Manual Contabilidade

O módulo de contabilidade está subdividido por categorias as quais permitem ao utilizador criar, editar e visualizar diversos registos.

Iniciar Módulo de Contabilidade

Contabilidade:

1 – Manutenção:

1.5 – Acréscimos e Diferimentos

2 – Consultas:

3 – Listagens:

Iniciar Módulo de Contabilidade

Antes de iniciar a utilização deste módulo é importante ao criar uma empresa no Octa Gest, se faça as configurações necessárias.

Comece por clicar no ícone “Opções” (Livro) -> “Administração” -> “Configurações” -> “Configurações”

É aberta uma nova janela “Configuração da Empresa”, selecione a aba “Contabilidade” -> “Diversos”, indique a periodicidade da numeração dos diários a que utilizar, se não definir nenhuma por defeito será mensal. De seguida indique a periodicidade de IVA e o modelo contabilístico a utilizar pela empresa. Caso a empresa não utilize fluxos de caixa coloque um “Pico“, no “Ignora Fluxos de Caixa”. Por fim pode selecionar a Rep. Finanças da empresa, indicar o NIF do Representante legal da empresa, o NIF do Contabilista Certificado e cajo seja necessário o do revisor oficial de contas. -> “Gravar”

É importante a definição do modelo contabilístico a utilizar pela empresa para automaticamente o Octa Gest assumir as taxonomias aplicáveis.

Na aba “Configuração de contas”, apague a configuração de “Docs. Divida” e coloque um ponto. Esta configuração que lançar os movimentos na 21 ou 22 não esteja sempre aparecer o quadro para abater movimentos em divida.

No eventualidade de utilizar lançamento automáticos através da importação dos documentos de compras do E-Fatura (Autoridade Tributária e Aduaneira) na janela “Configuração da Empresa” -> “Logins AT” -> “Contabilidade”, indique a password da AT da empresa.

Este passo permite definir antecipadamente a password da empresa para facilitar no momento da importação das compras (Ponto 1.6), no entanto é opcional.

Contabilidade

1 – Manutenção

1.1 – Código de Contas

O Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de Julho, veio aprovar o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), no qual se preveu na publicação da Portaria n.º 1011/2009 o Código de Contas de aplicação obrigatória para as entidades sujeitas ao SNC.

Desta forma o Octa Gest apresenta um código de contas de acordo com a norma contabilística enunciada em configurações a utilizar pela empresa.

Na aba “Código de Contas”:

Nas Opções:

Novo: Permite adicionar uma nova conta ao código de contas. Abre uma nova janela “Ficha da Conta”;

Comece por digitar a nova conta. A opção “…”, em “Código” permite abrir o “Assistente novo código de conta”, para auxiliar na criação da nova conta, ao inserir a conta agregadora o Octa Gest automaticamente sugere um código de conta a criar, com base na conta agregadora que inseriu. -> “Confirmar”

A “Máscara” fica automaticamente preenchida ao inserir o código de conta.

No “Tipo” escolhe a opção de acordo com o pretendido

Na “Descrição” dê um nome à conta.

Na “Taxonomia” seleccione a taxonomia associada à conta a criar. Caso não associe, ao ter preenchido na configuração inicial o modelo contabilístico a utilizar, após finalizar a ficha da conta, na aba de “Utilitários“, a função “Atualizar Taxonomias” permite o preenchimento automático da taxonomia associada.

Nos “Parâmetros” e “Morada”, permite adicionar informação extra à criação da conta. No caso de a conta ter número contribuinte, no momento da criação da conta, ao indicar o “prefixo” e o “Nº fiscal”, seleccione o ícone da lupa e os dados relativos a esse NIF que se encontram na VIES serão exportados, preenchendo assim, a morada, e a descrição da conta automaticamente com os dados relativos a esse número fiscal.

Para finalizar a criação da conta -> “Gravar”

A nova conta é incluída, automaticamente, no código de contas existente.

Editar: Permite editar contas existentes no código de contas. Para alterar o código de contas deverá selecionar o separador de “Utilitários“

Apagar:: Permite apagar/eliminar contas existentes no código de contas. Esta função não permite apagar contas que contenham movimentos.

Procura: Permite procurar em todo o código de contas os carateres alfanuméricos escritos. Esta função pode ser acedida através do atalho CRTL+F.

Através de filtros de colunas é possível seleccionar diversas funções.

No que respeita aos filtros de coluna tem ainda a opção:

Em Consulta:

Conta Corrente: Ver 3.2.1 – Conta corrente

Em Divida: Ver 3.2.3 – Em Divida

Acumulados: Selecione uma conta no código de conta e clique em “Acumulados”. A janela mostra o total dos valores a débito e a crédito agrupados por mês em determinado ano. Como complemento, é ainda possível visualizar os valores acumulados num gráfico de colunas.

Listagem: Para obter a listagem do código de contas -> “Listagem”. A opção “Modelos” apenas está disponível para o Administrador.

Escolha a ordem a dar à listagem. No campo “Da conta” indique as contas a incluir na listagem. Para obter ajuda para o preenchimento passe o cursor no referido campo. Note que se o campo “Da Conta” não for preenchido a listagem obtida inclui todos as contas.;

Clique em “Ver”, caso pretenda apenas visualizar a listagem, e em “Imprimir” caso pretenda imprimir a mesma.

Reflexões: As reflexões de contas são um apoio à contabilidade analítica, permitem ao Octa Gest efetuar as reflexões na(s) conta(s) de destino em determinada percentagem. Para tal, selecione uma conta do código de contas -> “Reflexões”.

Na janela “Reflexões de contas” indique a conta destino e a respetiva percentagem a aplicar -> “Confirma”

Após criar uma reflexão de conta não é possível apagar a mesma, no entanto, é exequível a alteração da conta destino e da sua percentagem.

Conciliação Contas: O Octa Gest apresenta uma ferramenta que permite conciliar contas, quer seja entre saldos de duas contas de empresas diferentes ou de contas bancárias, para a realização de reconciliações.

Ao entrar na função “Conciliação Contas” -> “Nova Conta”

Comece por selecionar a conta correspondente do código de contas a conciliar. De seguida dê um número ao extrato, seleccione a data da conciliação a efetuar e o saldo final do extrato a utilizar para conciliar -> “Confirmar”

Ao confirmar, abre automaticamente no separador “Conciliação de Conta”.

Neste separador é apresentado todos os movimentos que estão na contabilidade por a conciliar, entre a data que enunciou a cima.

Para conciliar extratos bancários, pode fazê-lo através da importação de um ficheiro do banco ou através dum lançamento manual dos movimentos.

Lançamento Manual:

Nos lançamentos manuais os movimentos são lançados manualmente um a um. Comece por inserir a data e o descritivo do movimento. De seguida o número do documento (não é obrigatório), o valor, e enunciar se o valor se encontra a Débito (D) ou a Crédito (C). Após inserir todos os valores a lançar manualmente -> “Terminar”.

