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Manual Artigos

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1 – Manutenção:

1.1 – Artigos:

A Gestão comercial está subdividido por módulos que permitem ao utilizador gerir o seu negócio. Neste manual é apresentado o manual de Artigos completo, existindo funções opcionais, consoante o licenciamento adquirido.

1 – Manutenção

1.1 – Artigos

1.1.1 – Criação de Tabelas

A primeira tarefa a executar para poder criar artigos é definir nas tabelas apresentadas toda a informação necessária para o preenchimento da ficha de cada um dos artigos.

Armazéns: Permite criar, editar, apagar e imprimir os armazéns existentes da empresa (O Octa Gest obriga existência de pelo menos um)

Preços: Permite criar, editar, apagar e imprimir os diferentes tipos de preço e a margens de lucro a utilizar para cada artigo.

Unidades: Permite criar, editar, apagar e imprimir as unidades de medida de artigos ou serviços.

Tipos de artigo: Permite criar, editar, apagar e imprimir diferentes tipos de artigo.

Famílias: Permite criar, editar, apagar e imprimir as diferentes famílias de produtos ou serviços.

Marcas: Permite criar, editar, apagar e imprimir as marcas de produtos ou serviços.

Unidades Negócio: Permite criar, editar, apagar e imprimir as unidades de negócios.

Cores: Permite criar, editar, apagar e imprimir as cores por artigos.

Tamanhos: Permite criar, editar, apagar e imprimir lista dos diferentes tamanhos por produtos.

Iva: Permite criar, editar, apagar e imprimir os diferentes taxas de IVA para cada produto ou serviço. (Caso tenha adquirido o módulo de Contabilidade esta tabela apresenta os códigos de IVA já criados na tabela de IVA da contabilidade)

Grupos: Permite criar, editar, apagar e imprimir as diferentes grupos de produtos ou serviços.

Nas opções, no “Preço” permite escolher o preço de artigo ou serviço a apresentar na coluna no painel inicial dos artigos – Seleccionados no separador “Armazéns” (Caso não seja apresentada a coluna, clicar com o botão do lado direito do rato em cima de outra coluna e inserir a coluna do preço. De seguida “Gravar” para guardar essa configuração)

O Octa Gest apresenta um conjunto de utilitários, relacionados com a ficha do artigo.

Substituir Campos: ao seleccionar um artigo ou serviço e clicar “Substituir Campos”, abre uma nova janela, insere o campo a alterar, valor atual e o novo valor -> “Confirmar”

Substituir Cód Iva: ao seleccionar um artigo ou serviço e clicar “Substituir cód Iva”, abre uma nova janela, insere o código atual e novo código -> “Confirmar”

Atualizar Preços: esta função permite atualizar os preços de venda de todos os artigos ou de artigos em particular, sem que tenha ir à ficha de artigo. Ao selecionar a função abre uma nova janela “Atualizar Preços de Venda”.

Comece por seleccionar o(s) armazém(s) dos artigos a atualizar, de seguida no quadro da “Selecção“, indique a tabela de preço a atualizar, a percentagem de atualização e a base de cálculo aplicar. Se pretender ainda pode indicar a(s) familia(s) e a(s) marca(s) de artigos a atualizar, caso não seja seleccionado assume os artigos todos do armazém que tenha preços da tabela seleccionada. No quadro “Preços”, coloque um “visto” se pretender apenas atualizar os preços ou criar preços nos artigos que ainda não tenha contemplados aquela tabela de preço indicada em “selecção“. Ao colocar um visto em “Não reduz preços“, não serão aplicadas estas atualizações de preços aos artigos que irão reduzir o preço com a alteração. Após isto -> “Previsão”

Ao prever aparecerá a baixo os artigos com a respetiva alteração de preço, se “Aplicar (Todos)”, todos os preços de artigos serão atualizados, caso queira apenas de uma artigo, ao seleccionar esse artigo -> “Aplicar”

Converter Artigo/Serviço: ao seleccionar artigo ou serviço clique “Converter Artigo/Serviço” para converter esse artigo em serviço ou vice-versa -> “Confirmar”

E por fim, o utilitário Recálculo, permite atualizar os artigos ou serviços, após a utilização de uma ou várias funções designadas em cima.

