Manual Contabilidade

O módulo de contabilidade está subdividido por categorias as quais permitem ao utilizador criar, editar e visualizar diversos registos.

Iniciar Módulo de Contabilidade

Contabilidade:

1 – Manutenção:

1.5 – Acréscimos e Diferimentos

2 – Consultas:

3 – Listagens:

Iniciar Módulo de Contabilidade

Antes de iniciar a utilização deste módulo é importante ao criar uma empresa no Octa Gest, se faça as configurações necessárias.

Comece por clicar no ícone “Opções” (Livro) -> “Administração” -> “Configurações” -> “Configurações”

É aberta uma nova janela “Configuração da Empresa”, selecione a aba “Contabilidade” -> “Diversos”, indique a periodicidade da numeração dos diários a que utilizar, se não definir nenhuma por defeito será mensal. De seguida indique a periodicidade de IVA e o modelo contabilístico a utilizar pela empresa. Caso a empresa não utilize fluxos de caixa coloque um “Pico“, no “Ignora Fluxos de Caixa”. Por fim pode selecionar a Rep. Finanças da empresa, indicar o NIF do Representante legal da empresa, o NIF do Contabilista Certificado e caso seja necessário, o do revisor oficial de contas. -> “Gravar”

É importante a definição do modelo contabilístico a utilizar pela empresa para que o Octa Gest assuma automaticamente as taxonomias aplicáveis.

Na aba “Configuração de contas”, apague a configuração de “Docs. Divida” e coloque um ponto. Esta configuração serve para que ao lançar os movimentos nas contas 21 ou 22 não esteja sempre aparecer o quadro para abater movimentos em divida. Caso pretenda utilizar esta opção, indique as contas a considerar separadas por vírgulas, para excluir conta, coloque o sinal – antes da conta.

Na eventualidade de utilizar lançamentos automáticos através da importação dos documentos de compras do E-Fatura (Autoridade Tributária e Aduaneira) na janela “Configuração da Empresa” -> “Logins Estado” -> “Finanças (AT)”, indique a password da AT da empresa.

Este passo permite definir antecipadamente a password da empresa para facilitar no momento da importação das compras (Ponto 1.6), no entanto é opcional.

Contabilidade

1 – Manutenção

1.1 – Código de Contas

O Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de Julho, veio aprovar o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), o qual previu, na publicação da Portaria n.º 1011/2009 o Código de Contas de aplicação obrigatória para as entidades sujeitas ao SNC.

Desta forma o Octa Gest apresenta um código de contas de acordo com a norma contabilística enunciada em configurações a utilizar pela empresa.

Na aba “Código de Contas”:

Nas Opções:

Novo: Permite adicionar uma nova conta ao código de contas. Abre uma nova janela “Ficha da Conta”;

Comece por digitar a nova conta. A opção “…”, em “Código” permite abrir o “Assistente novo código de conta”, para auxiliar na criação da nova conta, ao inserir a conta agregadora o Octa Gest automaticamente sugere um código de conta a criar, com base na conta agregadora que inseriu. -> “Confirmar”

A “Máscara” fica automaticamente preenchida ao inserir o código de conta.

No “Tipo” escolhe a opção de acordo com o pretendido

Na “Descrição” dê um nome à conta.

Na “Taxonomia” selecione a taxonomia associada à conta a criar. Caso não associe, ao ter preenchido na configuração inicial o modelo contabilístico a utilizar, após finalizar a ficha da conta, na aba de “Utilitários“, a função “Atualizar Taxonomias” permite o preenchimento automático da taxonomia associada.

Nos “Parâmetros” e “Morada”, permite adicionar informação extra à criação da conta. No caso de a conta ter número contribuinte, no momento da criação da conta, ao indicar o “prefixo” e o “Nº fiscal”, selecione o ícone da lupa e os dados relativos a esse NIF que se encontram na VIES serão exportados, preenchendo assim, a morada, e a descrição da conta automaticamente com os dados relativos a esse número fiscal.

Para finalizar a criação da conta -> “Gravar”

A nova conta é incluída, automaticamente, no código de contas existente.

Editar: Permite editar contas existentes no código de contas. Para alterar o código de contas deverá selecionar o separador de “Utilitários“

Apagar:: Permite apagar/eliminar contas existentes no código de contas. Esta função não permite apagar contas que contenham movimentos.

Procura: Permite procurar em todo o código de contas os caracteres alfanuméricos escritos. Esta função pode ser acedida através do atalho CRTL+F.

Através de filtros de colunas é possível selecionar diversas funções.

No que respeita aos filtros de coluna tem ainda a opção:

Em Consulta:

Conta Corrente: Ver 3.2.1 – Conta corrente

Em Divida: Ver 3.2.3 – Em Divida

Acumulados: Selecione uma conta no código de conta e clique em “Acumulados”. A janela mostra o total dos valores a débito e a crédito agrupados por mês em determinado ano. Como complemento, é ainda possível visualizar os valores acumulados num gráfico de colunas.

Listagem: Para obter a listagem do código de contas -> “Listagem”. A opção “Modelos” apenas está disponível para o Administrador.

Escolha a ordem a dar à listagem. No campo “Da conta” indique as contas a incluir na listagem. Para obter ajuda para o preenchimento passe o cursor no referido campo. Note que se o campo “Da Conta” não for preenchido a listagem obtida inclui todos as contas.;

Clique em “Ver”, caso pretenda apenas visualizar a listagem, e em “Imprimir” caso pretenda imprimir a mesma.

Reflexões: As reflexões de contas são um apoio à contabilidade analítica, permitem ao Octa Gest efetuar as reflexões na(s) conta(s) de destino em determinada percentagem. Para tal, selecione uma conta do código de contas -> “Reflexões”.

Na janela “Reflexões de contas” indique a conta destino e a respetiva percentagem a aplicar -> “Confirma”

Após criar uma reflexão de conta não é possível apagar a mesma, no entanto, é exequível a alteração da conta destino e da sua percentagem.

Conciliação Contas: O Octa Gest apresenta uma ferramenta que permite conciliar contas, quer seja entre saldos de duas contas de empresas diferentes ou de contas bancárias, para a realização de reconciliações.

Ao entrar na função “Conciliação Contas” -> “Nova Conta”

Comece por selecionar a conta correspondente do código de contas a conciliar. De seguida dê um número ao extrato, selecione a data da conciliação a efetuar e o saldo final do extrato a utilizar para conciliar -> “Confirmar”

Ao confirmar, abre automaticamente no separador “Conciliação de Conta”.

Neste separador são apresentados todos os movimentos que estão na contabilidade por conciliar, entre a data que indicou a cima.

Para conciliar extratos bancários, pode fazê-lo através da importação de um ficheiro do banco ou através dum lançamento manual dos movimentos.

Lançamento Manual:

Nos lançamentos manuais os movimentos são lançados manualmente um a um. Comece por inserir a data e o descritivo do movimento. De seguida o número do documento (não é obrigatório), o valor, e enunciar se o valor se encontra a Débito (D) ou a Crédito (C). Após inserir todos os valores a lançar manualmente -> “Terminar”.

Importação de um ficheiro:

Na importação de um ficheiro comece por selecionar o ficheiro a importar. De seguida verifique se o mesmo se encontra definido nas respetivas colunas necessárias à importação: a data, o descritivo, o número de documento (não é obrigatório), o valor, e se o mesmo está a Débito (D) ou a Crédito (C). Após isso -> “Confirmar”. O documento é importado.

Para conciliar tanto de uma forma como de outra selecione as duas linhas a conciliar e clique no ícone “Concilia” e simultaneamente o Octa Gest coloca o “pico” a verde de como aquele movimento está conciliado e assim consecutivamente.

Assim que terminar todas as correspondências e ficarem valores por reconciliar, estes ficarão pendentes na próxima conciliação. Ao “sair”, entra no separador inicial de conciliação, o “Extrato da Conciliação” permite pré-visualizar ou imprimir o extrato da conciliação que acabou de realizar.

Na imagem a baixo é apresentado um extrato de conciliação bancário:

Uma outra forma de conciliar contas é através da “Conciliação automática” ou “Conciliar por valor”.

Conciliação automática

Para utilizar a função de conciliação automática, previamente terá que utilizar uma das funcionalidades de “importar um ficheiro” ou a de “lançamento manual” (explicadas a cima) para inserir os valores.

Após inserir os valores todos a utilizar para a reconciliação -> “conciliação automática”, o Octa Gest automaticamente concilia os valores entres aqueles que apresenta na conta corrente com a aqueles que acabou de inserir.

Conciliar por valor

A conciliação por valor permite conciliar as contas à medida que insere os valores manualmente que são apresentados no extrato que utiliza para a conciliação dos valores apresentados na conta corrente. Desta forma, comece por indicar o valor e se este está a Débito (D) ou a Crédito (C) e Octa Gest automaticamente vai informando dos documentos por conciliar que apresentam esses valores, pelo sinal contrário, uma vez que está a conciliar. Ao selecionar o documento que lhe é dado automaticamente, clique no ícone “OK” e o documento fica conciliado. Repita para todos os valor que tiver a conciliar.

Na aba “Utilitários”:

Para alterar o código da conta, como referido no ponto a cima, selecione o separador “Utilitários” -> “Altera código de conta”.

Indique o novo código pretendido e selecione a respetiva taxonomia -> “Gravar”.

A função de “Exportar” permite exportar o plano de contas existente para um ficheiro.