Importação de um ficheiro:

Na importação de um ficheiro comece por selecionar o ficheiro a importar. De seguida verifique se o mesmo se encontra definido nas respetivas colunas necessárias à importação: a data, o descritivo, o número de documento (não é obrigatório), o valor, e se o mesmo está a Débito (D) ou a Crédito (C). Após isso -> “Confirmar”. O documento é importado.

Para conciliar tanto de uma forma como de outra seleccione as duas linhas a conciliar e clíque no ícone “Concilia” e simultaneamente o Octa Gest coloca o “pico” a verde de como aquele movimento está conciliado e assim consecutivamente.

Assim que terminar todas as correspondências e ficarem valores por reconciliar, estes ficarão pendentes na próxima conciliação. Ao “sair”, entra no separador inicial de conciliação, o “Extrato da Conciliação” permite pré-visualizar ou imprimir o extrato da conciliação que acabou de realizar.

Na imagem a baixo é apresentado um extrato de conciliação bancário:

Uma outra forma de conciliar contas é através da “Conciliação automática” ou “Conciliar por valor”.

Conciliação automática

Para utilizar a função de conciliação automática, previamente terá que utilizar uma das funcionalidades de “importar um ficheiro” ou a de “lançamento manual” (explicadas a cima) para inserir os valores.

Após inserir os valores todos a utilizar para a reconciliação -> “conciliação automática”, o Octa Gest automaticamente concilia os valores entres aqueles que apresenta na conta corrente com a aqueles que acabou de inserir.

Conciliar por valor

A conciliação por valor permite conciliar as contas à medida que insere os valores manualmente que são apresentados no extrato que utiliza para a conciliação dos valores apresentados na conta corrente. Desta forma, comece por indicar o valor e se este está a Débito (D) ou a Crédito (C) e Octa Gest automaticamente vai informando dos documentos por conciliar que apresentam esses valores, pelo sinal contrário, uma vez que está a conciliar. Ao selecionar o documento que lhe é dado automaticamente, clique no ícone “OK” e o documento fica conciliado. Repita para todos os valor que tiver a conciliar.

Na aba “Utilitários”:

Para alterar o código da conta, como referido no ponto a cima, selecione o separador “Utilitários” -> “Altera código de conta”.

Indique o novo código pretendido e selecione a respetiva taxonomia -> “Gravar”.

A função de “Exportar” permite exportar o plano de contas existente para um ficheiro.

Comece por enunciar as contas a incluir e/ou a excluir e respetivo tipo. Se nada for enunciado, vai exportar o código de contas completo -> “Exportar”

A função “Importar” permite importar código de contas através dum ficheiro CSV já existente.

No entanto, ao seleccionar a função “Ler plano base”, este permite importar as contas pré-definidas pelo Octa Gest.

A função “Simular” executa a transformação do ficheiro importado para a utilização no Octa Gest. Após isso “Importar” -> “Terminar”

A função “Recálculo” permite no fim de realizar as operações ao código de contas, recalcular essas alterações.

A função “Atualizar taxonomias” e “Atualizar Máscara”, como o nome indica, permite ao Octa Gest aualizar a taxonomia e a máscara das contas já existentes do código de contas. A função “Alterar taxonomias”, permite alterar os códigos de taxonomia em todas as contas.

(Lembro que para utilizar estas funções é importante na administração -> Configurações, já ter indicado qual o modelo contabilístico utilizado).

Sempre que altere a pré-visualização de determinada janela é possível guardar essa configuração. No separador “Utilitários” -> “Grava” e as alterações de visualização da janela serão guardadas para uma futura pesquisa. Se, no entanto, pretender retomar à configuração de origem -> “Reset”.

Esta opção de “Configuração Lista” é disponibilizada em diversos separadores, sendo a sua forma de operar igual em todos os casos.

1.2 – Movimentos

Na aba “Movimentos”:

Em Movimentos de conta corrente é onde são lançados nos respetivos diários os documentos contabilísticos.

Comece por selecionar o ano em questão, o mês a lançar e o diário a utilizar -> “Enter”

Para adicionar um documento, seleccione a função “Novo Documento” ou então na Tecla “+” do teclado, o mesmo se aplica se apagar um documento, pode utilizar a função “Apagar Documento” ou na Tecla “-” do teclado.

A função apresentada no canto superior direito, permite atualizar os movimentos no diário e no mês seleccionado.

Após adicionar um documento, defina o número interno desse documento, a data e a descrição a utilizar -> “Enter”.

Ao entrar no documento, começa o registo contabilístico com a indicação das contas do código de contas, à medida que insere a conta aparece as contas de movimento que lhe são associadas, (ver imagem a baixo). Pode ainda utilizar a função “lupa” para ir ao código de contas e selecionar a conta a utilizar no registo contabilístico.

Ao realizar o registo contabilístico, no quadro a cima aparece o saldo da conta que utilizou na contabilização, o saldo do diário e o respectivo saldo do documento. Se o documento não estiver saldado (Débito = Crédito), aparece a diferença em valor a vermelho, (ver na imagem a baixo).

Assim que acabar o registo, para inserir um novo documento selecione a função “Novo Documento” ou na Tecla “+” do teclado.

O Octa Gest permite ainda utilizar “Lançamentos automáticos” – (Ver Ponto 5. Tabelas), nos registos contabilísticos.

Seleccione o lançamento a utilizar, abre a janela de “Lançamento Automático”, aparece a contas definidas para esse lançamento. Primeiro comece por selecionar o “NIF” ou a “Conta” de terceiros a utilizar no lançamento, o “Valor Doc” – Considerando o valor total do documento, a “Data Doc” e por último, a “Descrição” e o “Número do Doc”. Ao preencher estes campos o registo contabilístico, ficará automaticamente preenchido. Após confirmar se o lançamento está completo -> “Confirmar”

Em “Listagens/Consultas”:

Documento: Ao selecionar um documento permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir os movimentos do mesmo.

Diário: Esta função permite ao utilizador pré-visualizar e imprimir os movimentos do diário selecionado.

Consulta Conta: Ao selecionar uma conta de movimento de um documento, permite ao utilizador consultar a conta corrente da conta selecionada.

Ver PDF: Permite ver o documento digital em formato PDF associado ao documento selecionado.

Em “Movimentos” é disponibilizado funcionalidades de apoio e complemento aos registos contabilísticos.

Apagar Linha: Ao registo contabilístico, permite apagar linhas, ao invés do documento inteiro

Recapitulativo Intracom.: Ao selecionar uma conta de clientes ou fornecedores dentro do registo contabilístico, esta função mostra o lançamento na recapitulativa. No caso das intracomunitárias, quando existem vendas que possam entrar na declaração recapitulativa, permite validá-las.

Regularização: Existindo uma regularização de IVA no lançamento, ao selecionar a conta de regularização, aparece o quadro de lançamento do anexo 40/41 da declaração periódica do IVA.

