Fornecedores
Manual Fornecedores
FORNECEDORES
1 – Manutenção:
1.1 – Criação de Tabelas
1.2 – Fornecedores
2 – Documentos:
2.1 – Faturas de Compra
2.2 – Acertos
2.3 – Pagamentos
3 – Movimentação de Mercadorias:
3.1 – Transporte
4 – Encomendas
A Gestão comercial está subdividido por módulos que permitem ao utilizador gerir o seu negócio. Neste manual é apresentado o módulo de Fornecedores completo, existindo funções opcionais, consoante o licenciamento adquirido.
1 – Manutenção
1.1 – Criação de Tabelas
A primeira tarefa a executar para poder criar Fornecedores é definir nas tabelas apresentadas em baixo toda a informação necessária para o preenchimento da ficha de cada um dos fornecedores.
No menu inicial ir à aba “Fornecedores” -> “Fornecedores” -> “Tabelas”:
- Condições de pagamento: Permite criar, editar, apagar e imprimir as diferentes condições de pagamento a utilizar em cada fornecedor;
- Zonas: Permite criar zonas e sub-zonas de modo identificar e definir os diferentes fornecedores por zonas;
- Actividades: Permite criar as diferentes actividades dos diferentes fornecedores;
- Grupos: Permite definir grupos e sub-grupos de diferentes fornecedores;
- Expedição: Permite definir as diferentes formas de expedição existentes;
- Descontos: Permite definir os diferentes descontos a obter de cada fornecedor;
- Prefixos: Permite criar os diferentes prefixos a utilizar;
- Moedas e câmbios: Permite definir a moeda e o câmbio a utilizar nos documentos de compras a fornecedores.
1.2 – Fornecedores
Este separador apresenta diferentes funcionalidades no separador inicial de “Fornecedores”
Nas Opções:
- Novo: Esta função permite adicionar os fornecedores através do preenchimento da sua ficha;
Preencha as abas com os dados que achar relevantes. Se o fornecedor que estiver criar seja para aplicar a autofacturação, indique a série (criada em tabelas -> Séries de documentos) a ser utilizada. Após o preenchimento de toda a informação relevante – “Gravar”
Ao colocar um “visto”, em “Dados Pessoais”, o Octa Gest permite, após gravar a ficha do fornecedor, imprimir/emitir o consentimento por parte do titular dos dados, de modo a garantir ao fornecedor que os dados que acabou de fornecer estão seguros. A declaração de consentimento é criada na categoria “Utilitários”.
- Editar: Esta função permite editar a ficha do fornecedor;
- Apagar: Permite apagar um fornecedor que não tenha movimentos;
- Campos Extra: Permite inserir campos extra à informação de cada fornecedor;
- Movimentos: Para aceder a função de movimentos é necessário ter o módulo de Contabilidade. Esta função permite observar os movimentos contabilísticos;
Procura: Permite procurar em toda a lista de fornecedores. Esta função pode ser acedida através do atalho CRTL+F.
Em consultas:
- Movimentos: Ao selecionar um fornecedor, esta função permite obter os movimentos na conta corrente desse fornecedor;
- Em dívida: Ao selecionar um fornecedor, esta função permite obter os movimentos que se encontrem em dívida a esse fornecedor;
- Artigos: Ao selecionar um fornecedor, esta função permite obter os movimentos de artigos adquiridos ou devolvidos a esse fornecedor;
Listagem: Várias funções que permitem retirar uma variedade de listagens relacionadas com os fornecedores.
Em RGPD:
- Log RGPD: Permite visualizar o registo de acessos aos dados de um fornecedor.
- Consentimento: Após a criação de uma ficha de fornecedor, permite emitir um consentimento por parte do titular dos dados, na criação da ficha de fornecedor (Como explicado a cima)
2 – Documentos
2.1 – Faturas Compras
A primeira tarefa a realizar antes de criar uma fatura de compra, é definir em tabelas as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de fatura existente.
Na aba “Tabelas”:
No caso de ter de realizar faturas de autofacturação, crie uma série para cada um dos fornecedores a emitir essas faturas, indicando na tabela de séries que as mesmas são de autofacturação.
