Ao aplicar, quando for processar os vencimentos dos funcionários referente ao mês do lay off o octagest irá proceder automaticamente ao mesmo com base na informação indicada na tabela de lay off definida para os funcionários abrangidos pelo regime de lay off.

Retenção IRS

Na tabela de retenção de IRS, o utilizador ter a possibilidade de consultar os diferentes escalões e as respetivas taxas aplicadas. Os ícones em “Seleção” permitem selecionar o local dos rendimentos. Para adicionar uma nova tabela de retenção utilize a aba “Tabelas”, para adicionar manualmente um novo escalão e taxa utilize a aba “Taxas”.

Estabelecimentos

A tabela de Estabelecimentos apresenta uma lista onde pode adicionar, editar ou apagar os diferentes estabelecimentos que a empresa possa ter. Para adicionar um estabelecimento “Novo”, na aba “Dados Gerais” comece por dar um código ao estabelecimento e uma descrição e preencha os restantes dado caso pretenda. Na aba “Outras Informações” indique o feriado local do estabelecimento para caso seja em dia útil posteriormente ser desconto para efeito de cálculo de dias úteis do mês em causa.

A função “Previsão” permite imprimir ou pré-visualizar a lista de estabelecimentos.

Centros de Custo

Na Tabela de Centros de Custo, pode adicionar, editar ou apagar códigos de centro de custos. A função “Reflexões” permite adicionar a um centro de custo reflexão noutro centro de custo.

Tabelas da Empresa

Em tabelas da empresa pode encontrar as tabelas que relativas a cada uma das empresas, não se tratando de tabelas comuns.

Na tabela da Empresa pode criar, editar e apagar tabelas relativas à empresa, desde dos Departamentos, Secções e profissões.

Na tabela de entidades pode criar, editar e apagar entidades relativas à empresa, nomeadamente o banco da empresa, a companhia de seguros e entidades relativas a abonos e descontos.

Relativamente a tabela de entidade de desconto/abono permite ao utilizador ao adicionar um movimento de desconto ao funcionário associar lhe a respetiva entidade. Ao indicar a conta de SNC, ao finalizar um processamento em que tenha um desconto de entidade a conta a integrar na contabilidade fica definida.

Tabelas Genéricas

Nas tabelas gerais pode encontrar um conjunto de tabelas comuns disponibilizadas pelo Octa Gest. No conjunto gerais pode encontrar tabelas relativas à empresa.

No conjunto da AT pode encontrar tabelas relativas à autoridade tributária.

No conjunto da Seg. Social pode encontrar tabelas relacionadas com a segurança social, nomeadamente as taxas contributivas e os códigos a ir no ficheiro a submeter à segurança social.

No conjunto do RU pode encontrar tabelas relacionadas com o relatório único, nomeadamente as taxas contributivas e os códigos a ir no ficheiro a submeter à segurança social.

Feriados

A lista de feriados permite ao utilizador todos os anos calcular automaticamente os feriados nacionais. Pode adicionar feriados municipais manualmente e se for caso disso posteriormente serem calculados automaticamente para os anos seguintes. O feriado de carnaval é um feriado opcional.

Horários

A Tabela de Horários permite ao utilizador criar os horários utilizados pela empresa para na impressão da folha de ponto o horário vir preenchido.

Atualizar

A função atualizar permite ao utilizador atualizar as tabelas comuns disponibilizadas pelo Octa Gest.