Retenção: Permite registar as retenções do documento seleccionado. Caso já tenha declarado a retenção na declaração de retenção na fonte de IRS/IRC do mês em causa pode associar o movimento à guia. Caso ainda não tenha gerado o ficheiro pode encontrar o movimento da retenção na aba “pendentes” da função Rendimentos e Retenções para ser gerado o ficheiro do mês.

Fluxo de Caixa: Esta função permite confirmar ou indicar o fluxo de caixa utilizado, ao selecionar uma conta de classe 1.

Lança Pag./Rec: Esta funcionalidade permite lançar o pagamento ou recebimento de uma Fatura, apenas enunciando qual a “Conta Disponibilidades”, banco ou caixa e em caso de utilizar de fluxos de caixa, qual o fluxo utilizado.

Ativos: Num lançamento que utilize uma conta de ativos ao terminar o documento é aberta a janela “Ativos”, que permite ao utilizador abrir diretamente o bem no módulo de ativos ou abatê-lo se for caso disso.

Ver PDF´s: É a função que lhe permite visualizar os PDF`s por lançar. Através da função “Lançar”, é aberta a janela do lançamentos automáticos que lhe permite lançar o documento através da leitura do QR code do mesmo. O Pdf´s passa a estar associado ao documento e pode ser visualizado posteriormente através da função “Ver Pdf”.

Acréscimos e Diferimentos: Aqui podemos adicionar Acréscimos e Diferimentos. Terá que selecionar o Ano e a descrição do documento, depois de colocar a data inicial e a final o programa irá calcular o montante para cada ano.

Na aba “Utilitários”:

Os utilitários apresentam três funções: “Transferências”, “Verifica Numeração” e “Renumera diário”

A função “Transferências” permite realizar transferências de documentos contabilísticos entre diários ou entre contas e/ou Fluxos de caixa.

Em Transferências, selececione o que pretende transferir, “Entre Diários” ou “Contas e/ou Fluxos”.

Se a Transferência for entre diários, como mostra a imagem acima, o Octa Gest permite na área de “selecção”, selecionar o “Diário” e o “Mês” a transferir e na área de “Destino”, selecionar o “Diário” e o “mês”, do destino dos documentos a transferir. Se apenas transferir o diário e o mês se manter, na área de “Destino”, apenas tem de seleccionar o “Diário”. Assim que tiver seleccionado a informação na área de “Selecção” -> “Pesquisa”

É possível transferir todos os movimentos do “Diário” e do “mês” selecionado na área “Selecção”, colocando um “visto” no “Selecciona Todos”, no entanto pode apenas selecionar os documentos a transferir – carregando na tecla “CTRL” do teclado e simultaneamente carregando no botão do lado esquerdo do rato. Assim que tiver seleccionado os documentos -> “Transferir”.

No caso de querer transferir “Contas e/ou fluxos”, na área de “Selecção” seleccione o “Diário”, “Mês” e a “Conta” e/ou o “Fluxo Cx”, no respetivo campo -> “Pesquise”, na área de”Destino”, apenas seleccione a “Conta” e/ou “Fluxo Cx” de destino da transferência.

Para sair desta função de Transferências -> “X”

A função de “Verifica Numeração” permite verificar a numeração utilizada nos diários com base no que enunciou em configurações. Indica o ano a verificar -> “Verifica”

Na imagem a cima, o Octa Gest verifica que no “Diário: CP Mês: 3 Do Número 1 até 10” apresenta um número repetido, o 5, e no “Diário: VD Mês: 2 Do Número 1 até 15” apresenta um número em falta, o 3. A verificação do erro de numeração é enunciado a baixo da linha correspondente.

Para solucionar estes erros de numeração, pode reumerar os diários automaticamente através da função “Renumera Diário”

A função “Renumera Diário” permite renumerar o diário de um mês especifico indicando o primeiro número do diário a utilizar -> “Confirmar”

O Octa Gest renumera o mês e o diário seleccionado automaticamente a partir do número que indicou.

1.3 – IVA

Esta função permite calcular e apurar a declaração de IVA periódica e a recapitulativa.

Na aba “Tabelas”:

Em “Tabelas” -> “Apuramento”. Abre uma nova janela “Tabela de Apuramento de Iva”. Defina as contas e o diário a utilizar para o apuramento do IVA -> “Gravar”

Na aba “Declarações Recpitulativas”:

Nesta aba calcule o valor da declaração -> “Cálculo” e consulte os clientes intracomunitários que a compõem -> “Consulta”

A função “Emissão” permite emitir a declaração recapitulativa. Após emissão pode através da função “Substituição”, substituir uma declaração já emitida.

Não é possível “Apagar” uma declaração já emitida.

Em “Comprovativo” podemos pedir a emissão do documento diretamente do site das Finanças.

Na aba “Declarações Periódicas”:

Na aba calcule e apure o IVA periódico da empresa, quer seja mensal ou trimestral -> “Cálculo e Apuramento”

Após calcular a declaração periódica de IVA, pode emitir e submeter diretamente na AT através do Contabilista certificado indicado nas configurações da empresa e criado na função CC, em Gabinetes.

No entanto através da função “Substituição”, pode substituir uma declaração de IVA já emitida.

A função “Reembolso” e “Solicitar Reembolso” permite solicitar o reembolso de IVA acumulado nas declarações periódicas.

“Consulta”, permite consultar a declaração de IVA selecionada, inclusive os anexos 40 e 41.

“Apagar”, permite apagar uma declaração de IVA que ainda não tenha sido emitida. A função “Atualizar”, permite atualizar a aba.

“Análise do Iva”, é a listagem que permite analisar o IVA, de modo a interpretar os valores que preenchem a declaração.

Em “Obter”, permite ao utilizador ao selecionar uma declarção periódica de IVA já emitida ir buscar diretamente da AT o comprovativo de entrega da declaração e ser for caso disso, o documento de pagamento do IVA.

1.4 – Rendimentos e Retenções

Em Rendimentos e Retenções pode gerar os ficheiros relativos aos rendimentos pagos ou retidos a entidades externas à empresa.

Comece por adicionar as Entidades que de forma recorrente terá a necessidade de reter retenções de IRS/IRC.

Na aba “Pendentes” pode encontrar todos os movimentos que se encontrem pedentes para serem declaradas na declaração de Retenção na fonte de IRS/IRC.

Ao clicar “Novo Período” o Octa Gest vai gerar a informação a ir para o ficheiro da retenção. Selecciona o ano e o mês -> Confirmar, automaticamente é aberto a lista com a retenções do período que compõe a declaração do período gerado.