Na aba “Faturas Compra”:
Nas Opções:
- Novo: Permite criar documentos de compras, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Novo Doc. Compra”;
Comece por indicar o tipo de série a utilizar e o fornecedor da fatura. Ao selecionar o fornecedor, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do fornecedor. No “Conteúdo”, selecione o artigo ou serviço, a quantidade e o preço da compra. No caso de ser uma fatura de autofacturação, ao indicar a série, os dados dos fornecedores associados a essa série são automaticamente preenchidos.
Se o utilizador pretender fazer uma fatura de adiantamento, indique uma série de um documento fatura-recibo e selecione o ícone “Adiantamento”. É aberta uma janela comece por confirmar se o código de artigo é de adiantamento, indique o valor incidente e o código de Iva -> “Confirmar”
Após inserir o conteúdo da fatura -> “Terminar documento”
Ao terminar o documento abre janela “Terminar Compra” que permite validar o documento inserido e “Confirmar”. Ao confirmar volta para o separador inicial “Documento de compras a Fornecedores”
No separador inicial, o Octa Gest apresenta uma organização simplificada e objetiva na consulta de faturas de compra, separando-as pelo seu estado: “Em execução”, “Concluídas”, “Anulados”, “Todos” e “Auto-Faturação”, no quadro “Doc´s Compra”.
A “Auto-faturação” é um sistema de faturação em que o cliente se substitui aos seus fornecedores, ou seja, o cliente é que passa a fatura pelo seu fornecedor. Para emitir uma fatura de autofacturação, como explicado acima, o sistema de criação é igual ao de uma fatura de compra, no entanto é importante configurar as séries e o fornecedor previamente antes da emitir a fatura de autofacturação. Após emitir a fatura, cabe ao seu fornecedor comunicar essas mesma faturas que emitiu por ele.
- Editar: Ao selecionar uma fatura “Em execução” permite que a mesma seja alterada;
- Apagar: Ao selecionar uma fatura “Em execução” permite apagar;
- Consultar: Permite consultar uma fatura já emitida;
Impressão: Ao selecionar um documento emitido permite pré-visualizar ou imprimir. Apenas as faturas de autofacturação tem uma impressão válida.
A movimentar:
- Anular: Permite anular uma fatura já emitida;
- Nota de Crédito: Ao selecionar uma fatura permite criar uma nota de crédito pela totalidade dessa fatura, posteriormente é necessário ir a “Acertos” terminá-la. No entanto para fazer uma nota de crédito individualizada, para acertar preços ou quantidades de artigo, apenas é possível na funcionalidade “Acertos”;
- Modos Pagamento: Permite alterar e visualizar o modo de pagamento de uma fatura selecionada;
- Atualiza PVP: Permite atualizar os preços de venda quando existirem alterações de preço com a compra.
- Abater Adiantamentos: Ao selecionar uma fatura de adiantamento permite ao utilizador abater o adiantamento feito ao fornecedor.
Mapas:
- Mapa de Compras: Permite pré-visualizar ou imprimir um resumo das compras durante um determinado período de tempo;
- Etiquetas: Permite pré-visualizar ou imprimir as etiquetas dos artigos de uma fatura de compra emitida com base no preço indicado.
Rastreio: Ao selecionar um documento emitido permite mostrar todos os documentos relacionados.
O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os documentos de compra directamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tivermos o módulo de Contabilidade)
A função “Integra” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver Lançamento” observar o lançamento.
2.2 – Acertos
A primeira tarefa a realizar antes de criar um documento de acerto a fornecedores, é definir em tabelas as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de acertos existente.
Na aba “Tabelas”:
Na aba “Documentos de Acerto de Compras”:
Nas Opções:
- Novo: Esta função permite adicionar um documento de acerto de compras, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Novo Acerto Compra”;
Neste separador comece por indicar o tipo de série a utilizar e o fornecedor a executar o acerto. Ao selecionar o fornecedor, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do fornecedor. No conteúdo, é necessário adicionar uma Linha -> “Nova Linha”
Ao adicionar a linha, abre uma nova janela “Selecção de item a retificar”, comece por enunciar o documento e o item a retificar, a quantidadee e, se for o caso, o valor. Ao indicar a quantidade a retificar desse determinado artigo automaticamente apresenta o preço desse produto. Após inserir os dados ->”Confirmar”. A linha com o artigo foi inserida e janela simultaneamente fecha.