Comece por enunciar as contas a incluir e excluir, separadas por vírgulas, ou caso deseje incluir todas deverá deixar o campo vazio, deverá também indicar o respetivo tipo. Se nada for enunciado, vai exportar o código de contas completo -> “Exportar”

A função “Importar” permite importar código de contas através dum ficheiro CSV já existente.

No entanto, ao selecionar a função “Ler plano base”, este permite importar as contas pré-definidas pelo Octa Gest.

Também poderá importar de uma outra empresa na opção “Importar de outra empresa”.

Clicando em “Simular” irá executar a transformação do ficheiro importado para a utilização no Octa Gest. Após isso “Importar” -> “Terminar”

A função “Recálculo” permite no fim de realizar as operações ao código de contas, recalcular essas alterações e os saldos e acumulados das mesmas.

A função “Atualizar taxonomias” e “Atualizar Máscara”, como o nome indica, permite ao Octa Gest atualizar a taxonomia e a máscara das contas já existentes do código de contas. A função “Alterar taxonomias”, permite alterar os códigos de taxonomia em todas as contas.

(Lembro que para utilizar estas funções é importante na administração -> Configurações, já ter indicado qual o modelo contabilístico utilizado).

A função “Nifs no código”, permite ao utilizador fazer com que o programa coloque automaticamente os Nifs no código da conta.

1.2 – Movimentos

Na aba “Movimentos”:

Em Movimentos de conta corrente é onde são lançados, nos respetivos diários, os documentos contabilísticos.

Comece por selecionar o ano em questão, o mês a lançar e o diário a utilizar.

Para adicionar um documento, selecione a função “Novo Documento” ou então na Tecla “+” do teclado, o mesmo se aplica se apagar um documento, pode utilizar a função “Apagar Documento” ou na Tecla “-” do teclado.

A função apresentada no canto superior direito, permite atualizar os movimentos no diário e no mês selecionado.

Após adicionar um documento, defina o número interno desse documento, a data e a descrição a utilizar -> “Enter”.

Ao entrar no documento, começa o registo contabilístico com a indicação das contas do código de contas, à medida que insere a conta, aparecem as contas de movimento que lhe são associadas, (ver imagem a baixo). Pode ainda utilizar a função “lupa”, para ir ao código de contas e selecionar a conta a utilizar no registo contabilístico.

Ao realizar o registo contabilístico, no quadro a cima aparece o saldo da conta que utilizou na contabilização, o saldo do diário e o respectivo saldo do documento. Se o documento não estiver saldado (Débito = Crédito), aparece a diferença em valor a vermelho, (ver na imagem a baixo).

Assim que acabar o registo, para inserir um novo documento, selecione a função “Novo Documento” ou na Tecla “+” do teclado.

O Octa Gest permite ainda utilizar “Lançamentos automáticos” – (Ver Ponto 5. Tabelas), nos registos contabilísticos.

Selecione o lançamento a utilizar, abre a janela de “Lançamento Automático”, aparece a contas definidas para esse lançamento. Primeiro comece por selecionar o “NIF” ou a “Conta” de terceiros a utilizar no lançamento, o “Valor Doc” – Considerando o valor total do documento, a “Data Doc” e por último, a “Descrição” e o “Número do Doc”. Ao preencher estes campos o registo contabilístico, ficará automaticamente preenchido. Após confirmar se o lançamento está completo -> “Confirmar”

Em “Listagens/Consultas”:

Documento: Ao selecionar um documento permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir os movimentos do mesmo.

Diário: Esta função permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir os movimentos do diário selecionado.

Consulta Conta: Ao selecionar uma conta de movimento de um documento, permite ao utilizador consultar a conta corrente da conta selecionada.

Ver PDF: Permite ver o documento digital em formato PDF associado ao documento selecionado.

Em “Linhas” são disponibilizadas funcionalidades de apoio e complemento aos registos contabilísticos.

Apagar Linha: Ao registo contabilístico, permite apagar linhas, ao invés do documento inteiro. Esta função pode ser executada através das teclas Ctrl+Delete.
Recapitulativo Intracom.: Ao selecionar uma conta de clientes ou fornecedores dentro do registo contabilístico, esta função mostra o lançamento na recapitulativa. No caso das intracomunitárias, quando existem vendas que possam entrar na declaração recapitulativa, permite validá-las.
Regularização: Existindo uma regularização de IVA no lançamento, ao selecionar a conta de regularização, aparece o quadro de lançamento do anexo 40/41 da declaração periódica do IVA.
Retenção: Permite registar as retenções do documento selecionado. Caso já tenha declarado a retenção na declaração de retenção na fonte de IRS/IRC do mês em causa pode associar o movimento à guia. Caso ainda não tenha gerado o ficheiro pode encontrar o movimento da retenção na aba “pendentes” da função Rendimentos e Retenções para ser gerado o ficheiro do mês.
Fluxo de Caixa: Esta função permite confirmar ou indicar o fluxo de caixa utilizado, ao selecionar uma conta de classe 1.
Centro de Custo: Permite efetuar reflexões para centros de custo (previamente criados em tabelas) diretamente no lançamento.
Lança Pag./Rec: Esta funcionalidade permite lançar o pagamento ou recebimento de uma Fatura, apenas enunciando qual a “Conta Disponibilidades”, banco ou caixa e em caso de utilizar de fluxos de caixa, qual o fluxo utilizado. Esta funcionalidade pode ser ativada através da tecla F12.
Ativos: Num lançamento que utilize uma conta de ativos ao terminar o documento é aberta a janela “Ativos”, que permite ao utilizador abrir diretamente o bem no módulo de ativos ou abatê-lo se for caso disso.
Diferimento: Tendo um movimento selecionado e abrindo esta opção, irá poder lançar acréscimos e diferimentos, indicando a conta e a conta diferimento e selecionando se calcula por dia ou lançamento mensal.

Data Vencimento: Permite indicar diretamente a data de vencimento.

Lançamentos Automáticos: A funcionalidade de Lançamentos Automáticos permite ao utilizador utilizar modelos previamente configurados para o registo de movimentos contabilísticos, com o objetivo de simplificar e acelerar o lançamento de operações repetitivas. Esta opção é particularmente útil em situações recorrentes, garantindo simultaneamente maior consistência e redução de erros no processo contabilístico.

Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador deve começar por selecionar um modelo no campo “Seleção de lançamento automático (F9)”. Após essa seleção, o sistema preenche automaticamente os dados associados ao lançamento, incluindo as contas, valores e restantes parâmetros definidos no modelo. De seguida, devem ser confirmados ou ajustados os dados gerais do documento, nomeadamente o ano, mês, diário, NIF e conta da entidade (quando aplicável), bem como as datas do documento e de vencimento, a descrição e o número do documento.

Na grelha de movimentos do documento são apresentadas as linhas contabilísticas correspondentes ao lançamento, incluindo as contas a débito e a crédito, os respetivos valores, o tratamento de IVA e eventuais centros de custo ou dimensões analíticas. Embora estes elementos sejam automaticamente carregados com base no modelo selecionado, o utilizador poderá proceder a ajustes sempre que necessário, antes da confirmação final.

A utilização de lançamentos automáticos permite uma redução significativa do tempo despendido no registo contabilístico, ao mesmo tempo que promove a uniformização dos lançamentos e diminui a probabilidade de erros manuais. Ainda assim, é recomendável que o utilizador valide sempre os dados apresentados antes de confirmar o lançamento e que mantenha os modelos atualizados, sobretudo quando ocorram alterações relevantes, como mudanças de contas ou de taxas de IVA.

Após a validação de toda a informação, o lançamento pode ser registado através da opção “Confirmar (F12)”.

Ver PDF´s: É a função que lhe permite visualizar os PDF`s por lançar. Através da função “Lançar”, é aberta a janela do lançamentos automáticos que lhe permite lançar o documento através da leitura do QR code do mesmo. O Pdf passa a estar associado ao documento e pode ser visualizado posteriormente através da função “Ver Pdf”.

Na aba “Utilitários”:

Os utilitários apresentam as seguintes funções: “Transferências”, “Transferências C. Custo”, “Verifica Numeração”, “Renumera diário”, “Valida Recapitulativos” e “Valida C. Custo”.

Transferências permite realizar transferências de documentos contabilísticos entre diários ou entre contas e/ou Fluxos de caixa.

Em Transferências, selecione o que pretende transferir, “Entre Diários” ou “Contas e/ou Fluxos”.

Se a Transferência for entre diários, como mostra a imagem acima, o Octa Gest permite na área de “seleção”, selecionar o “Diário” e o “Mês” a transferir e na área de “Destino”, selecionar o “Diário” e o “mês”, do destino dos documentos a transferir. Se apenas transferir o diário e o mês se mantiver, na área de “Destino”, apenas tem de selecionar o “Diário”. Assim que tiver selecionado a informação na área de “Seleção” -> “Pesquisa”

É possível transferir todos os movimentos do “Diário” e do “mês” selecionado na área “Seleção”, colocando um “visto” no “Seleciona Todos”, no entanto pode apenas selecionar os documentos a transferir – carregando na tecla “CTRL” do teclado e simultaneamente carregando no botão do lado esquerdo do rato. Assim que tiver selecionado os documentos -> “Transferir”.

No caso de querer transferir “Contas e/ou fluxos”, na área de “Seleção” selecione o “Diário”, “Mês” e a “Conta” e/ou o “Fluxo Cx”, no respetivo campo -> “Pesquise”, na área de ”Destino”, apenas selecione a “Conta” e/ou “Fluxo Cx” de destino da transferência.