1.1.2 – Artigos

No separador de “Artigos”, o Octa Gest apresenta diversas funcionalidades relativas aos artigos

Nas Opções:

Novo: Esta função permite adicionar artigos, serviços e outros através do preenchimento da sua ficha;

Para adicionar um Artigo, no separador inicial “Artigo”, estando na aba “Artigo” -> “Novo”

Abre a ficha do artigo. Comece por enunciar um código ao artigo, (o código de barras e o código alternativo, não são opções obrigatórias) e a descrição desse artigo. De seguida preencha a aba “Geral” com as informação do artigo. No caso da unidade de venda ser diferente da unidade de compra, na ficha do artigo permite definir a unidade de compra e a unidade de venda, e consequentemente definir o fator de conversão. Após preenchimento com as características gerais do produto -> “Gravar”

Ao gravar, automaticamente abre a aba “Armazéns”, onde seleciona o armazém em que o artigo estará inserido, no caso de haver apenas um armazém o Octa Gest automaticamente assume esse armazém. -> “Criar armazém”.

Nos preços, comece por enunciar o último preço de custo – U.P.C, em que o Octa Gest automaticamente vai assumir que será esse o PVP do produto, no entanto, pode alterar a incidência a utilizar na indicação do preço de venda do artigo e aplicar a margem com base no preço de venda. -> “Gravar”

Nota:(PVP – Preço de venda ao público)

A ficha de artigo está criada -> “Sair”

Para Criar um Serviço, estando no painel central de “Artigo”, na aba “Serviços” -> “Novo”

Abre a ficha de serviço. Comece por enunciar um código do serviço, (o código alternativo,não é uma opção obrigatória) e a descrição do serviço. Depois preencha as características gerais do serviço, com a informação que achar relevante para a atividade.

Relembro que para poder preencher estes campo, primeiramente terá que preencher as tabelas que achar relevante para a atividade, explicadas em cima. Assim que o serviço estiver preenchido -> “Gravar”

Ao gravar automaticamente abre a aba “Armazéns”, indique qual o armazém em que o serviço está criado, no caso de haver apenas um armazém o Octa Gest automaticamente assume esse armazém, mas no caso de haver vários armazéns, seleccione os armazéns em que esse serviço estará e “Criar armazém”.

Nos preços, comece por enunciar o custo referência, coloque um pico no “Calcula PVP c/Iva” e de seguida, no quadro enuncie na coluna PVP s/Iva qual o preço unitário do serviço -> “Gravar”

A ficha de serviço está criada -> “Sair”

Para criar um Outro, estando no painel central de “Artigo”, na aba “Outros” -> “Novo”

Abre a ficha de outros. Comece por enunciar o código e uma descrição. Após isso, seleccione o tipo de artigo consoante o Saft e de seguida o tipo e o código de IVA utilizado para este artigo, não esquecendo de enunciar a unidade de venda -> “Gravar”

Ao gravar, automaticamente abre a aba “Preços“, enuncie o preço de venda desse outro artigo, no caso de ter IVA, não esquecendo de colocar o pico “Calcula PVP c/Iva” .

Após “Gravar” -> “Sair”

Editar: Esta função permite editar a ficha de qualquer tipo de artigo;
Apagar: Permite apagar um artigo que não tenha movimentos;
Campos Extra: Permite inserir campos extra à informação de cada tipo de artigo;

Procura: Permite procurar em toda a lista de artigos. Esta função pode ser acedida através do atalho CRTL+F.

Em Diversos:

Movimentos: Ao selecionar um artigo, permite consultar todos os movimentos relacionados com esse artigo.

Ao observar os movimentos do artigo, ao selecionar um documento a função de rastrear permite ter a informação sobre todos os documentos que estão ligados a esse mesmo documento.

Artigos em anexo: Esta função permite ao selecionar um artigo anexar lhe um outro artigo ou um serviço, de forma a que sempre que faturar esse artigo o outro venha automaticamente também.

Ao selecionar a função abre a janela “Artigo anexos” -> “Novo”. Seleccione o artigo a anexar, o preço a utilizar, a quantidade e a quantia fixa -> “Gravar”

Número de Séries: Esta função permite consultar o número de série por artigo ou por documento;
Cores e Tamanhos: Permite ao selecionar um artigo que tenha diferentes cores ou tamanhos consultar as existências do mesmo;
Lotes: Ao selecionar um artigo que tenha lotes, permite ao utilizador consultar e adicionar lotes ao artigo

Previsão: Permite pré-visualizar ou imprimir uma listagem com todos os artigos.