Para adicionar outra retificação de outro artigo, basta repetir a ação. Quando a retificação tiver concluída -> “Terminar Documento”.
Ao terminar o documento abre a janela “Terminar Acerto” que permite validar o documento inserido e “Confirmar”. Ao confirmar volta para o separador inicial “Documento de acerto de Compras”
No separador inicial “Documentos de Acerto de Compras”, o Octa Gest separa os documentos pelo seu estado, “Em execução”, “Emitidos”, “Anulados”, “Todos”, podendo visualizar por tipo de acerto.
- Editar: Ao selecionar um acerto “Em execução” permite editar, segundo o método que “Novo”;
- Apagar: Ao selecionar um documento de acerto “Em execução” permite apagar;
- Consultar: Permite ao selecionar um acerto emitido consultá-lo;
Impressão: Ao selecionar um documento emitido permite pré-visualizar ou imprimir.
A movimentar:
- Anular: Permite anular um documento de acerto já emitido;
- Salda documento: Ao selecionar um documento de acerto “Emitido” permite que seja automaticamente saldado, como se o dinheiro já tivesse sido devolvido. Ao saldar o documento apenas tem que enunciar o modo de pagamento;
- Modo de Pagamento: Permite após ter saldado um documento emitido, visualizar ou alterar o modo de pagamento realizado pelo fornecedor.
Rastreio: Ao selecionar um documento emitido permite mostrar todos os documentos relacionados.
O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os documentos de acerto de compras directamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tivermos o módulo de Contabilidade)
A função “Integra” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver Lançamento” observar o lançamento.
2.3 – Pagamentos
A primeira tarefa a realizar antes de emitir uma nota de pagamento, é definir em tabelas as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de pagamentos existentes.
Na aba “Tabelas”:
Na aba “Pagamento a Fornecedores”:
Novo: Permite criar Pagamentos, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Pagamento”
Neste separador é emitido o pagamento, comece por enunciar o tipo de série a utilizar e o fornecedor a executar o pagamento. Ao seleccionar o fornecedor, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do fornecedor. No “Conteúdo”, são apresentadas todas as faturas em dívida ao fornecedor. Na coluna “valor abater”, pode inserir manualmente o valor abater ou através da tecla Insert do teclado inserir manualmente o valor total a abater da fatura selecionada. Ao inserir o valor e clicar no Enter, o valor será apresentado na tabela dos totais.
Após inserir todos os valores a abater -> “Terminar Documento”
Ao terminar o documento abre a janela “Modos de pagamento”, indique o modo de pagamento. Se o modo de pagamento foi realizado pelo valor total, basta selecionar o modo e “Confirma”. Se o modo a pagar foi feito de forma repartida é necessário inserir o valor na linha do modo de pagamento, e posteriormente “Confirma”.
Ao confirmar o modo de pagamento abre a janela “Impressão de Documentos” que permite pré-visualizar, imprimir ou enviar diretamente por email o documento. Na aba “Modelos” permite a edição do modelo de recibos (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Pagamentos a Fornecedores”
Consultar: Ao selecionar um documento “Emitido” ou “Anulado” permite consultá-lo;
Impressão: Seleciona um documento e ao clicar abre a janela “Impressão de Documentos” para impressão;
Autorização Pagamentos: Permite gerir as autorizações dos pagamentos a serem realizados aos fornecedores. Ao clicar no ícone o Octa Gest abre um novo separador “Autorização Pagamentos”
Neste separador é emitido as autorizações para posteriormente serem emitidas as notas de pagamento. Comece por selecionar o ícone “Seleção de documentos”, onde é aberta a janela “Seleção de documentos a pagar” onde irá encontrar as faturas em divida para todos os fornecedores.