Para sair desta função de Transferências -> “X”

Transferência C.Custo permite ao utilizador reclassificar movimentos contabilísticos entre diferentes centros de custo, assegurando uma correta afetação analítica dos gastos e proveitos. Esta opção é especialmente útil quando um determinado custo foi inicialmente registado num centro de custo incorreto ou quando é necessário redistribuir valores entre várias áreas da empresa para efeitos de análise interna.Para utilizar esta funcionalidade, o utilizador deve começar por definir os critérios de seleção dos movimentos a transferir. Para tal, deve indicar o ano, o intervalo de meses (campo “Do Mês” e “Ao Mês”), a conta contabilística e o centro de custo de origem. Após o preenchimento destes campos, deve selecionar a opção “Pesquisa”, sendo apresentados na grelha os movimentos que correspondem aos critérios definidos. Existe ainda a possibilidade de selecionar todos os registos automaticamente através da opção “Seleciona Todos”, ou escolher apenas os movimentos pretendidos de forma individual ou utilizando a tecla Ctrl e o botão do lado esquerdo do rato simultaneamente, para selecionar vários.De seguida, no campo “Destino”, deve ser indicado o centro de custo para o qual os movimentos serão transferidos. Após essa definição, o utilizador deve clicar na opção “Transferir”, sendo efetuada a reclassificação dos movimentos selecionados para o novo centro de custo.
Verifica Numeração permite verificar a numeração utilizada nos diários com base no que enunciou em configurações. Indica o ano a verificar -> “Verifica”. O Octa Gest irá verificar a existência de números repetidos e em falta nos diários. A verificação do erro de numeração é enunciado a baixo da linha correspondente. Para solucionar estes erros de numeração, pode renumerar os diários automaticamente através da função “Renumera Diário”
Renumera Diário permite renumerar o diário de um mês específico indicando o primeiro número do diário a utilizar -> “Confirmar”. O Octa Gest renumera o mês e o diário selecionado automaticamente a partir do número que indicou.

1.3 – IVA

Esta função permite calcular e apurar a declaração de IVA periódica e a recapitulativa.

Na aba “Tabelas”:

Em “Tabelas” -> “Apuramento”. Abre uma nova janela “Tabela de Apuramento de Iva”. Defina as contas e o diário a utilizar para o apuramento do IVA -> “Gravar”.

Na aba “Declarações Recapitulativas”:

Nesta aba calcule o valor da declaração -> “Cálculo” e consulte os clientes intracomunitários que a compõem -> “Consulta”

A função “Emissão” permite emitir a declaração recapitulativa. Após emissão pode através da função “Substituição”, substituir uma declaração já emitida.

Não é possível “Apagar” uma declaração já emitida.

Em “Comprovativo” podemos pedir a emissão do documento diretamente do site das Finanças, efetuando o login.

Na aba “Declarações Periódicas”:

Na aba calcule e apure o IVA periódico da empresa, quer seja mensal ou trimestral -> “Cálculo e Apuramento”

Após calcular a declaração periódica de IVA, pode emitir e submeter diretamente na AT através do Contabilista certificado indicado nas configurações da empresa e criado na função CC, em Gabinetes.

No entanto através da função “Substituição”, pode substituir uma declaração de IVA já emitida.

A função “Reembolso” e “Solicitar Reembolso” permite solicitar o reembolso de IVA acumulado nas declarações periódicas.

“Consulta”, permite consultar a declaração de IVA selecionada, inclusive os anexos 40 e 41.

“Apagar”, permite apagar uma declaração de IVA que ainda não tenha sido emitida. A função “Atualizar”, permite atualizar a aba.

“Análise do Iva”, é a listagem que permite analisar o IVA, de modo a interpretar os valores que preenchem a declaração, permitindo ainda gerar pdf, enviar por email e imprimir.

Em “Obter”, permite ao utilizador ao selecionar uma declaração periódica de IVA já emitida ir buscar diretamente da AT o comprovativo de entrega da declaração e ser for caso disso, o documento de pagamento do IVA.

1.4 – Rendimentos e Retenções

Em Rendimentos e Retenções pode gerar os ficheiros relativos aos rendimentos pagos ou retidos a entidades externas à empresa.

Comece por adicionar as Entidades que, de forma recorrente, terá a necessidade de efetuar retenções de IRS/IRC. “Entidades” -> “Novo”, irá abrir o campo de criação de entidades com retenção.

Na aba “Pendentes” pode encontrar todos os movimentos que se encontrem pendentes para serem declaradas na declaração de Retenção na fonte de IRS/IRC.

Ao clicar “Novo Período” o Octa Gest vai gerar a informação a ir para o ficheiro da retenção. Seleciona o ano e o mês -> Confirmar, automaticamente é aberto a lista com a retenções do período que compõe a declaração do período gerado.

Na lista pode adicionar retenções manualmente através da função “Novo”. A função “Criar Regulares” permite adicionar à listas as retenções das entidades automaticamente que ainda não estejam lançadas na contabilidade do mês em questão. “Adicionar/ Remover” permite na lista adicionar retenções que se encontrem pendentes de meses anteriores ou remover para pendentes retenções que tenham sido apuradas na lista. Na coluna “Lançados” dá ao utilizar a possibilidade de saber se os movimentos associados à retenção se encontram lançados na contabilidade.

Ao selecionar o período a exportar o ficheiro selecione o ícone “Retenções”, confirme o ano e o mês e “Exportar XML”. O período é encerrado automaticamente, no entanto o Octa Gest permite abrir um período já encerrado através da função “Reabrir”.

Para emitir os ficheiros anuais relativos às retenções selecione o ícone e o ano em questão -> “Exportar XML”.

A listagem “Retenções IR” permite ver e imprimir as retenções efetuadas de um período selecionado.

1.5 – Acréscimos e Diferimentos

A opção Acréscimos e Diferimentos permite ao utilizador gerir todos os movimentos de acréscimo e diferimentos registados na contabilidade ou de forma manual na opção.

Selecione um registo e através da opção “lançar”, lance automaticamente na contabilidade o reconhecimento desse diferimento ou acréscimo.

1.6 – Resultados

Em Resultados calcula e a analisa os resultados da empresa.

Na aba “Tabelas”:

Para a construção das demonstrações financeiras é necessário haver apuramento de saldos. Ao clicar “Definição de Apuramento”, abre uma nova janela “Tabela de Apuramento de Resultados”, adicione os apuramentos necessários para o fecho de contas e cálculo das demonstrações financeiras. Poderá importar de uma outra empresa no Octa, ou Selecionar “Config. OCTA” que irá preencher com uma configuração pré-definida.

“Novo” – Coloca a descrição a dar ao apuramento:

Diário: Coloca o diário a colocar os movimentos do apuramento (Para criar os diários – Ponto 5)
Mês: Coloca o mês a ser lançado o apuramento (os meses utilizados nos apuramentos são: 13,14,15,16)
Descritivo: Coloca o descritivo a dar ao movimento

De seguida insere “Da conta” até “A conta” a apurar e indique “Para Conta” onde coloca o saldo após o apuramento. -> “Terminar”.

Configura assinatura: Permite gravar a assinatura a utilizar em mapas, poderá também, selecionar a opção “Usa assinatura do C.C. digitalizada” definida na sua ficha.

Variáveis Empresa: Permite criar e gerir variáveis globais que podem ser utilizadas transversalmente em todas as empresas configuradas no sistema. Estas variáveis funcionam como parâmetros configuráveis, permitindo adaptar determinados comportamentos do ERP sem necessidade de alterações técnicas mais complexas.

Ao aceder a esta opção, o utilizador pode definir uma nova variável através do preenchimento de vários campos. O campo “Código” serve para identificar de forma única a variável no sistema, devendo ser curto e objetivo. A “Descrição” permite explicar o propósito da variável, facilitando a sua identificação futura. No campo “Tipo Variável”, é possível escolher o tipo de dado associado, como por exemplo texto, o que define o formato do valor que poderá ser introduzido posteriormente. Já o campo “Observações” destina-se a acrescentar informações adicionais relevantes sobre a utilização da variável.

Apesar de as variáveis serem comuns a todas as empresas, o valor associado a cada uma pode ser definido individualmente por empresa. Isto significa que a estrutura da variável é global, mas o seu conteúdo pode variar conforme o contexto de cada empresa. É importante ter em atenção que a alteração de uma variável já existente pode ter impacto no funcionamento de outras empresas, uma vez que a mesma variável poderá estar a ser utilizada em diferentes processos.

Fórmulas: Permite criar e gerir fórmulas de cálculo personalizadas que podem ser utilizadas para apuramento de indicadores, rácios financeiros ou outros valores derivados a partir de dados existentes no sistema.

Nesta área, o utilizador pode definir um conjunto de fórmulas organizadas por ano, sendo possível selecionar o período pretendido para consulta ou edição. Existem ainda separadores que distinguem fórmulas comuns (disponíveis para todas as empresas) e fórmulas específicas de cada empresa.

Ao criar ou editar uma fórmula, é necessário preencher o campo “Código”, que identifica a fórmula, e a “Descrição”, onde se explica o seu objetivo. O campo “Fórmula” é o elemento central desta funcionalidade, sendo aí que se define a expressão de cálculo. Esta expressão pode incluir variáveis previamente configuradas no sistema, bem como outras referências. O campo “Observações” possibilita adicionar notas ou esclarecimentos adicionais sobre a lógica ou finalidade da fórmula.