Na lista pode adicionar retenções manualmente através da função “Novo”. A função “Criar Regulares” permite adicionar à listas as retenções das entidades automaticamente que ainda não estejam lançadas na contabilidade do mês em questão. “Adicionar/ Remover” permite na lista adicionar retenções que se encontrem pendentes de meses anteriores ou remover para pendentes retenções que tenham sido apuradas na lista. Na coluna “Lançados” dá ao utilizar a possibilidade de saber se os movimentos associados à retenção se encontram lançados na contabilidade.

Ao seleccionar o período a exportar o ficheiro seleccione o ícone “Retenções”, confirme o ano e o mês e “Exportar XML”. O período é encerrado automaticamente, no entanto o Octa Gest permite abrir um período já encerrado através da função “Reabrir”.

Para emitir os ficheiros anuais relativos às retenções seleccione o ícone e o ano em questão -> “Exportar XML”.

A listagem “Retenções IR” permite ver e imprimir as retenções efectuadas de um período seleccionado.

1.5 – Acréscimos e Diferimentos

A opção Acréscimos e Diferimentos permite ao utilizador gerir todos os movimentos de acréscimo e diferimentos registados na contabilidade ou de forma manual na opção.

Selecione um registo e através da opção “lançar”, lance automaticamente na contabilidade o reconhecimento desse diferimento ou acréscimo.

1.6 – Resultados

Em Resultados calcula e a analisa os resultados da empresa.

Na aba “Tabelas”:

Para a construção das demonstrações financeiras é necessário haver apuramento de saldos. Ao clicar “Definição de Apuramento”, abre uma nova janela “Tabela de Apuramento de Resultados”, adicione os apuramentos necessários para o fecho de contas e cálculo das demonstrações financeiras.

“Novo” – Coloca a descrição a dar ao apuramento:

Diário: Coloca o diário a colocar os movimentos do apuramento (Para criar os diários – Ponto 5)
Mês: Coloca o mês a ser lançado o apuramento (os meses utilizados nos apuramentos são: 13,14,15,16)
Descritivo: Coloca o descritivo a dar ao movimento

De seguida insere “Da conta” até “A conta” a apurar e indique “Para Conta” onde coloca o saldo após o apuramento. -> “Terminar”

Na aba “Resultados”:

Nesta aba vamos passar ao apuramento de resultados propriamente dito. Ao clicar “Novo Apuramento”, abre uma nova janela “Apuramento de Resultados”. Comece por confirmar o ano e selecione até ao mês a realizar o apuramento -> “Confirmar”

Ao confirmar abre uma nova janela “Introdução de Existências Finais” indique as existências finais dos artigos para o cálculo do custo das matérias vendidas e das matérias consumidas. Ao inserir o valor -> “Confirmar”. O apuramento fica feito.

A função “Apagar Apuramento” permite apagar o apuramento de resultados.

As demonstrações financeiras apresentadas estão definidas consoante as diferentes normas contabilísticas:

Demonstração de Resultados

Na Demonstração de Resultados o Octa Gest disponibiliza duas formas de preenchimento, uma com base nas taxonomias, outra com base no código de contas.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar e editar a demonstrações de resultado. A função Descrição permite alterar a descrição dada à Demonstração de Resultados. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza a demonstração podendo posteriormente imprimi-la.

Balanço

No Balanço o Octa Gest disponibiliza duas formas de preenchimento, uma com base nas taxonomias, outra com base no código de contas.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar e editar outro tipo de Balanço. A função Descrição permite alterar a descrição dada ao Balanço. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza o Balanço podendo posteriormente imprimi-lo.

Anexo ao Balanço

Relatório de Gestão

Demonstração de Fluxos de Caixa

Na Demonstração de fluxos de caixa o Octa Gest apenas disponibiliza o modelo para empresas que utilizem as NIC´s – Normas Internacionais de Contabilidade ou NCRF – Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar e editar a demonstrações de fluxos de caixa. A função Descrição permite alterar a descrição dada à Demonstração. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza a demonstração podendo posteriormente imprimi-la.

Rácios e Relatórios

Nos Rácios e Relatórios, o Octa Gest, disponibiliza três mapas analíticos: “Mapa de Resultados“; “Mapa de gastos com o pessoal” detalhado e o “Mapa de gastos de fornecimento e serviço externo” à empresa, sendo possível criar novos mapas ou ficheiros de análise.

Os mapas disponibilizados dão para qualquer empresa, independentemente da norma contabilística utilizada, podendo ser encontrados na aba “Todos”.

Nas opções, em Novo e Editar permite ao utilizador criar outros mapas de análise e editar os mapas já existentes. A função Descrição permite alterar a descrição a dar aos mapas. No conjunto de Impressão, na função Previsão no ecrã, pré-visualiza o mapa selecionado o podendo posteriormente imprimi-lo.

Dossier Fiscal

No Dossier Digital o Octa Gest cria uma versão PDF dos documentos necessários para o Dossier Fiscal para o ano selecionado, aqui terá que ter acesso ao Octa Manager.

Modelo 22

A função do Modelo 22 permite ao utilizador exportar e submeter a modelo 22 na AT.

Comece por abrir a Modelo 22 do ano a preencher. Ao selecionar o ícone “preencher”, a aberta a janela da Modelo 22, pode ir preenchendo e guardar e posteriormente voltar para continuar o seu preenchimento.

Ao concluir o preenchimento da modelo 22 o utilizador pode exportar e submeter a modelo diretamente na AT. A função “Reabrir” permite-lhe voltar a editar a modelo que anteriormente tinha concluído.

Encerramento

A função de Encerramento é uma funcionalidade opcional para o utilizador. Esta função permite ao utilizador encerrar o exercício contabilístico, criando assim um saldo de encerramento e um saldo de abertura nas contas de passagem, que não são incluídas no apuramento de resultados.

1.7 – Integração Imp/Exp

Esta funcionalidade permite integrar, exportar e importar documentos ou ficheiros.

Na aba “Importação/Exportação”:

Ao clicar na função “Importação Movimentos”, abre uma nova janela “Movimentos de Conta Corrente – Importar de ficheiro CSV/XLS”. Comece por selecionar o ficheiro a importar através da função “…”. De seguida, na linha a baixo escolha a configuração a aplicar à integração (Exemplo: HIHI). Caso queira alterar a configuração selecionada de modo a sincronizar as colunas com as linhas selecione o símbolo que é representado por uma folha e um lápis (imagem a baixo – símbolo dentro do retângulo a preto). Após validar a configuração a utilizar e remover as linhas a mais. -> “Confirmar”

Ao confirmar abre um quadro onde irá colocar a descrição a dar à importação -> “Confirmar”

A Integração fica concluída.

A função “Ver Histórico” permite visualizar todas as importações de documentos, e caso seja necessário apagar uma importação.

“Importar SAFT Contab” permite ao utilizador importar o ficheiro do SAFT de Contabilidade da empresa selecionada. Ao carregar o ficheiro -> “Ler ficheiro”, é dado nos logo a informação acerca do mesmo -> “Importar”.