Na janela, ao selecionar uma fatura da lista, no quadro ao lado encontra os documentos todos em divida do fornecedor a que pertence o documento selecionado. No grupo “selecionar”, encontra várias formas de selecionar os documentos a pagar. Pode selecionar todas as faturas que se encontram na lista, através do ícone “Seleciona Todos” ou todas do fornecedor do documento selecionado, através do ícone “Todos do fornecedor”. “Seleciona 1 registo”, apenas seleciona o documento indicado. Os documentos selecionados passam a constar no quadro abaixo, passando a estar selecionados para autorização. Após selecionar todos os documentos -> “Aplicar”.
Ao aplicar, os documentos passaram a constar na lista de “Selecionados”, ou seja, pendentes, prontos para serem autorizados ou suspensos. Ao selecionar o ícone “Autorização” é a aberta a janela “Autorização de Pagamentos”.
Na janela consta todos os documentos pendentes que anteriormente foram selecionados para pagamento. Pode selecioná-los todos de uma vez através do ícone “Selecionar Todos” ou selecionar um a um, autorizando ou suspendendo. Se não autorizar, nem suspender o documento irá continuar como pendente na lista de selecionados. Para aplicar as alterações efetuadas -> “Aplicar”. Os documentos serão colocados nas respetivas abas.
Na aba “Autorizadas” encontra os documentos que se encontram autorizados para pagamento, prontos para serem emitidas as respetivas notas de pagamento. Ao selecionar o ícone “Emitir Pagamentos” e aberta a janela “Executar Pagamentos Autorizados”.
Selecione os documentos autorizados, indique a série a utilizar e o modo de pagamento -> “Executa Pagamentos”. É aberta a janela de confirmação. Ao confirmar, o utilizador pode pré-visualizar, imprimir e obter o PDF dos pagamentos emitidos.
Os documentos emitidos podem posteriormente serem consultados no separador “Pagamentos a fornecedores” no estado “Emitidos”.
Relativamente aos pagamentos que se encontrem na aba “Suspensos” podem a qualquer momento serem cancelados, passando a estarem pendentes na lista da aba dos selecionados.
Voltando para o separador “Pagamentos a fornecedor”.
A movimentar:
- Anular: Permite anular uma nota de pagamento já emitida;
- Modo de Pagamento: Permite visualizar ou alterar o modo de pagamento realizado ao fornecedor de uma nota de pagamento “Emitido” selecionado.
- Gerar SEPA: Para gerar o ficheiro SEPA a enviar para o banco, indique as datas dos documentos de pagamento que pretende que constem no ficheiro -> “Procura”. Selecione os documentos -> “Gerar SEPA”. O ficheiro é gerado pelos seus diferentes bancos.
Mapa de Pagamentos: Permite visualizar e imprimir uma listagem de todos os pagamentos emitidos entre datas;
O Octa Gest apresenta uma função de “Integração” que permite integrar os pagamentos directamente na contabilidade. (Esta função apenas está disponível se tivermos o módulo de Contabilidade)
A função “Integra” permite integrar os documentos na contabilidade, “Ver Lançamento” observar o lançamento.
3 – Movimentação de Mercadorias
3.1 – Transporte
A primeira tarefa a realizar antes de criar uma guia de devolução de mercadorias, é definir em tabelas as “Séries de Documentos” a utilizar para cada um dos tipos de guias existentes.
Na aba “Tabelas”:
Na aba “Documentos de Transporte a Fornecedores”:
Nas Opções:
- Novo: Permite adicionar um documento de transporte, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Novo Doc Transporte”;
Neste separador indique o tipo de série a utilizar e o fornecedor a movimentar a mercadoria. Ao selecionar o fornecedor, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do fornecedor. No “Conteúdo”, selecione o artigo ou serviço, a quantidade e o preço, ao selecionar o Octa Gest indica as existências do mesmo em armazém.
Após inserir o conteúdo do documento de transporte -> “Terminar documento”
Ao terminar o documento abre uma janela, (como vemos na imagem a cima), para indicar a data de carga e de descarga da mercadoria e a matrícula do veículo de transporte -> “Confirmar”
No caso da data de carga aparecer a vermelho, carregue na tecla “Agora” e o Octa Gest automaticamente actualiza para a data e hora desse momento.