Na aba “Resultados”:

Nesta aba vamos passar ao apuramento de resultados propriamente dito. Ao clicar “Novo Apuramento”, abre uma nova janela “Apuramento de Resultados”. Comece por confirmar o ano e selecione até ao mês a realizar o apuramento -> “Confirmar”

Ao confirmar abre uma nova janela “Introdução de Existências Finais” indique as existências finais dos artigos para o cálculo do custo das matérias vendidas e das matérias consumidas. Ao inserir o valor -> “Confirmar”. O apuramento fica feito.

A função “Apagar Apuramento” permite apagar o apuramento de resultados.

As demonstrações financeiras apresentadas estão definidas consoante as diferentes normas contabilísticas:

Aba “Resultados”

Demonstração de Resultados

Na Demonstração de Resultados o Octa Gest disponibiliza duas formas de preenchimento, uma com base nas taxonomias, outra com base no código de contas.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar e editar a demonstrações de resultado. A função Descrição permite alterar a descrição dada à Demonstração de Resultados. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza a demonstração podendo posteriormente imprimi-la.

Balanço

No Balanço o Octa Gest disponibiliza duas formas de preenchimento, uma com base nas taxonomias, outra com base no código de contas.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar e editar outro tipo de Balanço. A função Descrição permite alterar a descrição dada ao Balanço. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza o Balanço podendo posteriormente imprimi-lo.

Demonstração de Fluxos de Caixa

Na Demonstração de fluxos de caixa o Octa Gest apenas disponibiliza o modelo para empresas que utilizem as NIC´s – Normas Internacionais de Contabilidade ou NCRF – Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar e editar a demonstrações de fluxos de caixa. A função Descrição permite alterar a descrição dada à Demonstração. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza a demonstração podendo posteriormente imprimi-la. Pode, adicionalmente, exportar em Excel ou Pdf.

Rácios e Relatórios

Nos Rácios e Relatórios, o Octa Gest, disponibiliza diversos mapas analíticos como: “Mapa de Resultados“; “Mapa de gastos com o pessoal” detalhado e o “Mapa de gastos de fornecimento e serviço externo” à empresa, sendo possível criar novos mapas ou ficheiros de análise.

Os mapas disponibilizados dão para qualquer empresa, independentemente da norma contabilística utilizada, podendo ser encontrados na aba “Todos”.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar outros mapas de análise e editar os mapas já existentes. A função Descrição permite alterar a descrição a dar aos mapas. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza o mapa selecionado o podendo posteriormente imprimi-lo.

Dossier Fiscal

No Dossier Digital o Octa Gest cria uma versão PDF dos documentos necessários para o Dossier Fiscal para o ano selecionado, aqui terá que ter acesso ao Octa Manager.

Declarações anuais

Anexo ao Balanço

Permite criar, editar e gerir os anexos associados às demonstrações financeiras de um determinado exercício.

No topo da janela encontram-se várias opções que permitem a gestão dos registos. A opção “Novo” possibilita a criação de um novo anexo, iniciando um registo que poderá posteriormente ser preenchido com a informação relevante. A funcionalidade “Preencher” permite indicar o conteúdo pretendido e gerar automaticamente com base nos dados existentes no sistema, facilitando o processo e reduzindo a necessidade de introdução manual de informação. Caso seja necessário remover um anexo, poderá utilizar a opção “Apagar”.

Sempre que existam alterações ou necessidade de sincronização de dados, a opção “Atualizar” permite refrescar a informação apresentada. Quando o anexo estiver finalizado, deverá ser marcada a opção “Concluído”, indicando que o documento se encontra pronto. Se, posteriormente, for necessário efetuar alterações, é possível recorrer à opção “Reabrir”, que volta a disponibilizar o anexo para edição.

Adicionalmente, a funcionalidade “Notas” permite inserir observações ou comentários relevantes associados ao anexo, úteis para contextualização ou registo de informação complementar.

Relatório de Gestão

Permite criar, por ano, o Relatório de Gestão, podendo preencher diretamente no campo, colocar notas e observações e por fim concluir. Caso exista necessidade, poderá também reabrir para efetuar alterações posteriores.

Modelo 22

A função do Modelo 22 permite ao utilizador exportar e submeter a modelo 22 na AT.

Comece por abrir a Modelo 22 do ano a preencher. Ao selecionar o ícone “preencher”, é aberta a janela da Modelo 22, pode ir preenchendo, guardar e posteriormente voltar para continuar o seu preenchimento.

A função “Tributações autónomas” permite ao utilizador efetuar a correta configuração de contas deste campo, com a tabela (comum) disponibilizada pelo Octa Gest, com os campos e respetivas taxas. Ao efetuar a configuração de contas, deverá começar por indicar as contas, sendo que vem por defeito indicadas as 62 e 63, em seguida deverá configurar a que código corresponde o respetivo campo da tabela das tributações autónomas. Por fim, deverá selecionar a aba “Resultados” e indicar, se for o caso, se a empresa teve prejuízo, ao selecionar essa opção, o programa irá ajustar automaticamente as taxas configuradas. Este preenchimento, irá então, ser contemplado na Modelo 22 que estiver a preencher.

Ao concluir o preenchimento da modelo 22 o utilizador pode exportar e submeter a modelo diretamente na AT. A função “Reabrir” permite-lhe voltar a editar a modelo que anteriormente tinha concluído.

IES

Esta função é utilizada para a gestão e preparação dos ficheiros necessários à submissão da IES relativa a um determinado exercício.

Ao entrar neste módulo, o utilizador encontra uma grelha onde são listados os registos de IES já criados, organizados por descrição, ano, data, utilizador e observações.

Na barra de opções superior encontram-se disponíveis as principais ações para tratamento da IES. A opção “Novo” permite criar um novo registo de IES para o exercício pretendido. Após a sua criação, a funcionalidade “Preencher” possibilita o carregamento automático da informação com base nos dados contabilísticos existentes no sistema, simplificando o processo de preparação.

Se for necessário eliminar um registo, poderá utilizar a opção “Apagar”. Quando a IES estiver devidamente validada e pronta, deverá ser utilizada a opção “Concluído”, que indica que o processo se encontra finalizado. Caso seja necessário efetuar alterações após essa marcação, a opção “Reabrir” permite voltar a disponibilizar o registo para edição.

A funcionalidade “Enviar” destina-se à exportação e submissão do ficheiro, permitindo ao utilizador efetuar a submissão diretamente do programa.

A opção “Copiar Ano Anterior” facilita o processo em exercícios consecutivos que não apresentem alterações.

Encerramento

A função de Encerramento é uma funcionalidade opcional para o utilizador. Esta função permite ao utilizador encerrar o exercício contabilístico, criando assim um saldo de encerramento e um saldo de abertura nas contas de passagem, que não são incluídas no apuramento de resultados. Para isso deverá indicar o diário de encerramento e o de abertura.

1.7 – Integração Imp/Exp

Esta funcionalidade permite integrar, exportar e importar documentos ou ficheiros.

Na aba “Importação/Exportação”:

Ao clicar na função “Importação Movimentos”, abre uma nova janela “Movimentos de Conta Corrente – Importar de ficheiro CSV/XLS”. Comece por selecionar o ficheiro a importar através da função “…”. De seguida, na linha a baixo escolha a configuração a aplicar à integração (Exemplo: HIHI). Caso queira alterar a configuração selecionada de modo a sincronizar as colunas com as linhas selecione o símbolo que é representado por uma folha e um lápis (imagem a baixo – símbolo dentro do retângulo a preto). Após validar a configuração a utilizar e remover as linhas a mais. -> “Confirmar”

Ao confirmar abre um quadro onde irá colocar a descrição a dar à importação -> “Confirmar”

A Integração fica concluída.

A função “Ver Histórico” permite visualizar todas as importações de documentos, e caso seja necessário apagar uma importação.

“Importar SAFT Contab” permite ao utilizador importar o ficheiro do SAFT de Contabilidade da empresa selecionada. Ao carregar o ficheiro -> “Ler ficheiro”, é nos dado logo a informação acerca do mesmo, de seguida, indicar se queremos que sejam efetuados movimentos de abertura e/ou mensais e o respetivo diário de abertura, podemos também selecionar a opção de “conta sem zeros” -> “Importar”.

Na aba “Integração”:

Importar Docs SAFT: Permite importar o ficheiro SAFT-PT, que antecipadamente enviou à AT

Ao selecionar a função “Importar Docs SAFT”, abre uma nova janela “Importação”, onde estão registadas todas as importações de SAFT.

Para adicionar uma nova importação -> “Importar SAFT”, selecione o ficheiro a importar através da função “…” -> “Ler Ficheiro”

Após ler o ficheiro, abre um quadro com o número de documentos encontrados no ficheiro SAFT -> “OK”

Selecione os documentos que pretende importar do SAFT. Caso o ficheiro apresente séries novas, ao importar surge um aviso para criar essas séries para que os documentos possam ser importado -> “Ok” -> “Criar Séries”.

Assim que definir as séries -> “Importar”. Se faltar definir algum Cliente, Código de IVA ou Artigos, é dado o aviso para configurar tal como sucedeu em relação às séries. Se pretender importar recibos, após definir os códigos acima mencionados, numa segunda fase ao tentar importar o SAFT pode ser pedido que defina as contas do código de contas associadas para cada meios de pagamento utilizado.

Comece pelo separador de cliente. “Cria Contas” permite lhe relacionar os clientes às contas já existentes e simultaneamente criar os clientes novos. “Cria Conta” permite-lhe apenas criar o cliente selecionado.

A relação de clientes está criada.