Na aba “Integração”:

Importar Docs SAFT: Permite importar o ficheiro SAFT-PT, que antecipadamente enviou à AT

Ao selecionar a função “Importar Docs SAFT”, abre uma nova janela “Importação”, onde estão registadas todas as importações de SAFT.

Para adicionar uma nova importação -> “Importar SAFT”, selecione o ficheiro a importar através da função “…” -> “Ler Ficheiro”

Após ler o ficheiro, abre um quadro com o número de documentos encontrados no ficheiro SAFT -> “OK”

Selecione os documentos que pretende importar do SAFT. Caso o ficheiro apresente séries novas, ao importar surge um aviso para criar essas séries para que os documentos possam ser importado -> “Ok” -> “Criar Séries”

Assim que definir as séries -> “Importar”. Se faltar definir algum Cliente, Código de IVA ou Artigos, é dado o aviso para configurar tal como sucedeu em relação às séries. Se pretender importar recibos, após definir os códigos acima mencionados, numa segunda fase ao tentar importar o SAFT pode ser pedido que defina as contas do código de contas associadas para cada meios de pagamento utilizado.

Comece pelo separador de cliente. “Cria Contas” permite lhe relacionar os clientes ás contas já existentes e simultaneamente criar os clientes novos. “Cria Conta” permite lhe apenas criar o cliente selecionado.

A relação de clientes está criada.

Na relação de códigos de IVA , selecione o código de IVA (Códigos criados no ponto 5 – Tabelas) a utilizar, consoante o código de origem que nos é apresentado. No caso da imagem a cima será IVA a 23%. Ao selecionar, Enter, automaticamente a descrição de IVA aparece.

A relação de códigos de Iva está criada.

Na relação de artigos aparecerá os novos artigos. Ao selecionar um artigo -> “Cria Artigos”, abre um quadro “Ficha de artigos (compacta)”. Nesta ficha, o “Código” e a “Descrição” vem definidas com informação que consta no SAFT, no entanto, pode criar um “Código” e uma “Descrição” à sua escolha para definir os artigos no Octa Gest. No “Tipo de artigo”, pode selecionar um tipo de artigo já definido ou criar um novo -> “Gravar”. O Artigo está relacionado.

No fim de relacionar toda a informação que se encontrava por relacionar os separadores de relação encontram se vazios, ao selecionar a função “Ver todos”, aparecerá toda a informação relativa aos clientes, códigos de IVA e artigos que constam no SAFT.

A aba “Séries”, permite separar as séries por diferentes diários a integrar a importação. Caso nada seja dito, todas as séries no ficheiro serão integradas no diário definido em “Configurações”.

Após todo isto “Importar” o ficheiro -> Assim que terminar a importação “Terminar”

O ficheiro encontra se importado.

No caso de querer apagar, anula a importação -> “Anula Importação”

Ao finalizar a importação de seguida terá que integrar todos os documentos na contabilidade.

Actualiza Pendentes: Esta função atualiza os documentos pendentes já importados mas que se encontram pendentes para lançamento na contabilidade. A primeira tarefa a fazer -> “Tabela Documentos“, e definir as contas a utilizar para cada um dos diferentes lançamentos que possa ter por grupo.

Integra Documento: Esta função permite integrar os documentos um a um, que se encontrem pendentes para lançamento na contabilidade, nos respectivos separadores.

Integrar Pendentes: Esta função permite integrar todos os documentos de uma só vez, que se encontrem pendentes para lançamento na contabilidade após ter definido as configurações em falta em “Tabela Documentos“

Tabela Documentos: Ao selecionar o ícone, abre uma nova janela “Tabela de Integração Documentos”, onde se define as contas a utilizar em cada caso. Na aba dos clientes define as contas a utilizar em caso de vendas, recibos e acertos, dependendo do tipo de artigo. Na aba dos fornecedores, o sistema é o mesmo, sendo as contas respeitantes à aquisição de mercadorias ou a despesas.

Depois de definidas as contas -> “Gravar”

Se tiver o módulo de Gestão Comercial, ao definir as contas na tabela de integração, na gestão ao emitir uma fatura de compra ou de venda de um artigo ou serviços já definido automaticamente é integrado na contabilidade, sem passar pela função de Integração.

Integrar R.H: Esta função permite integrar os processamentos salariais, que se encontrem pendentes por falta de definição de contas para lançamento na contabilidade. Primeiramente precisa de ir a “Tabela R.H” definir as contas em falta.

Tabela R.H: Esta função permite definir as contas dos respetivos abonos e descontos. A tabela apresentada é uma tabela comum a todas as empresas, no entanto através da função “Criar Tabela Empresa” pode criar uma tabela da empresa e definir as contas especificas da empresa. Indique o diário a integrar os vencimentos e defina as contas a débito (D) e a crédito (C) necessárias para a integração. Na coluna “Abonos” encontra todos os abonos e descontos criados no módulo de Recursos humanos em Tabelas.

Se tiver o módulo de Recursos Humanos, ao definir as contas na tabela de integração, nos recursos humanos ao processar os vencimentos de um determinado mês em que as contas dos abonos e dos descontos já estejam definidos automaticamente é integrado na contabilidade, sem passar pela função de Integração.

Integrar Ativos: Esta função permite integrar na contabilidade os movimentos processados no módulo de Ativos. Selecione o ícone “Integrar Ativos” e comece por adicionar o período a integrar. Se houver contas a definir selecione o ícone “Tabela” ou “Tabela Ativos”.

Após os ativos estarem definidos, na janela “Integração de Ativos”, ao selecionar o ícone “Documento” pode pré-visualizar e imprimir o documento com o lançamento das amortizações.

Tabela Fluxos de caixa: Se a empresa utilizar fluxos de caixas, ao definir os fluxos utilizados para cada situação, ao integrar um pagamento ou recebimento este será integrado na contabilidade com o fluxo que definiu.

Conferência – Meios de Pagto:

Esta função permite ao utilizador após a importação/integração do SAFT, conferir os recebimentos provenientes dos recibos integrados. Caso a empresa tenha mais que uma conta bancária, esta função permite lhe de forma automática alterar as contas de bancos onde entraram os recebimentos.

A vermelho pode encontrar a conta a conferir, ao selecionar um recibo que tenha outra conta, ao clicar a conta altera para a “conta a conferir”. Não pode alterar contas que estejam conciliadas. Ao sair da função as alterações são gravadas automaticamente.

1.8 – E-fatura

A função “e-fatura”, permite importar faturas de compras ou despesas, directamente do portal do e-fatura das finanças, de um determinado período de tempo.

Após importar os documentos, pode associar a documentos já lançados manualmente, ou lançar através de lançamentos automáticos.

Primeira Tarefa a fazer é “Importar Compras”, ao seleccionar a função abre uma janela de “Login AT”, onde coloca o NIF e a Password da empresa. Caso tenha preenchido em configuração (Ponto 1.) os Login da AT, este passo não é necessário ser realizado.