O painel central de Artigo apresenta uma função que o permite definir a aba princiapal entre “Artigos”, “Serviços” e “Outros”. Ao abrir a aba a definir, seleccione a função de “…” no extremo direito. A aba fica marcada, sempre que abra a função “Artigo”, o painel central abre na aba definida. No entanto é importante referir que este registo funciona por terminal.

1.2 – Documentos

Em documento é a funcionalidade que permite criar e consultar os documentos relacionados com as existências e movimentação de artigos.

O painel divide-se em dois quadros. No primeiro os documentos já criados, no segundo “Movimentos“, onde é dada a informação relativa aos movimentos de artigos do documento seleccionado a cima.

Existências

Para adicionar um documento de existências iniciais -> “Novo“. Abre uma nova janela “Existências iniciais”

Comece por colocar a data da existência, a descrição. Depois adicione o conteúdo da existência, desde do artigo às quantidades -> “Gravar”. Assim que adicionar as existência iniciais pretendidas -> “Terminar”

O documento é adicionado ao painel de existências.

O Octa Gest permite ainda “Editar“, “Consultar” ou “Apagar” um documento, bem como de imprimi-lo, através da função “Documento“. A função “Previsão” permite pré-visualizar ou imprimir uma lista com todos documentos de existências inicias.

Acertos

Nos acertos, o separador divide-se ainda entre “Acertos” e “Contagens“

Para adicionar um documento de Acerto – “Novo“. Abre uma nova janela “Acertos de Existências”

Comece por colocar a data do acerto, a descrição, depois adicione o artigo e as quantidades a acertar nas existências -> “Gravar” e Sair – (carregando no x)

O documento foi adicionado ao painel de acertos.

O Octa Gest permite ainda “Editar“, “Consultar” ou “Apagar” um documento, bem como imprimi-lo, através da função “Documento“. A função “Previsão” permite pré-visualizar ou imprimir uma lista com todos documentos de acerto de existências.

Para adicionar um documento de Contagem – “Novo“

As contagens funcionam como um acerto. Após inserir os valor o documento é adicionado ao painel de acertos.

Transferências

Para adicionar um documento de transferência de artigos – “Novo“. Abre uma nova janela “Transferência de Armazém”.

Comece por colocar a data do movimento, a descrição, depois indique o armazém de origem da mercadoria e o armazém de destino, por fim, enuncie o artigo e as quantidades a transferir -> “Gravar”

O documento foi adicionado ao painel de transferências.

Ao criar um documento de transferência de artigos, além das funções de “Editar“, “Consultar” ou “Apagar” um documento e imprimi-lo, através da função “Documento“, nesta funcionalidade ao selecionar um documento o Octa Gest permite fazer diretamente uma de “Guia de transporte” dos artigos que constam no documento.

Compras

Os documentos de compra são criados no módulo de Fornecedores, para posteriormente aparecerem nesta funcionalidade.

Ao selecionar um documento de compra pode observar em “Movimentos“, os movimentos dos artigos mencionados nesses documentos.

O Octa Gest permite ao clicar “Previsão” pré-visualizar ou imprimir uma lista com todos os documentos de compra. “Documentos“, ao selecionar um documento de compra permite imprimi-lo.

Vendas

Os documentos de venda são criados no módulo de Clientes, para posteriormente aparecerem nesta funcionalidade.

Ao selecionar um documento de venda pode observar em “Movimentos“, os movimentos dos artigos mencionados nesses documentos.

O Octa Gest permite ao clicar “Previsão” pré-visualizar ou imprimir uma lista com todos os documentos de compra. “Documentos”, ao selecionar um documento de venda permite imprimi-lo.

Tanto a função de Imputação de custos, como a de Compostos, funciona de igual forma às compras e vendas. O Octa Gest apenas permite observar os movimentos dos artigos selecionados de um documento de compostos ou de imputação de custos.

1.3 – Artigos Compostos

Na aba “Artigos Compostos”:

Novo: Esta função permite criar um artigo composto.