Na relação de códigos de IVA , selecione o código de IVA (Códigos criados no ponto 5 – Tabelas) a utilizar, consoante o código de origem que nos é apresentado. Ao selecionar, Enter, automaticamente a descrição de IVA aparece.

A relação de códigos de Iva está criada.

Na relação de artigos aparecerão os novos artigos. Ao selecionar um artigo -> “Cria Artigos”, abre um quadro “Ficha de artigos (compacta)”. Nesta ficha, o “Código” e a “Descrição” vem definidas com informação que consta no SAFT, no entanto, pode criar um “Código” e uma “Descrição” à sua escolha para definir os artigos no Octa Gest. No “Tipo de artigo”, pode selecionar um tipo de artigo já definido ou criar um novo -> “Gravar”. O Artigo está relacionado.

No fim de relacionar toda a informação que se encontrava por relacionar os separadores de relação encontram se vazios, ao selecionar a função “Ver todos”, aparecerá toda a informação relativa aos clientes, códigos de IVA e artigos que constam no SAFT.

A aba “Séries”, permite separar as séries por diferentes diários a integrar a importação. Caso nada seja dito, todas as séries no ficheiro serão integradas no diário definido em “Configurações”.

A aba “Meios Pgto” permite atribuir uma conta a cada natureza de pagamento.

Após todo isto definir se quer integrar os acumulados e depois “Importar” o ficheiro -> Assim que terminar a importação “Terminar”

O ficheiro encontra se importado.

No caso de querer apagar, anula a importação -> “Anula Importação”

Ao finalizar a importação de seguida terá que integrar todos os documentos na contabilidade.

Atualiza Pendentes: Esta função atualiza os documentos pendentes já importados mas que se encontram pendentes para lançamento na contabilidade. A primeira tarefa a fazer -> “Tabela Documentos“, e definir as contas a utilizar para cada um dos diferentes lançamentos que possa ter por grupo.

Integra Documento: Esta função permite integrar os documentos selecionados, um a um, que se encontrem pendentes para lançamento na contabilidade, nos respectivos separadores.

Integrar Pendentes: Esta função permite integrar todos os documentos de uma só vez, que se encontrem pendentes para lançamento na contabilidade, após ter definido as configurações em falta em “Tabela Documentos“

Tabela Documentos: Ao selecionar o ícone, abre uma nova janela “Tabela de Integração Documentos”, onde se define as contas a utilizar em cada caso. Na aba dos clientes define as contas a utilizar em caso de vendas, recibos e acertos, dependendo do tipo de artigo. Na aba dos fornecedores, o sistema é o mesmo, sendo as contas respeitantes à aquisição de mercadorias ou a despesas. Na aba dos meios de pagamento define as contas respetivas a cada natureza.

Depois de definidas as contas -> “Gravar”

Se tiver o módulo de Gestão Comercial, ao definir as contas na tabela de integração, na gestão ao emitir uma fatura de compra ou de venda de um artigo ou serviços já definido automaticamente é integrado na contabilidade, sem passar pela função de Integração.

Integrar R.H: Esta função permite integrar os processamentos salariais, que se encontrem pendentes por falta de definição de contas para lançamento na contabilidade. Primeiramente precisa de ir a “Tabela R.H” definir as contas em falta.

Tabela R.H: Esta função permite definir as contas dos respetivos abonos e descontos. A tabela apresentada é uma tabela comum a todas as empresas, no entanto através da função “Criar Tabela Empresa” pode criar uma tabela da empresa e definir as contas especificas da empresa. Indique o diário a integrar os vencimentos e defina as contas a débito (D) e a crédito (C) necessárias para a integração. Na coluna “Abonos” encontra todos os abonos e descontos criados no módulo de Recursos humanos em Tabelas.

Se tiver o módulo de Recursos Humanos, ao definir as contas na tabela de integração, nos recursos humanos ao processar os vencimentos de um determinado mês em que as contas dos abonos e dos descontos já estejam definidos automaticamente é integrado na contabilidade, sem passar pela função de Integração.

Integrar Ativos: Esta função permite integrar na contabilidade os movimentos processados no módulo de Ativos. Selecione o ícone “Integrar Ativos” e comece por adicionar o período a integrar. Se houver contas a definir selecione o ícone “Tabela” ou “Tabela Ativos”. Esta tabela é comum, se quiser criar uma específica para a empresa deve clicar em “Criar Tabela Empresa”.

Após os ativos estarem definidos, na janela “Integração de Ativos”, ao selecionar o ícone “Documento” pode pré-visualizar e imprimir o documento com o lançamento das amortizações.

Poderá também exportar em formato xlsx.

Tabela Fluxos de Caixa: Se a empresa utilizar fluxos de caixas, ao definir os fluxos utilizados para cada situação, ao integrar um pagamento ou recebimento este será integrado na contabilidade com o fluxo que definiu.

Conferência – Meios de Pagamento:

Esta função permite ao utilizador, após a importação/integração do SAFT, conferir os recebimentos provenientes dos recibos integrados. Caso a empresa tenha mais que uma conta bancária, esta função permite-lhe, de forma automática, alterar as contas de bancos onde entraram os recebimentos.

A vermelho pode encontrar a conta a conferir, ao selecionar um recibo que tenha outra conta, ao clicar a conta altera para a “conta a conferir”. Não pode alterar contas que estejam conciliadas. Ao sair da função as alterações são gravadas automaticamente.

1.8 – Extrato Bancário

A opção Extratos Bancários permite importar dados diretamente do extrato e efetuar os respetivos lançamentos contabilísticos.

Nova Conta

Permite criar uma nova conta bancária no sistema, associando-a à contabilidade.

Novo Extrato

Abre a opção “Nova Conciliação” e permite associar um nº de extrato à conta selecionada, definir o período temporal e o saldo final.
Alterar extrato

Permite alterar a conciliação e os seus dados, efetuada no ponto anterior.

Importar ficheiro

Abre a opção “Conciliações – Importar de ficheiro CSV / XLS”, permitindo efetuar a importação diretamente de um documento externo nos formatos indicados, efetuar as configurações desejadas pré-importação e definir tanto se deseja em maiúsculas ou minúsculas e se pretende inverter a ordem. -> “Confirmar”.

Anula extrato

Anula somente o extrato selecionado.

Atualizar

Refresca o ecrã, refletindo as alterações efetuadas.

Previsão

Efetua a listagem dos extratos em “Extratos Banco” conforme o que visualizar no ecrã.

Editar Registo

Permite a edição do registo selecionado.

Apaga Registo

Permite que apague o registo selecionado.

Configuração (F7)

Abre a aba “Lançamentos automáticos por conta / nif” (esta opção pode ser também consultada em “tabelas” > “lançamentos automáticos” > “relação contas”), permitindo efetuar a configuração do lançamento para o respetivo nif, facilitando assim lançamentos futuros.

Auto configura (F8)

Esta opção efetua o passo anterior automaticamente, configurando as contas da melhor forma.

Lança individual (F11)

Abre o lançamento automático do lançamento que estiver selecionado.

Lança acumulado (F12)

Esta opção permite efetuar o lançamento automático e agrupado de vários movimentos, classificando-os de uma só vez segundo uma tipologia contabilística previamente definida. Ao contrário do lançamento individual, aqui o utilizador pode associar um conjunto de movimentos do extrato a uma única natureza contabilística utilizando a tecla Ctrl e o botão esquerdo do rato.

Relaciona Mov. Conta

Ao clicar nesta opção com um movimento selecionado, o programa irá automaticamente procurar movimentos similares, a crédito se o movimento selecionado for a débito e vice versa, facilitando assim o relacionamento de movimentos contabilísticos.

e-Fatura (Compra)

O programa procura automaticamente faturas de compra pendentes no e-Fatura com o mesmo valor do movimento selecionado.

e-Fatura (Venda)

O sistema tenta identificar documentos de venda pendentes no e-Fatura com base no valor do movimento selecionado.

Movimentos mesmo valor

A funcionalidade Movimentos mesmo valor tem como objetivo identificar e listar movimentos contabilísticos com valores idênticos, quer a débito quer a crédito. Esta ferramenta é útil na análise e reconciliação de contas, permitindo detetar possíveis duplicações de lançamentos, erros de registo ou movimentos que possam compensar-se entre si.

1.9 – E-fatura

A função “e-fatura”, permite importar faturas de compras ou despesas, diretamente do portal do e-fatura das finanças, de um determinado período de tempo.

Após importar os documentos, pode associar a documentos já lançados manualmente (F11), ou lançar através de lançamentos automáticos (F12).

A primeira Tarefa a fazer é “Importar Compras”, ao selecionar a função abre uma janela de “Login AT”, onde coloca o NIF e a Password da empresa. Caso tenha preenchido em configuração (Ponto 1.) o Login da AT, este passo não é necessário ser realizado.

Ao inserir o login da AT é aberta a janela “Importar Compras de e-fatura”, onde indica o Ano e o(s) Mes(es) a importar -> “Importar Lista Faturas” ou “Importar Todos Detalhes”

Após importar os documentos de compras da AT, o Octa Gest permite, através da função “Apagar Importação”, apagar uma importação selecionada no separador “Documentos por mês”.

Nos documentos importados, se houver documentos anulados, estes irão aparecer com valores a zero e a cor diferente para realçar.

O mesmo acontece quando coloca um pico em “Ignora” , os documentos passam a cor diferente, e deixam de se poder lançar.

A função “Auto Associar” e “Associar Manual”, permite associar os documentos importados com os documentos já lançados na contabilidade.