Ao inserir o login da AT é aberta a janela “Importar Compras de e-fatura”, onde indica o Ano e o(s) Mes(es) a importar -> “Importar Lista Faturas” ou “Importar Todos Detalhes”

Após importar os documentos de compras da AT, o Octa Gest permite através da função “Apagar Importação”, apagar uma importação seleccionada no separador “Documentos por mês”.

Nos documentos importados, se houver documentos anulados, estes irão aparecer com valores a zero e a cor diferente para realçar.

O mesmo acontece quando coloca um pico em “Ignora” , os documentos passam a cor diferente, e deixa de se poder lançar.

A função “Auto Associar” e “Associar Manual”, permite associar os documentos importados com os documentos já lançados na contabilidade.

Auto Associar: permite associar todos os documentos da importação automaticamente. Se não forem encontrados movimentos para associar abre uma janela com essa informação.

Associar Manual: permite associar manualmente os documentos importados com os que constam na conta corrente. Ao seleccionar esta função, abre uma janela “E-Fatura – Associação Manual”. Na coluna à esquerda os “Movimentos Importados” e na coluna à direita “Movimentos em conta corrente”. Ao seleccionar um documento importado de movimentos com conta corrente aberta, aparecem todos os movimentos na conta corrente, seleciona o movimento a associar a esse documento importado -> “Associar (+)”

Ao ver a imagem a cima, pode filtrar por nome os documentos em “Movimentos Importados”, para que seja mais eficiente a procura pelos movimentos a associar com a conta corrente.

O Octa Gest, nos “Documentos por mês” apresenta as importações organizadas por mês, em cada um desses meses encontra os documentos de compras do respetivo mês.

Os documentos lançados apresentam um “OK”. Ao selecionar um documento que esteja lançado, é dado em cima a informação do lançamento, mostrando a descrição utilizada, o valor, o mês em que foi lançado, o diário e o respectivo número de documento atribuído.

Aos documentos que foram associados ou lançados, ao utilizar a função “Cancela Associação”, esses documentos deixam de apresentar um “OK”, no entanto, continuam lançados na contabilidade, esta função apenas cancela a associação feita.

Para lançar os documentos importados, o Octa Gest apresenta duas funções: “Lançar” e a “Lançar (Auto)”

Lançar:

Em “Documentos por mês”, ao seleccionar o mês é apresentado os documentos de compras importados à data da importação daquele respetivo mês. Selecciona um documento -> “Lançar”

Ao seleccionar a função “Lançar” abre uma janela “Lançamento automático”. Se o fornecedor já tiver sido criado no código de contas ou já tiver sido lançado, automaticamente é pré-definido o tipo de lançamento automático a utilizar, bem como os respectivos campos de “Diário” e “Conta”.

É importante referir que no momento da importação das compras ao utilizar a opção “Importar Todos Detalhes”, ao abrir a janela para lançamento do documento selecionado, o Octa Gest apresenta um quadro com toda a informação respeitante ao documento, desde da base tributável, às diferentes taxas, bem como o valor do Imposto. Ao selecionar o lançamento automático a utilizar automaticamente o Octa Gest preenche as contas com o valor das bases tributáveis e do imposto apresentado no quadro correspondente ao documento.

Relembro para criar e definir lançamentos automáticos: 5.Tabelas -> “Lançamentos Automáticos”

Os campos de “Nif”, “Valor Doc”, “Data Doc”, “Descrição” e “Doc. Num”, aparecem automaticamente preenchidos com a informação da fatura importada do e-fatura.

O “Num. Diário” é gerado automaticamente pelo Octa Gest, seguindo a numeração do diário que definiu em “Configurações”.

Se “Lançar” um documento com um NIF que ainda não tenha sido lançado, na “Conta”, na “Lupa” – pode procurar por uma conta já existente que queria utilizar e no “+” – criar uma conta nova.

Confirme se os valores do documento se encontram nas respetivas contas, se o lançamento estiver ok -> “Confirmar”. O lançamento encontra-se realizado. Pode consultá-lo em “Movimentos”

A função de “Lançar”, permite registar os lançamentos individualmente, um a um.

Lançar Auto:

Ao invés da função “Lançar”, a função “Lançar Auto” permite lançar o conjunto de faturas seleccionadas, já definidas, automaticamente.

Se pretender lançar automaticamente todos os documentos do mês importado, coloca um pico em “Marcar Todos”, e todos os documentos que já se encontrem definidos o Octa Gest vai lançá-los automaticamente. Se pretender lançar automaticamente determinados documentos, pode selecionar os documentos um a um, através da tecla “Ctrl + (Botão esquerdo do rato), em simultâneo“. Após isso, seleccione “Lançar (Auto)”

Após seleccionar o Octa Gest termina os lançamentos, informando de quantos documentos foram registados.

A função “Exclusões”, permite ao seleccionar um NIF excluí-lo para lançamentos, a partir dos lançamentos automáticos. Os documentos excluídos/Ignorados, são apresentados a cor diferente.

Excluir Documento – Exclui apenas o documento seleccionado. A mesma função que colocar um visto na coluna do “Ignora”.

Excluir Todos do NIF – Exclui todos os documentos relativamente ao NIF selecionado, do mês selecionado.

Adicionar NIF à lista de exclusões – Exclui todos os documentos relativamente ao NIF selecionado, sendo esse NIF adicionado à listagem de NIF excluídos para importações futuras.

Excluir Todos do NIF – Exclui todos os documentos relativamente ao NIF selecionado, do mês selecionado.

Cancela a Exclusão do NIF – Cancela a exclusão de todos os documentos relativos ao NIF que foi excluído. (Cancela a função “Excluir Todos do NIF”)

A “Lista de Exclusões”, é a Lista que contém todos os NIF que serão excluídos a todas as importações de compras. A esta lista podem ser adicionados os NIF através da função “Adicionar NIF à lista de exclusões” ou mesmo manual, entrando na listagem. Para excluir NIF´s da listagem, entra na lista e apaga o NIF´s manualmente.

No separador “Pendentes”, encontra os documentos dos meses anteriores que se encontrem pendentes, ou seja, que ainda não tenham sido lançados. Por exemplo, se a última importação foi em Fevereiro, ao ir a “Pendentes”, encontra todos os documentos de Janeiro entre outros meses para trás, mesmo de anos diferentes, por lançar.

Para os lançar, ao entrar em “Pendentes”, confirma o mês em que quer lançar os documentos, (por defeito, se a última importação foi de Fevereiro, ele assume que está a lançar o mês de Fevereiro e ao entrar em Pendentes o mês em que os documentos são lançados é em Fevereiro), depois utiliza as funções de “Associar” e “Lançar”, explicadas a cima.