Comece por criar a ficha do artigo composto, em artigos. Volte a artigos compostos e ao seleccionar a opção, abre a nova janela “Ficha de artigo composto”. Indique o artigo a compor criado e de seguida indique os artigos que o compõe. Introduza as quantidades de cada um desses artigos que são necessários para produzir uma unidade de medida do artigo que está a compor. Após preencher a ficha do artigo composto -> “Terminar”

Importante: Para criar um artigo composto é necessário que esse artigo e os artigos que o compõem estejam criados na função “Artigos”.

Ao terminar a ficha do artigo composto, automaticamente fica registado no painel de artigos compostos.

Editar: Esta função permite editar a ficha de um artigo composto.

Apagar: Esta função permite apagar um artigo composto que não tenha movimentos.

Previsão: Esta função permite ao selecionar um artigo composto prever os custos e as existências dos produtos que o compõem.

Como exemplo tome a imagem a cima, o artigo D, é composto pelo Artigo A, a previsão indica que para produzir 10 unidades de D é necessário um total de 100 unidades de A, uma vez que 1 unidade de D é composta por 10 de A, logo pela previsão de existências, estão em falta no armazém 100 unidades de A de forma a produzir D. Neste exacto momento o armazém seleccionado – armazém 1 – não apresentava existências do artigo A. Através da previsão sabe que é necessário adquirir unidades do artigo A para poder produzir o artigo D.

Na aba “Composição”:

Novo Documento: Esta função permite adicionar um documento de composição. Abre uma nova janela “Documento Composição Artigos”.

Comece por adicionar uma descrição e um número de documento. De seguida adicione a composição do artigo, ou seja, seleccione os artigos a produzir e a respectiva quantidade. Após isso ->”Sair”

Altera Documento: Esta função permite editar um documento de composição que ainda não tenha sido executado.

Anula Documento: Esta função permite anular um documento de composição.

Duplicar: Esta função permite duplicar documentos de composição.

Prever e Executar: Ao selecionar um documento de composição permite executá-la, dando a como concluída.

1.4 – Obras

Obras é um módulo opcional, criado para as necessidades das empresas directamente relacionadas com construção e obras, para que seja possível organizar e gerir os diferentes trabalhos e materiais que possam ter com a obra.

Em Obras:

Novo: Esta função permite adicionar obras. Ao clicar abre a janela “Ficha de Obra”;

Comece por indicar um código à obra, uma descrição e definir o cliente a quem posteriormente irá faturar a obra. Insira a data de inicio da obra e a data prevista de fim, deixando assim a data fim em branco. Indique ainda o valor do orçamento, e no caso de existirem artigos ou serviços que sejam faturados com Iva pode indicar o valor do orçamento com Iva. Por fim, seleccione o método de custeio a utilizar relativo aos preços a aplicar nas imputações da respectiva obra.

Como informação complementar pode, indicar a morada e o responsável de obra na aba “morada” na ficha de obra, bem como algumas observações que achar relevante.

Após preencher a ficha de obra -> “Gravar”

Editar: Esta função ao selecionar uma ficha de obra “Em curso” permite editar;
Apagar: Permite ao selecionar uma obra “Em curso” apagá-la;

Em Manutenção:

Manutenção Obra: Ao selecionar uma obra, automaticamente abrirá um separador relativo à obra selecionada. Esta função permite observar e criar documentos relativos à obra;

O separador, é organizado por cinco abas relacionadas com a obra: “Obra“; “Orçamentos“; “Imputações“; “Docs Venda” e “Observações“.

A “Obra“, apresenta informações da Obra seleccionada.

Os “Orçamentos” apresenta todos os orçamentos criados relativos à obra. Estes orçamentos são realizados através da função “Propostas” no módulo de clientes.

Ao seleccionar um orçamento, pode utilizar a função “Consultar documento”.

Nas “Imputações“, apresenta todos os documentos de imputação relativos à obra, quer sejam de materiais ou serviços. Estes documentos permitem inserir todos os gastos que teve relativos á obra selecionada.

Para inserir um documento de imputação à obra -> “Imputação Manual”, irá abrir automaticamente um separador -> “Novo Doc. Imputação”

Esta imputação permite imputar os custos directamente na obra seleccionada, daí a selecção da obra já estar definida. Indique uma descrição, o preço a utilizar na imputação e o código de artigo a imputar. Após isso -> “Terminar”

O documento de imputação está criado. Pode ser consultado, através da função “Consultar documento”.