Auto Associar: permite associar todos os documentos da importação automaticamente. Se não forem encontrados movimentos para associar abre uma janela com essa informação.

Associar Manual: permite associar manualmente os documentos importados com os que constam na conta corrente. Ao selecionar esta função, abre uma janela “E-Fatura – Associação Manual”. Na coluna à esquerda os “Movimentos Importados” e na coluna à direita “Movimentos em conta corrente”. Ao selecionar um documento importado de movimentos com conta corrente aberta, aparecem todos os movimentos na conta corrente, seleciona o movimento a associar a esse documento importado -> “Associar (+)”

Ao ver a imagem a cima, pode filtrar por nome os documentos em “Movimentos Importados”, para que seja mais eficiente a procura pelos movimentos a associar com a conta corrente.

O Octa Gest, nos “Documentos por mês” apresenta as importações organizadas por mês, em cada um desses meses encontra os documentos de compras do respetivo mês.

Os documentos lançados apresentam um “check verde” na coluna “Ok”. Ao selecionar um documento que esteja lançado, é dado em cima a informação do lançamento, mostrando a descrição utilizada, o valor, o mês em que foi lançado, o diário e o respectivo número de documento atribuído.

Aos documentos que foram associados ou lançados, ao utilizar a função “Cancela Associação”, esses documentos deixam de apresentar um “OK”, no entanto, continuam lançados na contabilidade, esta função apenas cancela a associação feita.

Para lançar os documentos importados, o Octa Gest apresenta duas funções: “Lançar” e a “Lançar (Auto)”

Lançar (F11):

Em “Documentos por mês”, ao selecionar o mês é apresentado os documentos de compras importados à data da importação daquele respetivo mês. Seleciona um documento -> “Lançar”

Ao selecionar a função “Lançar” abre uma janela “Lançamento automático”. Se o fornecedor já tiver sido criado no código de contas ou já tiver sido lançado, automaticamente é pré-definido o tipo de lançamento automático a utilizar, bem como os respectivos campos de “Diário” e “Conta”.

É importante referir que no momento da importação das compras ao utilizar a opção “Importar Todos Detalhes”, ao abrir a janela para lançamento do documento selecionado, o Octa Gest apresenta um quadro com toda a informação respeitante ao documento, desde da base tributável, às diferentes taxas, bem como o valor do Imposto. Ao selecionar o lançamento automático a utilizar automaticamente o Octa Gest preenche as contas com o valor das bases tributáveis e do imposto apresentado no quadro correspondente ao documento.

Relembramos para criar e definir lançamentos automáticos: 5.Tabelas -> “Lançamentos Automáticos”

Os campos de “Nif”, “Valor Doc”, “Data Doc”, “Descrição” e “Doc. Num”, aparecem automaticamente preenchidos com a informação da fatura importada do e-fatura.

O “Num. Diário” é gerado automaticamente pelo Octa Gest, seguindo a numeração do diário que definiu em “Configurações”.

Se “Lançar” um documento com um NIF que ainda não tenha sido lançado, na “Conta”, na “Lupa” – pode procurar por uma conta já existente que queria utilizar e no “+” – criar uma conta nova.

Confirme se os valores do documento se encontram nas respetivas contas, se o lançamento estiver ok -> “Confirmar”. O lançamento encontra-se realizado. Pode consultá-lo em “Movimentos”

A função de “Lançar”, permite registar os lançamentos individualmente, um a um.

Lançar Auto (F12):

Ao invés da função “Lançar”, a função “Lançar Auto” permite lançar o conjunto de faturas selecionadas, já definidas, automaticamente.

Se pretender lançar automaticamente todos os documentos do mês importado, coloca um pico em “Selecionar todos”, e todos os documentos que já se encontrem definidos o Octa Gest vai lançá-los automaticamente. Se pretender lançar automaticamente determinados documentos, pode selecionar os documentos um a um, através da tecla “Ctrl + (Botão esquerdo do rato), em simultâneo“. Após isso, selecione “Lançar (Auto)”

Após selecionar o Octa Gest termina os lançamentos, informando de quantos documentos foram registados.

A função “Exclusões”, permite ao selecionar um NIF excluí-lo para lançamentos, a partir dos lançamentos automáticos. Os documentos excluídos/Ignorados, são apresentados a cor diferente.

Excluir Documento – Exclui apenas o documento selecionado. A mesma função que colocar um visto na coluna do “Ignora”.

Excluir Todos do NIF – Exclui todos os documentos relativamente ao NIF selecionado, do mês selecionado.

Adicionar NIF à lista de exclusões – Exclui todos os documentos relativamente ao NIF selecionado, sendo esse NIF adicionado à listagem de NIF excluídos para importações futuras.

Excluir Todos do NIF – Exclui todos os documentos relativamente ao NIF selecionado, do mês selecionado.

Cancela a Exclusão do NIF – Cancela a exclusão de todos os documentos relativos ao NIF que foi excluído. (Cancela a função “Excluir Todos do NIF”)

A “Lista de Exclusões”, é a Lista que contém todos os NIF que serão excluídos a todas as importações de compras. A esta lista podem ser adicionados os NIF através da função “Adicionar NIF à lista de exclusões” ou mesmo manual, entrando na listagem. Para excluir NIF´s da listagem, entra na lista e apaga o NIF´s manualmente.

No separador “Pendentes”, encontra os documentos dos meses anteriores que se encontrem pendentes, ou seja, que ainda não tenham sido lançados. Por exemplo, se a última importação foi em Fevereiro, ao ir a “Pendentes”, encontra todos os documentos de Janeiro entre outros meses para trás, mesmo de anos diferentes, por lançar.

Para os lançar, ao entrar em “Pendentes”, confirma o mês em que quer lançar os documentos, (por defeito, se a última importação foi de Fevereiro, ele assume que está a lançar o mês de Fevereiro e ao entrar em Pendentes o mês em que os documentos são lançados é em Fevereiro), depois utiliza as funções de “Associar” e “Lançar”, explicadas a cima.

O Octa Gest apresenta ainda uma função de listagens: “Documentos Mês”, “Documentos pendentes” e “Documentos em falta”

Na listagem “Documentos Mês” -> “Listagem de documentos AT”. Comece por indicar o mês dos documentos pretendidos e o estado a observar na listagem (“Todos”, “Pendentes” ou “Lançados”). Pode indicar a ordenação pretendida, por nome ou por nif.

Na listagem “Documentos Pendentes” -> “Listagem de documentos pendentes AT”.

Nesta janela, selecione até à data que pretende observar os documentos pendentes. Caso pretenda, indique os NIf´(s) dos fornecedores dos documentos de compra que pretende observar ou deixe vazio para aparecerem todos, podendo imprimir ou enviar por email.

Na listagem “Documentos em Falta” selecione a ordem pretendida, por nif ou nome, indique os nif’s específicos dos quais pretende observar os documentos, ou deixe vazio para todos, e selecione o período temporal que pretende observar. Irão então, ser listados os documentos não marcados na coluna “Doc” que correspondam aos parâmetros indicados. Poderá depois imprimir ou enviar por email.

“Ver PDF”, permite consultar o PDF associado ao documento já lançado. “Associar PDF`s” e “Associar manualmente” são as funções que por sua vez permitem ao utilizador associar os PDF`s aos movimentos lançados.

1.10 – Digital

Na área “Digital” trata-se a funcionalidade opcional da contabilidade digital, disponibiliza várias ações que suportam o tratamento e integração de documentos contabilísticos em formato digital. Essas opções permitem gerir todo o processo desde a entrada do ficheiro até ao seu lançamento na contabilidade.

A função Importar ficheiros serve para carregar documentos (por exemplo PDFs de faturas) a partir do computador. A integração com o Google Drive permite ir buscar diretamente documentos armazenados na drive. As opções Apagar e Atualizar permitem, respetivamente, remover documentos da lista ou refrescar caso não apareçam documentos carregados..

A funcionalidade Ler QRCode (Forçar) é relevante na contabilidade digital pois permite extrair automaticamente os dados fiscais das faturas através do QR Code presente nos documentos, mesmo que o sistema não o tenha detetado automaticamente.

Pode também Mover diretamente através do Dossier fiscal.

Relativamente à ligação entre documentos e contabilidade, existem três funções: Associar Documentos, que liga um documento a um lançamento já efetuado; Associar Manualmente, que permite ao utilizador fazer essa correspondência de forma manual; e Lançar (Auto), que cria automaticamente um lançamento contabilístico com base nos dados extraídos do documento e das configurações prévias.

Por fim, a opção Exportar PDFs permite descarregar ou arquivar os documentos já tratados, indicando a pasta, período temporal, diários e contas. Por último selecionar os documentos que pretende exportar.

1.11 – Inventário

Na área de Lista de Inventários, as opções disponíveis destinam-se a criar, gerir e analisar inventários de existências de forma organizada.

Inventários

Novo
Permite criar um novo inventário. Ao selecionar esta opção, define-se o ano, o mês e uma descrição identificativa. Este registo funciona como um “documento” onde constarão os artigos inventariados e as suas existências.
Editar
Serve para alterar os parâmetros de um inventário já criado, como a descrição.
Apagar
Remove um inventário existente. Esta ação elimina o registo e também os artigos associados.
Atualizar
Atualiza a informação apresentada no ecrã, garantindo que os dados visíveis refletem o estado mais recente na base de dados.
Importar XML
Permite carregar um inventário ou lista de artigos a partir de um ficheiro em formato XML. É útil para integrar dados provenientes de outros sistemas ou exportações previamente realizadas.
Importar XLS/CSV
Semelhante ao anterior, mas usando ficheiros Excel (XLS) ou CSV. Facilita a importação em massa de artigos e quantidades diretamente de folhas de cálculo.