O Octa Gest apresenta ainda uma função de listagens: “Documentos Mês” e “Documentos pendentes”

Na listagem “Documentos Mês” -> “Listagem de documentos AT”. Comece por indicar o mês dos documentos pretendidos e o estado a observar na listagem (“Todos”, “Pendentes” ou “Lançados”). Pode indicar os Nif´(s) dos fornecedores a observar na listagem, ou previamente selecciona-los.

Na listagem “Documentos Pendentes” -> “Listagem de documentos pendentes AT”.

Nesta janela, selecione até à data que pretende observar os documentos pendentes. Caso pretenda, os NIf´(s) dos fornecedores dos documentos de compra que pretende observar.

“Ver PDF”, permite consultar o PDF associado ao documento já lançado. “Associar PDF`s” é a função que por sua vez permite ao utilizador associar os PDF`s aos movimentos lançados.

1.9 – Digital

1.10 – Inventário

1.11 – Orçamental

2 – Consultas

2.1 – Explorador

O “Explorador” é uma função que lhe permite consultar e visualizar as contas e os respetivos saldos.

2.2 – Conta Corrente

Em consultas, a função “Conta Corrente” permite consultar a conta corrente de um código de conta. Ao seleccionar na função abre uma janela “Consulta de conta Corrente”.

Comece por seleccionar a conta a consultar, caso não tenha previamente seleccionado. Os documentos por defeito aparecem no ano actual, no entanto ao colocar um pico em “Ver todos” permite observar a conta corrente da conta de todos ao longo dos anos. Se pretrender consultar as contas correntes apenas que tenham movimento, coloque um pico em “Só contas c/movimento”.

Em frente à descrição da conta selecionada indica o saldo atual da conta corrente, e abaixo o saldo anterior da conta.

Ao seleccionar (CTRL + Tecla do lado direito do rato) um conjunto de documentos é dado o saldo dos documentos, como um somatório, bem como o total a débito e a crédito. No entanto esta função também pode ser realizada ao utilizar a função de filtros.

Estas funções de análise de valores entre conjuntos de documentos, também é possível na consulta de “Diários”.

Atualizar: Permite atualizar a página ao indicar outra conta.

Abater: Permite ao seleccionar um documento abater o valor na conta corrente com outro documento com valores em aberto. Ao observar a imagem a baixo, como exemplo, ao selecionar um documento para abater, abre a janela “Manutenção de Documentos em Dívida” onde nos é dado o único documento da conta corrente que nos permite abater o valor da fatura do cliente, uma vez que, neste caso, é o único documento da conta corrente que tem valor por saldar. Na coluna “Valor abater” insere o valor “Por atribuir” (Valor do documento selecionado a abater) -> “Confirmar”. O documento fica abatido pela Nota de crédito.

Ao colocar um visto na opção Fixa a janela aberta fica sempre visível, ficando sobrepondo-se a todas as outras janelas e/ou programas.
A opção Ver Divida permite a visualização da coluna “Por Regularizar”, ou seja, permite visualizar os valores abatidos ao documento seleccionado.

Nota: para que seja possível a visualização da dívida, o Administrador deverá ter preenchido as respectivas contas de terceiros em Administração -> Configurações da Empresa -> Contabilidade -> Configuração de Contas -> Docs. Divida.

Através de codificação alfanumérica, é possível filtrar os diversos dados em diferentes colunas.

Consulta Documento: Ao selecionar um documento esta função permite consultar o lançamento do documento. Ao consultar é aberta uma nova janela “Consulta Movimentos do Documento”, onde pode observar o lançamento do documento seleccionado na conta corrente, e caso seja necessário editá-lo e imprimir.

Editar Documento: Permite consultar alterar os movimentos de um documento selecionado.

Como complemento de consulta de conta corrente, são disponibilizadas as listagens de Movimentos e os Extratos. Estas listagens também estão disponíveis na janela principal de contabilidade, em Listagens.

Em Consultas: A função de “Ver documento” e “Rastrear” permite consultar o documento selecionado na gestão, caso os mesmos tenham sido efetuados no octa gest. “Ver PDF” permite consultar o PDF associado ao documento selecionado.

No rodapé ao “Gravar” permite gravar as alterações/filtros efetuados na janela, para que numa futura pesquisa a visualização se mantenha.

Se pretende reverter as alterações anteriormente gravadas, clique em “Reset” e a disposição da janela volta à configuração inicial.

2.3 – Diários

Para consultar os lançamentos realizados num diário especifico clique em “Diários”. Comece por digitar o diário que pretende.

Assim que seleccionar o diário que pretender é dado um conjunto de lançamentos realizados nesse diário.

Consultar Conta Corrente: Ao selecionar uma conta dentro dum movimento do diário permite consultar a conta corrente da mesma. Esta função funciona como a função explicada no ponto acima.

Consultar Documento: Permite consultar os documentos que tenham sido emitidos internamente através do módulo de Gestão Comercial.

Rastrear: Permite consultar os documentos associados ao documento selecionado, caso tenham sido emitidos internamente através do módulo de Gestão Comercial.

Log Alterações: permite observar as alterações feitas ao documento seleccionado dentro do diário.

Em listagens pode pré-visulizar ou imprimir as seguintes listagens: Diário uma listagem dos movimentos do diário indicado, Movimentos da conta um documento com a lista de todos os movimentos da conta seleccionada entre um intervalo de datas, e Extratos da conta, uma listagem com extrato da conta seleccionado entre datas.

2.4 – Em Divida

Para consultar os documentos em dívida clique “Em Divida”. Comece por digitar a conta pretendida.

Ao seleccionar a conta é apresentado o total do valor em dívida assim como todos os documentos associados que perfazem o valor em divida.

Após análise dos documentos, caso verifique que determinado documento já não deveria de constar em dívida (p.e. transferência bancária que não está a liquidar nenhum documento), selecione o mesmo e clique em “Abater”.

Ao abrir a janela de “Manutenção de Documentos em Dívida” é, uma vez mais, apresentado o saldo em dívida da conta. O campo “Valor” refere-se ao documento selecionado. No exemplo abaixo foi selecionada uma transferência bancária não atribuída a nenhum documento, no total de 50,00€, para ser abatida numa fatura em aberto. Seleciona a fatura, e na coluna “Valor Abater” escreve o montante que pretende abater. É de notar que um documento pode abater vários em simultâneo. Assim para controle do montante já atribuído é apresentado o campo “Por atribuir”.

Caso seja atribuído o valor total do documento, o campo ficará de cor Verde e a zeros (0,00).

Se for atribuído mais valor do que o documento, o campo ficará de cor Vermelha.

É possível consultar os documentos em divida de diferentes contas simultaneamente. Para isso, selecione outra conta e clique novamente “Em dívida”. A janela mostra as contas cuja consulta de documentos em divida estão em aberto. Para visualizar outra conta clique em “Nova Janela”.

2.5 – Acumulados

Para consultar os saldos acumulados dos movimentos por mês selecione o ícone “Acumulados”.