Em “Docs. Venda” pode visualizar todas as facturas de venda ao cliente relativos à obra. Para adicionar um documento de venda -> “Faturar”

Para facturar a obra, o Octa Gest apresenta dois tipos de faturas: a discriminada e a de serviço, bem como, um conjunto de documentos que pode considerar relativamente à faturação ao cliente.

Se pretender criar uma fatura discriminada, selecciona os documentos a considerar, nomeadamente documentos de imputação de custos, guia de transporte ou mesmo faturas de compras imputadas directamente na obra. Os artigos ou serviços mencionados nesses documento, apareceram discriminados na fatura pelo preço que selecionou na criação da ficha da obra. No entanto é possível alterar os preços desses artigos antes de terminar a fatura. Após selecionar os documentos -> “Confirma”

Se pretender criar uma fatura Serviço, indique o armazém, o serviço, a descrição e o valor a debitar/faturar ao cliente da obra -> “Confirmar”. Este tipo de fatura tem uma particularidade, podem indicar o serviço a debitar e em simultâneo seleccionar os documentos a associar relativo à imputação de custos. Esses artigos não apareceram discriminados na faturação mas serão movimentados em armazém, tendo apenas como descrição e preço o que indicar nos serviços a debitar.

Ao confirmar abrirá um separador: “Editar Doc. Venda”, seleciona a série a utilizar na fatura, verifique o conteúdo, altere os preços, caso tenha necessidade -> “Terminar Documento”. A fatura está criada.

É importante referir que após criar estes documentos de venda, ao voltar ao separador “Imputações”, os documentos de imputação ou guias de transporte aparecem com a informação relativa aos documentos de venda que lhe estão associados.

Nas “Observações“, pode inserir um conjunto de notas que achar relevante.

Para além das funções de manutenção de obras referidas a cima o Octa Gest apresenta, uma função de “Resumo“, “Encerrar obra“, “Reabrir Obra” e de “Listagem Obra“

O “Resumo” é a função que permite dar informação acerca dos gastos e rendimentos que obteve com a obra.

A função “Encerrar Obra“, permite encerrar a obra quando estiver concluída. Assim que seja encerrada passa para o separador “Concluídas” no separador inicial do módulo das Obras.

A função “Reabrir Obra“, permite abrir uma obra que já tenha sido encerrada.

A função de “Listagem de Obra“, permite imprimir ou visualizar a listagem de todos os documentos relativos à obra.

Imputações Manuais: Permite imputar custos às diferentes obras que possa ter. Ao seleccionar esta função automaticamente abre o separador “Obras – Documento de Imputação”.

Este separador permite observar todas as imputações já emitidas independentemente da obra. Para criar um documento de imputação -> “Novo”. Abre automaticamente o separador “Novo Doc. Imp. Custo”.

Comece por selecionar a obra e inserir os respetivos artigos ou serviços a imputar à obra selecionada. Após isso -> “Terminar”

Neste separador ao selecionar um documento de imputação de custos permite “Editar”, “Apagar” e “Consultar”

Imputação Mo+Frota: Permite imputar os custos de mão de obra e às diferentes obras que possa ter.

Movimentos Obras: Permite visualizar e imprimir uma listagem com todos os movimentos relativos ás obras existentes.

Listagem Obras: Permite visualizar e imprimir uma listagem de obra com os documentos e artigos imputados e faturados á obra

1.5 – Lotes

Lotes é a função que permite ao utilizador que comprem e venda artigos em lotes datados, possa ter o controlo dos mesmos. Esta funcionalidade está divida por abas para que possa gerir o lotes a serem utilizados primeiro. A listagem de lotes, permite visualizar e imprimir um listagem dos lotes a aba onde se encontra.

2 – Listagens

O Octa Gest apreseta um conjunto de listagens que permitem visualizar e imprimir um conjunto de informação relacionada com os artigos, desde preços, às quantidades até aos movimentos.

Preçário

O preçário permite visualizar ou imprimir a tabela de preços praticados para todos os produtos. Comece por inserir a ordem a observar a tabela (por descrição ou por código do artigo), os armazéns, famílias e preços. Caso não seja indicado nada, o Octa Gest assume todos os artigos. Pode ainda consultar os preços de determinados artigos, ao colocar o código do artigo pretendido.

