O módulo de Ativos está subdividido por categorias que permitem ao utilizador gerir, adicionar e apurar os custos relacionados com os ativos da empresa.
1 – Ativos
2 – Processamento
3 – Integração
4 – Listagens:
4.1 – Fichas
4.2 – Movimentos
4.3 – Amortizações
4.4 – Inventário
4.5 – Análise
5 – Mapas
6 – Tabelas
1 – Ativos
No painel da função “Ativos”, o Octa Gest apresenta os bens por estado: “Ativos”, “Inativos” (Abatidos) e “Todos”.
Nas Opções:
- Novo: Esta função permite inserir os ativos da empresa através do preenchimento da ficha;
O código de Ativo é sugerido pelo Octa Gest. Na aba “Definições” comece por preencher os dados do ativo, indicando a data de inicio de utilização, o código da tabela de amortização e o valor de aquisição do ativo, entre outros. Caso queria inserir ativos iguais, preencha a ficha e no canto inferior esquerdo indique o numero de ativos iguais a criar e o Octa Gest automaticamente abre o número de fichas que mencionou.
Na aba “Valores” pode inserir, se for caso disso, e consultar o valor amortizações acumuladas já processadas. O desreconhecimento de um ativo, como a revalorização de uma ativo totalmente reintegrado é realizado nesta aba. Na aba “Observações” permite ao utilizador inserir informação extra sobre o ativo. No canto superior direito é dada ao utilizador através das barras a percentagem acerca das amortizações acumuladas contabilistas e fiscais já processadas para o ativo selecionado.
Ao “Gravar” o ativo é inserido na lista de ativos.
- Editar: Esta função permite editar a ficha de um ativo;
- Apagar: Permite apagar um ativo que não tenha movimentos processados;
Manutenção
- Abate Parcial: Ao selecionar um ativo da lista permite abater de forma parcial o bem.
Na Janela de “Ativos-Abate parcial”, comece por preencher o valor da aquisição da parte abatida. De seguida indique a data do abate, dê uma descrição e indique o valor da alienação de for caso disso. Ao gravar o artigo é repartido, ficando apenas ativo, a parte que ainda se encontra em uso do bem.
- Abater Vários: Esta função permite abater vários ativos ao mesmo tempo.
Ao clicar no ícone é aberta a janela “Ativos Abater Vários”, comece por selecionar os ativos à abater, e indique o valor de venda, caso os ativos abatidos tenham sido alineados. De seguida indique a data, o motivo e a descrição a dar ao desreconhecimento do ativo. Ao confirmar os ativos selecionados automaticamente serão abatidos, ficando preenchido em cada uma das fichas o campo do desreconhecimento automaticamente.
- Converter Bens em curso: Esta função permite indicar que os bens em curso que passaram a estar em utilização, estando prontos para serem amortizado.
Processar:
Para processar uma amortização ou a uma imparidade de um ativo precisa de abrir um período. Ao selecionar o ícone é aberta a janela “Abrir novo Exercício”, confirme o ano a processar e “Confirmar”, o ano anterior e encerrado.
- Amortiza: Esta função permite amortizar apenas o ativo selecionado na lista de ativos.
- Anula Processamento: Permite anular um processamento do exercício do ativo selecionado da lista.
Consulta:
- Histórico: Esta função permite ao selecionar um ativo consultar o histórico de movimentos do mesmo.
2 – Processamento
Novo Exercício
Antes de proceder a um processamento o utilizador deve abrir o exercício, ou seja o ano a processar
Cancela Exercício
A função cancela exercício permite ao utilizador cancelar o exercício atual para reabrir o anterior
Amortizações
A função “Amortizações” permite ao utilizador proceder às amortizações de todos os ativos para o exercício aberto
Anular Processamento
Esta função permite ao utilizador anular as amortizações do exercício aberto.
3 – Integração
Esta funcionalidade permite integração na contabilidade de forma automática as amortizações do exercicio indicado.
Para fazer uma nova integração -> Novo. Indique os valores até que mês pretende lançar as amortizações e em que mês da contabilidade pretende que sejam integrados. Ao confirmar as amortizações são integradas e abre a janela do documento do lançamento para imprimir se pretender. Se precisar de definir as contas da integração, na “Tabela” indique as contas para cada tipo de ativo.
4 – Listagens
4.1 – Fichas
A listagem “Fichas” permite pré-visualizar e imprimir a ficha dos ativos.
4.2 – Fichas Movimentos
A listagem “Ficha Movimentos” permite pré-visualizar e imprimir os movimentos dos ativos.
4.3 – Amortizações
A listagem “Amortizações” permite pré-visualizar e imprimir os movimentos dos ativos que foram amortizados para efeitos de integração na contabilidade.
4.4 – Inventário
Em “Inventário” permite ao utilizar pré-visualizar e imprimir a listagem de inventário dos ativos.
4.5 – Análise
Esta função permite pré-visualizar e imprimir a listagem de análise aos ativos da empresa por conta do SNC.
5 – Mapas
Esta função permite ao utilizador emitir os mapas legais associados aos processamentos fiscais elaborados no exercício. Ao selecionar o ícone é aberta a janela “Emissão de Mapas”.
Nesta janela aparecem os mapas emitidos relativos ao ano indicado. Ao selecionar os mapas pretendidos o utilizador pode pré-visualizar através da função “Ver Antes” e imprimir através da “Impressão”. O Octa gest permite ainda criar um PDF dos mapas, bem como o XML dos mesmos.
6 – Tabelas
Amortizações
A tabela de amortizações permite adicionar e consultar as taxas em vigor determinadas pelo decreto regulamentar nº 25/2009 de 14/09 relativamente ás depreciações de ativos.
Revalorizações
Na tabela de Revalorizações o utilizador pode adicionar as revalorizações de ativos decretadas pelo diário da república que pretende utilizar.
Coef. Desvalorização
Na tabela coeficientes de desvalorização o utilizador pode consultar e adicionar coeficientes ao ano de exercício.
Projetos Investimento
Na tabela de Projetos de investimento pode adicionar, editar e apagar projetos a associar aos ativos adquiridos.
Centros Custo
Na Tabela de Centros de Custo, pode adicionar, editar ou apagar códigos de centro de custos. A função “Reflexões” permite adicionar a um centro de custo reflexão noutro centro de custo.