Artigos

Novo
Dentro de um inventário, permite adicionar um novo artigo. Aqui são definidos campos como código, descrição, quantidade, unidade, preço unitário e taxa de IVA.
Editar
Possibilita alterar os dados de um artigo já inserido no inventário, como quantidades ou preços.
Apagar
Remove um artigo específico do inventário em curso.

Resultados

XML
Exporta os dados do inventário (ou dos artigos listados) para um ficheiro XML.
Listagem
Gera uma listagem do inventário visível no ecrã conforme a ordenação pretendida (Código ou Descrição). Podendo ser pré-visualizada e imprimida.

1.12 – Orçamental

Novo

A opção Novo permite criar um novo orçamento.

Ao selecionar esta função, surge a janela Orçamento, onde devem ser preenchidos os seguintes campos:

Data — data de criação do orçamento;
Ano — exercício a que o orçamento diz respeito;
Descrição — identificação do orçamento;
Centro de Custo — associação a um centro de custo específico, se for o caso;
Observações — notas complementares.

Depois de preencher os dados, deve clicar em Confirma, passando para o ecrã de elaboração do orçamento.

Novo Grupo

Permite criar grupos para organizar as rubricas do orçamento, como por exemplo, Gastos, Proveitos ou Investimentos.

Editar Grupo

Permite alterar a descrição do grupo selecionado.

Apagar Grupo

Remove o grupo selecionado.

Nova Rubrica

A função Nova Rubrica cria uma nova linha orçamental.

Ao selecionar esta opção, abre a janela Rubrica, onde se preenche:

Cód. Rubrica — código interno;
Tipo — tipo de rubrica (Custos ou Proveitos);
Descrição — designação da rubrica
Contas — conta(s) contabilística(s) associada(s);
C. Custo — centro(s) de custo
Valor Total — valor total previsto podendo selecionar o botão Distribuir que reparte automaticamente o valor total pelos 12 meses do ano ou pode indicar manualmente os valores correspondentes a cada mês. O campo Diferença mostra a diferença entre o valor total e a soma dos valores mensais. O valor deverá ficar a 0,00 antes da gravação.

Novo total

Cria uma linha de totalização das rubricas indicando se é geral ou parcial.

Editar Item

Permite alterar uma rubrica ou total já existente.

Apagar Item

Remove a rubrica ou total selecionada.

Alterar Ordem

Permite reorganizar a ordem das rubricas/totais no orçamento.

Dados Orçamento

Permite consultar e/ou alterar os dados gerais do orçamento.

Aprovar

A função Aprovar altera o estado do orçamento para aprovado, deixando de poder ser alterado normalmente. Só permitindo editar para preencher algumas observações necessárias e indicar se o orçamento ficou concluído, sendo depois movido para o campo de “Concluídos”

Importar Orçamento

Permite importar um orçamento de uma outra empresa no programa com ou sem valores.

Voltando à página inicial da opção “Orçamentos” possui ainda as seguintes opções:

Editar

A função Editar permite alterar os dados de um orçamento já criado, desde que este ainda não esteja aprovado.

Apagar

A opção Apagar remove o orçamento selecionado da lista.

Atualizar

A função Atualizar recarrega a informação apresentada no ecrã.

Listagem

A opção Listagem permite pré-visualizar e emitir uma impressão dos orçamentos, tendo a possibilidade de indicar se pretende ver contas e centros de custo.

Mapa Desvios

A função Mapa Desvios apresenta a comparação entre os valores orçamentados e os valores efetivamente realizados. Podendo indicar se pretende “Ver orçamentado” e/ou “Ver Valor Real”.

2 – Consultas

2.1 – Explorador

O “Explorador” é uma função que lhe permite consultar e visualizar as contas e os respetivos saldos.

2.2 – Conta Corrente

Em consultas, a função “Conta Corrente” permite consultar a conta corrente de um código de conta. Ao selecionar na função abre uma janela “Consulta de conta Corrente”.

Comece por selecionar a conta a consultar, caso não tenha previamente selecionado. Os documentos, por defeito, aparecem no ano atual, no entanto ao colocar um pico em “Ver todos” permite observar a conta corrente da conta de todos ao longo dos anos. Se pretender consultar as contas correntes apenas que tenham movimento, coloque um pico em “Só contas c/movimento”.

Em frente à descrição da conta selecionada indica o saldo atual da conta corrente, e em baixo o saldo anterior da conta.

Ao selecionar (CTRL + Tecla do lado direito do rato) um conjunto de documentos é dado o saldo dos documentos, como um somatório, bem como o total a débito e a crédito. No entanto esta função também pode ser realizada ao utilizar a função de filtros.

Estas funções de análise de valores entre conjuntos de documentos, também é possível na consulta de “Diários”.

Atualizar: Permite atualizar a página ao indicar outra conta.

Abater: Permite ao selecionar um documento, abater o valor na conta corrente com outro documento com valores em aberto. Ao observar a imagem a baixo, como exemplo, ao selecionar um documento para abater, abre a janela “Manutenção de Documentos em Dívida” onde nos são dados os documentos da conta corrente que nos permitem abater o valor da fatura do cliente. Na coluna “Valor abater” insere o valor “Por atribuir” (Valor do documento selecionado a abater) -> “Confirmar”. O documento fica abatido pela Nota de crédito.

Ao colocar um visto na opção Fixa, no campo inferior esquerdo, a janela aberta fica sempre visível, ficando sobrepondo-se a todas as outras janelas e/ou programas.
A opção Ver Dívida, no canto inferior esquerdo, permite a visualização da coluna “Por Regularizar”, ou seja, permite visualizar os valores abatidos ao documento selecionado.

Nota: para que seja possível a visualização da dívida, o Administrador deverá ter preenchido as respectivas contas de terceiros em Administração -> Configurações -> Configurações -> Contabilidade -> Configuração de Contas -> Docs. Divida.

Através de codificação alfanumérica, é possível filtrar os diversos dados em diferentes colunas.

Consulta Documento: Ao selecionar um documento esta função permite consultar o lançamento do documento. Ao consultar é aberta uma nova janela “Consulta Movimentos do Documento”, onde pode observar o lançamento do documento selecionado na conta corrente, e caso seja necessário editá-lo e imprimir.

Editar Documento: Permite consultar e alterar os movimentos de um documento selecionado.
Acumulados: Permite consultar os valores acumulados da conta indicada no respetivo ano.

Como complemento de consulta de conta corrente, são disponibilizadas as listagens de Movimentos e os Extratos. Estas listagens também estão disponíveis na janela principal de contabilidade, em Listagens.

Em Consultas: A função de “Ver documento” e “Rastrear” permite consultar o documento selecionado na gestão, caso os mesmos tenham sido efetuados no octa gest. “Ver PDF” permite consultar o PDF associado ao documento selecionado.

No rodapé, ao “Gravar” na roda dentada no canto inferior esquerdo, permite gravar as alterações/filtros efetuados na janela, para que numa futura pesquisa a visualização se mantenha.

Se pretende reverter as alterações anteriormente gravadas, clique em “Reset” e a disposição da janela volta à configuração inicial.

2.3 – Diários

Para consultar os lançamentos realizados num diário especifico clique em “Diários”. Comece por digitar o diário que pretende, ao fazê-lo é-lhe dado o conjunto de lançamentos realizados nesse diário no ano indicado.

Consultar Conta Corrente: Ao selecionar uma conta dentro dum movimento do diário permite consultar a conta corrente da mesma. Esta função funciona como a função explicada no ponto 2.2 acima.

Consultar Documento: Permite consultar os documentos que tenham sido emitidos internamente através do módulo de Gestão Comercial (Faturação).

Rastrear: Permite consultar os documentos associados ao documento selecionado, caso tenham sido emitidos internamente através do módulo de Gestão Comercial, como pode ver no exemplo apresentado em baixo.

Log Alterações: permite observar as alterações feitas ao documento selecionado dentro do diário, quem as efetuou e quando.

Ver Pdf’s: Permite visualizar os documentos associados aos movimentos, caso existam.
Desassociar Pdf: Permite desassociar um Pdf previamente associado.

Em listagens, pode pré-visualizar ou imprimir as seguintes listagens: Diário uma listagem dos movimentos do diário indicado, Movimentos da conta um documento com a lista de todos os movimentos da conta selecionada entre um intervalo de datas, Extratos da conta, uma listagem com extrato da conta selecionado entre datas, Documento, permite efetuar uma listagem de documentos, indicando o nº interno do mesmo ou o intervalo “17->20” ou os diversos números separados por vírgulas, Previsão, permite fazer uma listagem do diário conforme o ecrã.

2.4 – Em Dívida

Para consultar os documentos em dívida clique em “Documentos Dívida”. Comece por digitar a conta pretendida.

Ao selecionar a conta é apresentado o total do valor em dívida assim como todos os documentos associados que perfazem o valor em divida.

Após análise dos documentos, caso verifique que determinado documento já não deveria de constar em dívida (p.e. transferência bancária que não está a liquidar nenhum documento), selecione o mesmo e clique em “Abater”.

Ao abrir a janela de “Manutenção de Documentos em Dívida” é, uma vez mais, apresentado o saldo em dívida da conta. O campo “Valor” refere-se ao documento selecionado. No exemplo abaixo foi selecionada uma transferência bancária não atribuída a nenhum documento, no total de 50,00€, para ser abatida numa fatura em aberto. Seleciona a fatura, e na coluna “Valor Abater” escreve o montante que pretende abater. É de notar que um documento pode abater vários em simultâneo. Assim para controle do montante já atribuído é apresentado o campo “Por atribuir”.