Inventário

No inventário, comece por inserir a data e a ordem a observar o inventário, a existência e o método de custeio a utilizar. Pode através “Do código” mencionar o código de artigos a consultar e através das “Contas Terceiro”, permite mencionar clientes (C) ou fornecedores (F).

Movimentos

Nos movimentos, mencione o artigo ou os artigos a observar. De seguida o intervalo de datas dos movimentos, a ordem e armazém. Caso não seja indicado armazém, o Octa Gest assume todos por defeito.

Etiquetas

Na listagem das etiquetas, mencione a ordem dos artigos a observar e o preço.

3 – Inventário XML

Esta funcionalidade permite exportar o ficheiros de inventário, quer seja em CSV ou em XML.

4 – Gestão de Frota

Esta funcionalidade permite ao utilizador gerir as frotas dos seus veículos.

Novo: Esta função permite adicionar veículos à lista da frota, através do preenchimentos da sua ficha.

Comece por preencher os dados da aba de veículos, selecionando o tipo de veiculo, combustível e o contador a utilizar na gestão do veiculo.

Na aba Diversos, indique em manutenção, inspeção, seguro e IUC as datas dos próximos movimentos dos veículos. No Departamento/seção, indique se for caso disso, o departamento e a seção a que o veiculo faz parte. Ao gravar o veiculo é adicionado à lista de frota.

Deslocações: Esta função permite registar e consultar as deslocações associados aos veículos. Para adicionar uma deslocação -> Novo. É aberta a janela “Frota – Deslocações”. Comece por indicar a data do documento e o veiculo. De seguida selecione o funcionário que efetuou a deslocação. Dê um descritivo ao documento, se for caso disso, indique a obra que a que diz respeito a deslocação. Por fim indique o valor do Km do inicio da viagem e do fim. No total é indicado os Km percorridos. Ao gravar é registado o movimento na lista das deslocações.

Em deslocações da frota, pode ainda alterar a visualização/ordenação da lista de deslocações. Em listagens, pode pré-visualizar e imprimir a lista de deslocações de veículos, entre datas.

Movimentos: Esta função permite adicionar e consultar os movimentos associados aos veículos. Para adicionar um movimento -> Novo. É aberta a janela “Movimento de frota”. Comece por indicar a data do documento e o veiculo. De seguida selecione a rubrica a aplicar, criada em “Tabelas”. Dê um descritivo ao documento, se for caso disso, indique o fornecedor e por fim o valor do documento. Ao gravar o movimento é associado ao veiculo indicado.

Em movimentos da frota, pode ainda alterar a visualização/ordenação na consulta dos movimentos. Em listagens, pode pré-visualizar e imprimir a lista de movimentos de cada veiculo entre datas.

Imobilização veículo: É a função que lhe permite definir quantos dias de imobilização terá o veiculo. Ao confirmar a imobilização do veiculo este passa para o estado de “Indisponível” e a imobilização é registada em movimentos do veiculo selecionado. Quando o veiculo estiver pronto, para terminar a imobilização, em “imobilização do veiculo”, selecione o botão “Apto”. Ao confirmar o veiculo é adicionado no estado “disponível”.

Em Listagens:

Veículos: Permite pré-visualizar e imprimir a lista de veículos da empresa;

Movimentos: Permite pré-visualizar e imprimir a lista de movimentos dos veículos da empresa entre datas;

Planeamento: Permite pré-visualizar e imprimir a lista dos movimentos previamente planeados dos veículos da empresa até a data indicada;

Previsão: Esta função permite pré-visualizar e imprimir da página da frota;

Análise: Ao selecionar esta função é aberta a janela de “Frotas Análise de Custos” que lhe permite analisar os custos totais por mês de cada rubrica. Esta análise pode ser feita por diferente ordenação e custos.

Em Imprimir, permite pré-visualizar e imprimir o mapa da análise de custos de veículos para o ano selecionado.

Tabelas:

Em “Tabelas” pode adicionar os tipos de veículos, os combustíveis utilizados pela empresa, criar as rubricas a utilizar nos movimentos e em outras tabelas encontra um conjunto de tabelas relacionadas com a empresa, como departamentos e as seções.

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