Ao confirmar o documento abre a janela “Impressão de Documentos” que permite pré-visualizar, imprimir ou enviar diretamente por email o documento. Na aba “Modelos” permite a edição do modelo dos documentos de transporte (apenas pelo Administrador). Ao “Sair”, volta para o separador inicial “Documentos Transporte Fornecedores”
No separador inicial “Documentos Transporte Fornecedores”, o Octa Gest separa os documentos pelo seu estado, “Em execução”, “Emitidos Pendentes”, “Emitidos e Resolvidos”, “Anulados” e “Todos”.
- Editar: Ao selecionar uma guia “Em execução” permite editar, segundo o método que “Novo”;
- Apagar: Ao selecionar um documento de transporte “Em execução” permite apagar;
- Consultar: Permite ao selecionar uma guia emitida consultá-la;
Listagens:
- Impressão: Permite ao selecionar uma guia emitida pré-visualizar ou imprimir;
- Listagem: Permite visualizar ou imprimir um resumo de todos os documentos de transporte ao fornecedor, num intervalo de datas.
A movimentar:
- Anular: Permite anular uma guia de transporte ao fornecedor já emitida;
- Duplicar: Permite duplicar as guias já existentes.
Rastreio: Ao selecionar um documento emitido permite mostrar todos os documentos relacionados.
4 – Encomendas
A primeira tarefa a realizar antes de criar uma encomenda, é definir na tabela para as “Séries de documentos” a utilizar.
Na aba “Tabelas”:
Na aba “Encomendas a Fornecedor”:
Nas Opções:
- Novo: Permite adicionar uma encomenda, ao clicar o Octa Gest abre um novo separador “Edição de Encomenda”;
Comece por indicar a série a utilizar e o fornecedor a realizar a encomenda. Ao seleccionar o fornecedor, o campo das “Definições” fica automaticamente preenchido com a informação que foi enunciada na criação da ficha do fornecedor. No “Conteúdo”, para cada artigo a encomendar “Inserir Linha” e seleccione o artigo ou serviço e quantidade.
Após inserir o conteúdo da encomenda -> “Terminar documento”
Ao terminar o documento volta ao separador inicial. Se a encomenda ainda não tiver terminada é apresentada no estado “Em execução”, para editar e terminar posteriormente. Caso a encomenda esteja terminada é apresentada no estado “Pendentes”. Assim que a encomenda for recebida é apresentada no estado “Satisfeitas”
- Editar: Ao selecionar uma encomenda “Em execução” permite editar, segundo o método que “Novo”;
- Apagar: Ao selecionar um documento “Em execução” permite apagar;
- Consultar: Permite ao selecionar uma encomenda emitida consultá-la;
A movimentar:
- Anular: Ao selecionar uma encomenda emitida permite anular;
- Duplicar: Ao selecionar um documento emitido permite duplicá-lo;
- Ops: Ao selecionar uma nota encomenda anulada permite move-la para “Pendentes”;
Ao seleccionar uma encomenda em “Pendentes”, a função “Rececção de Encomendas”, permite fazer um documento de compra de encomendas por artigo ou serviço e quantidades.
Ao abrir a janela de “Receção de encomenda”, seleccione a encomenda a rececionar, e confirme os itens entregues. Após estar tudo confirmado -> “Fazer Doc. Compra”
Abre uma janela de “Editar Doc. Compra”, selecione a série a utilizar, confirme o fornecedor e o conteúdo -> “Terminar documento”
A esta encomenda ficará relacionada o documento de compra que acabou de criar. O documento de compra aperecerá nas “Faturas de Compra”.
Ao selecionar em “Pendentes” uma encomenda pode considerá-la sastisfeita -> “Considera Satisfeita”
Ao confirmar a encomenda fica como satisfeita, ou seja, como rececionada.
Listagens:
- Impressão: Ao selecionar uma encomenda permite pré-visualizar ou imprimir;
- Mapa de Encomendas: Permite pré-visualizar ou imprimir um mapa de todas as encomendas emitidas entre datas;
- Encomendas Pendentes: Permite pré-visualizar ou imprimir uma lista de encomendas pendentes;
Rastreio: Ao selecionar uma encomenda satisfeita permite mostrar todos os documentos relacionados.
Rentabilidade: Ao selecionar uma nota de encomenda permite dar uma previsão da percentagem de rentabilidade que pode esperar obter com a encomenda de mercadoria.