É aberta uma janela que permite ao utilizador consultar os saldos pôr mês de um determinado ano. Estes acumulados podem ser filtrados por diário. No mês em que o saldo se encontre com valor, significa que existem movimentos que se encontram por saldar. Ao selecionar o mês clique no ícone “Valida mês” e o Octa gest valida o documento ou os documentos que se encontrem por saldar. Selecione o documento a saldar da lista de documentos -> Documento, é aberta a janela para editar o documento que se encontra por saldar.

3 – Listagens

3.1 – Diários

A listagem de diários, é a listagem de todos os movimentos de um diário especifico, entre datas.

3.2 – Movimentos

A listagem de movimentos, dá a informação entre datas de todos os movimentos contabilísticos de uma determinada conta.

3.3 – Extrato de Conta

O Extrato de Conta, permite tirar o extrato entre várias contas ou apenas de uma conta só, entre datas.

3.4 – Balancetes

Esta listagem permite tirar o Balancete entres contas ou de todas contas.

Comece por indicar a Ordem, por “Código” ou “Descrição” e da(s) Conta(s) que quer. É de realçar que ao retirar um Balancete entre duas contas tem que existir um espaço entre o “-” e as contas, como pode verificar na imagem a baixo. Se pretender um Balancete geral apenas não indique conta nenhuma. -> “Ver” ou “Imprimir”

3.5 – Documentos em Dívida

A listagem dos Documentos em dívida, é o documento acerca dos documentos em divida da conta que indicar e data em que foram vencidos -> “Ver” ou “Imprimir”

3.6 – Avisos de Cobrança

A listagem dos avisos de Cobrança, dá a informação acerca dos documentos que estão por liquidar da parte dos clientes.

Desta forma, basta indicar a conta do cliente e a data em que foram vencidos -> “Ver” ou “Imprimir”

3.7 – Balancete Taxonomias

O Balancete de Taxonomias tem como objetivo dar a informação detalhada sobre os saldos das respetivas contas associadas a cada uma das taxonomias aplicáveis.

Selecione o ano e o mês a observar no Balancete -> “Ver” ou “Imprimir”

3.8 – Balancete Razão

O balancente Razão permite dar informação acerca do saldo das contas de Razão.

3.9 – Resultados Exploração

4 – Outras Listagens

Se procura outras listagens além das que são apresentadas no ponto a cima, aqui pode encontrar a “Listagem Recapitulativos”, o “Mapa Recapitulativos”, “Movimentos por fluxo de caixa”, “Movimentos Centro Custo” e “Balancete Centro Custo”

Listagem Recapitulativos

A Listagem de Recapitulativas é a listagem com a informação detalhada de todos os clientes e fornecedores adicionados mapa de recapitulativos.

Mapa Recapitulativos

O mapa de recapitulativos agrupa por cliente e fornecedor, os respectivos NIF´s com informação essencial para o preenchimento do anexo O e P da IES.

Movimentos por Fluxo de Caixa

O movimento por fluxos de caixa, permite ter uma listagem de forma detalhada dos documentos que compõem cada um dos códigos dos fluxos de caixa.

Movimentos por centro de custo

Balancete Centros de Custo

5 – Tabelas

IVA

Nas Tabelas de IVA permite visualizar, adicionar e editar códigos de IVA a utilizar nos lançamentos contabilísticos. A função “Apagar” e “Códigos Aplicação” apenas está disponível para as tabela de IVA comum. Os códigos aplicação permite importar os códigos de IVA disponibilizados na base de dados da Octa Gest para as tabelas comuns. A função “Importar” apenas está disponivel em tabelas da empresa. Esta função permite importar de outra empresa do software os códigos de IVA.

Na Tabela Comum encontra os códigos de IVA do servidor, códigos comuns a todas empresas. Em Tabela da Empresa encontra os códigos que pode alterar especificamente para determinada empresa.

Prefixos

A Tabela de prefixos, permite adicionar, editar ou apagar novos prefixos.

Diários

A Tabela de diários, permite adicionar, editar ou apagar novos diários.

Descritivos

A Tabela de descritivos, permite adicionar, editar ou apagar novos descritivos pré-definidos a utilizar nos lançamentos contabilísticos.

Fluxos de caixa

Na Tabela de Fluxos de caixa, apresenta a lista de fluxos de caixa utilizada pelo método direto.

Centros de custo

Na Tabela de Centros de Custo, pode adicionar, editar ou apagar códigos de centro de custos.

Contribuintes

A Tabela de contribuintes, apresenta uma lista onde pode adicionar, editar ou apagar os NIF´s correspondestes aos clientes e fornecedores da empresa.

Contrapartidas de IVA

A Tabela de Contrapartidas IVA, serve para poder adicionar, editar ou apagar relações entre o código de contas de base, os códigos de IVA e as respetivas contas de IVA, para aquando da realização dos lançamentos contabilísticos assim que colocar um código de IVA especifico o Octa Gest automaticamente dar a conta de IVA associada.

Lançamentos automáticos

A Tabela de Lançamentos Automáticos, permite criar, editar ou apagar lançamentos automáticos. Pode criar estes lançamentos em “Tabela Comuns” ou em “Tabela da Empresa”

Para adicionar uma lançamento Automática -> “Novo”

Ao abrir a janela “Lançamento automático”, irá criar o lançamento propriamente dito. Comece por dar uma descrição ao movimento, pré-definir o diário onde quer que este lançamento seja registado e dar uma cor ao lançamento para que seja mais fácil de identificar no momento da escolha do tipo de lançamento a utilizar. De seguida, comece por indicar a contas do código de contas que o compõem, o código de IVA se forem contas relacionadas com IVA. O mesmo acontece com os códigos de IVA e de fluxos de caixa.

A palavra “conta” na coluna da “Conta”, permite na utilização do lançamento o campo ser preenchido automaticamente pela conta de fornecedor ou outra conta definida como contrapartida no momento da utilização do lançamento automático.

A palavra “valor“, na coluna do “Valor”, permite na utilização do lançamento ir ao valor total do documento e assumir esse valor no lançamento. No entanto no caso da imagem a cima é uma conta de despesa com IVA, então o código de IVA encontra-se com o sinal de menos, para que ao valor total retire o valor do IVA a 23%. Se à conta já estiver relacionada a conta de IVA correspondente, aquando do lançamento essa conta já la estará com o valor do IVA.

A palavra “saldo“, na coluna do “Valor”, permite ao finalizar o lançamento que a contrapartida seja pelo saldo total do documento, neste caso pelo saldo total apresentado a Débito.

Para além de opção de Criar também permite “Editar” e “Apagar”.

A função “Copiar”, permite copiar lançamentos automáticos da “Tabela Comum” para “Tabela da Empresa”.

A função “Duplicar” permite duplicar um lançamento automático e editá-lo.

A função “Relação Contas” permite criar, editar e apagar a relação entre os NIF e as contas do código de contas, bem como do respectivo lançamento automático associado.

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