Caso seja atribuído o valor total do documento, o campo ficará de cor Verde e a zeros (0,00).

Se for atribuído mais valor do que o documento, o campo ficará de cor Vermelha.

É possível consultar os documentos em divida de diferentes contas simultaneamente. Para isso, selecione outra conta e clique novamente “Em dívida”. A janela mostra as contas cuja consulta de documentos em divida estão em aberto. Para visualizar outra conta clique em “Nova Janela”.

Ativo/Inativo: Permite colocar um documento inativo caso esteja ativo e vice versa.
Listagem de documentos em dívida: Permite gerar uma listagem consoante as configurações evidenciadas na imagem em baixo, pré- visualizar, imprimir, gerar Pdf e enviar por email.

Lançar Pgto/Rec: Através da aba “Todos”, é possível efetuar um pagamento de valor em dívida e lançar diretamente na contabilidade.

2.5 – Acumulados

Para consultar os saldos acumulados dos movimentos por mês selecione o ícone “Acumulados”.

É aberta uma janela que permite ao utilizador consultar os saldos pôr mês de um determinado ano. Estes acumulados podem ser filtrados por diário. No mês em que o saldo se encontre com valor, significa que existem movimentos que se encontram por saldar. Ao selecionar o mês clique no ícone “Valida mês” e o Octa Gest valida o documento ou os documentos que se encontrem por saldar. Caso o Octa não consiga efetuar a validação e deixar o saldo a “0” é aberta a janela “Lista de documentos por saldar”. Selecione o documento a saldar da lista de documentos -> Documento, é aberta a janela para editar o documento que se encontra por saldar.

3 – Listagens

3.1 – Diários

A listagem de diários, é a listagem de todos os movimentos de um diário especifico, entre datas.

3.2 – Movimentos

A listagem de movimentos, dá a informação por mês contabilístico ou por data documento de uma determinada conta (pode indicar se pretende ver documentos pagos). Permitindo pré-visualizar, imprimir, gerar Pdf ou enviar por email. Podendo ainda, no caso da opção “por mês contabilístico”, pode ainda selecionar caso queira considerar “apenas com saldo devedor”, “apenas com saldo credor” ou “apenas com movimento”.

3.3 – Extrato de Conta

O Extrato de Conta, permite tirar o extrato entre várias contas ou apenas de uma conta só, entre datas.

3.4 – Balancete Analítico

Esta listagem permite tirar o Balancete Analítico de certas contas ou de todas contas, configurando com as opções que se encontram na imagem em baixo. Pode ainda imprimir, exportar em Pdf ou enviar por email.

3.5 – Balancete Razão

Nesta listagem podemos retirar o Balancete razão, referente às contas razão, pode tirar de uma, várias ou todas, podendo ainda configurar com as opções presentes na imagem em baixo. Pode ainda imprimir, exportar em Pdf ou enviar por email.

3.6 – Balancete Taxonomias

O Balancete de Taxonomias tem como objetivo dar a informação detalhada sobre os saldos das respetivas contas associadas a cada uma das taxonomias aplicáveis. Pode configurar a listagem com as opções presentes na imagem em baixo. Pode ainda imprimir, exportar em Pdf ou enviar por email.

3.7 – Balancete Comparativo

Nesta opção podemos retirar um balancete que coloca lado a lado um mesmo período em dois exercícios distintos, por nós indicados, podendo configurar a listagem que nos irá ser mostrada com as opções presentes na imagem em baixo. Pode ainda imprimir, exportar em Pdf ou enviar por email.

3.8 – Resultados Exploração

Esta opção permite gerar e consultar um relatório de resultados de exploração, apresentando a evolução dos proveitos, custos e respetivo resultado ao longo dos meses e no total do exercício. Pode definir até que grau pretende que seja feita a listagem, bem como selecionar o exercício e até que mês analisar. Existe ainda a possibilidade de separar a informação por centros de custo e de acumular contas variáveis, configurando os dados que são apresentados. Adicionalmente, é possível pré-visualizar, imprimir, exportar o documento em Pdf e enviar por email bem como incluir uma assinatura.

3.9 – Documentos em Dívida

A listagem dos Documentos em dívida, é o documento acerca dos documentos em dívida da(s) conta(s) que indicar e data em que foram vencidos. Pode pré-visualizar, imprimir, exportar em Pdf ou enviar por email.

3.10 – Avisos de Cobrança

A listagem dos avisos de Cobrança, dá a informação sobre os documentos que estão por liquidar da parte dos clientes. Desta forma, basta indicar a conta do cliente e a data em que foram vencidos. Pode pré-visualizar, imprimir ou enviar por email ao cliente.

4 – Outras Listagens

Se procura outras listagens além das que são apresentadas no ponto a cima, aqui pode encontrar a “Listagem Recapitulativos”, o “Mapa Recapitulativos”, “Movimentos por fluxo de caixa”, “Movimentos Centro Custo”, “Balancete Centro Custo” e “Acumulados Centro Custo”

Listagem Recapitulativos

A Listagem de Recapitulativos é a listagem com a informação detalhada de todos os clientes e fornecedores adicionados ao mapa de recapitulativos.

Mapa Recapitulativos

O mapa de recapitulativos agrupa por cliente e fornecedor, os respectivos NIF´s com informação essencial para o preenchimento do anexo O e P da IES.

Movimentos por Fluxo de Caixa

O movimento por fluxos de caixa, permite ter uma listagem de forma detalhada dos documentos que compõem cada um dos códigos dos fluxos de caixa.

Movimentos por centro de custo

Balancete Centros de Custo

5 – Tabelas

IVA

Nas Tabelas de IVA permite visualizar, adicionar e editar códigos de IVA a utilizar nos lançamentos contabilísticos. A função “Apagar” e “Códigos Aplicação” apenas está disponível para as tabela de IVA comum. Os códigos aplicação permite importar os códigos de IVA disponibilizados na base de dados da Octa Gest para as tabelas comuns. A função “Importar” apenas está disponivel em tabelas da empresa. Esta função permite importar de outra empresa do software os códigos de IVA.

Na Tabela Comum encontra os códigos de IVA do servidor, códigos comuns a todas empresas. Em Tabela da Empresa encontra os códigos que pode alterar especificamente para determinada empresa.

Prefixos

A Tabela de prefixos, permite adicionar, editar ou apagar novos prefixos.

Diários

A Tabela de diários, permite adicionar, editar ou apagar novos diários.

Descritivos

A Tabela de descritivos, permite adicionar, editar ou apagar novos descritivos pré-definidos a utilizar nos lançamentos contabilísticos.

Fluxos de caixa

Na Tabela de Fluxos de caixa, apresenta a lista de fluxos de caixa utilizada pelo método direto.

Centros de custo

Na Tabela de Centros de Custo, pode adicionar, editar ou apagar códigos de centro de custos.

Contribuintes

A Tabela de contribuintes, apresenta uma lista onde pode adicionar, editar ou apagar os NIF´s correspondestes aos clientes e fornecedores da empresa.

Contrapartidas de IVA

A Tabela de Contrapartidas IVA, serve para poder adicionar, editar ou apagar relações entre o código de contas de base, os códigos de IVA e as respetivas contas de IVA, para aquando da realização dos lançamentos contabilísticos assim que colocar um código de IVA especifico o Octa Gest automaticamente dar a conta de IVA associada.

Lançamentos automáticos

A Tabela de Lançamentos Automáticos, permite criar, editar ou apagar lançamentos automáticos. Pode criar estes lançamentos em “Tabela Comuns” ou em “Tabela da Empresa”

Para adicionar uma lançamento Automática -> “Novo”

Ao abrir a janela “Lançamento automático”, irá criar o lançamento propriamente dito. Comece por dar uma descrição ao movimento, pré-definir o diário onde quer que este lançamento seja registado e dar uma cor ao lançamento para que seja mais fácil de identificar no momento da escolha do tipo de lançamento a utilizar. De seguida, comece por indicar a contas do código de contas que o compõem, o código de IVA se forem contas relacionadas com IVA. O mesmo acontece com os códigos de IVA e de fluxos de caixa.

A palavra “conta” na coluna da “Conta”, permite na utilização do lançamento o campo ser preenchido automaticamente pela conta de fornecedor ou outra conta definida como contrapartida no momento da utilização do lançamento automático.

A palavra “valor“, na coluna do “Valor”, permite na utilização do lançamento ir ao valor total do documento e assumir esse valor no lançamento. No entanto no caso da imagem a cima é uma conta de despesa com IVA, então o código de IVA encontra-se com o sinal de menos, para que ao valor total retire o valor do IVA a 23%. Se à conta já estiver relacionada a conta de IVA correspondente, aquando do lançamento essa conta já la estará com o valor do IVA.

A palavra “saldo“, na coluna do “Valor”, permite ao finalizar o lançamento que a contrapartida seja pelo saldo total do documento, neste caso pelo saldo total apresentado a Débito.

Para além de opção de Criar também permite “Editar” e “Apagar”.

A função “Copiar”, permite copiar lançamentos automáticos da “Tabela Comum” para “Tabela da Empresa”.

A função “Duplicar” permite duplicar um lançamento automático e editá-lo.

A função “Relação Contas” permite criar, editar e apagar a relação entre os NIF e as contas do código de contas, bem como do respectivo lançamento automático associado.